ELSTER direkt aus Dynamics 365: Weniger manuelle Schritte in der Steuerberichterstattung

Wenn digitale Finanzprozesse am Systemwechsel enden

Ein moderner Finanzprozess sollte Daten möglichst dort weiterverarbeiten, wo sie bereits vorliegen.

In der Praxis entstehen jedoch gerade an den Schnittstellen zwischen ERP-System und externen Plattformen zusätzliche Arbeitsschritte. Daten werden bereitgestellt oder exportiert, Mitarbeitende wechseln zwischen Anwendungen und Informationen müssen teilweise erneut verarbeitet werden.

Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management verfolgt den Ansatz, Finanz- und operative Prozesse stärker miteinander zu verbinden und wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.

Bei der Steuerberichterstattung stellt sich damit eine einfache Frage: Warum einen zusätzlichen manuellen Prozess schaffen, wenn die benötigten Daten bereits im ERP-System vorhanden sind?

Wo unnötiger Aufwand entsteht

Bei der Übertragung steuerrelevanter Informationen entstehen vor allem dann Reibungsverluste, wenn mehrere Systeme und manuelle Schritte beteiligt sind.

Typische Herausforderungen sind:

• der Wechsel zwischen Dynamics 365 und dem ELSTER-Portal
• zusätzliche manuelle Schritte bei der Datenübertragung
• ein höheres Risiko für Übertragungs- oder Eingabefehler
• wiederkehrende Tätigkeiten, die Zeit im Finance-Team binden

BE-terna Elster Data Transfer setzt genau hier an: Die Lösung reduziert manuelle Dateneingriffe und verbindet die Steuerberichterstattung direkt mit dem System, in dem die Finanzdaten bereits verarbeitet werden.

ELSTER direkt mit Dynamics 365 verbinden

BE-terna Elster Data Transfer erweitert Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management um eine direkte Verbindung zur ELSTER-Infrastruktur der deutschen Finanzverwaltung.

Für die Datenübertragung nutzt die Lösung ERIC, den ELSTER Rich Client. Die Authentifizierung erfolgt über benutzerspezifische Zertifikate. Auch die Verwaltung der ERIC-Komponenten und der Zertifikate wird innerhalb der Lösung unterstützt.

Aktuell unterstützt die Lösung unter anderem:

• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Zusammenfassende Meldungen
• Dauerfristverlängerungen
• Umsatzsteuer-Sondervorauszahlungen

Umsatzsteuerdaten können direkt aus Dynamics 365 an die deutsche Finanzverwaltung gesendet werden. Auch Daten für die Zusammenfassende Meldung lassen sich bereitstellen und übertragen.

Damit bleibt ein größerer Teil des Ablaufs innerhalb der gewohnten ERP-Umgebung.

Weitere Informationen zu Funktionen und Verfügbarkeit finden Sie im BE-terna Elster Data Transfer im Microsoft Marketplace.

Was sich für Finance-Teams verändert

Der größte Vorteil liegt nicht in einer zusätzlichen Funktion, sondern in einem einfacheren Prozess.

Vorher	Mit BE-terna Elster Data Transfer
Wechsel zwischen ERP-System und ELSTER-Portal	Übertragung direkt aus Dynamics 365
Zusätzliche manuelle Verarbeitungsschritte	Weniger manuelle Dateneingriffe
Mehrere Übergabepunkte im Prozess	Durchgängigerer Ablauf innerhalb des ERP-Systems
Zusätzliche potenzielle Fehlerquellen	Weniger Risiken durch manuelle Übertragung

Für Finance-Teams bedeutet das vor allem weniger wiederkehrende Routinearbeit. Mitarbeitende können sich stärker auf Prüfung, Analyse und fachliche Aufgaben konzentrieren, statt Daten zwischen Systemen zu bewegen.

Das passt zum grundsätzlichen Ansatz von Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management: Finanz-, Supply-Chain- und operative Prozesse auf einer Plattform zusammenzuführen und manuelle Tätigkeiten durch integrierte Abläufe zu reduzieren.

Von der Umsatzsteuervoranmeldung bis zur Übertragung

Ein Beispiel zeigt, wie klein die Veränderung technisch wirken kann und wie spürbar sie im Arbeitsalltag ist.

Ein Finance-Team bereitet seine Umsatzsteuervoranmeldung wie gewohnt in Microsoft Dynamics 365 Finance vor. Statt die entsprechenden Daten anschließend herunterzuladen und sich für die weitere Verarbeitung separat im ELSTER-Portal anzumelden, kann das Team die Daten über BE-terna Elster Data Transfer direkt aus Dynamics 365 übermitteln.

Die Lösung unterstützt dabei die Kommunikation über ERIC sowie die benötigten Benutzerzertifikate.

Der fachliche Prozess bleibt damit näher am ERP-System. Genau dort liegen bereits die relevanten Daten, Berechtigungen und Arbeitsabläufe.

Das gleiche Prinzip gilt für die Zusammenfassende Meldung. Die benötigten Daten können in Dynamics 365 bereitgestellt und anschließend über die Erweiterung versendet werden.

Kleine Automatisierung, konkrete Wirkung

Automatisierung muss nicht immer ein großes Projekt sein.

Gerade wiederkehrende Aufgaben zeigen, wie schnell integrierte Prozesse einen Unterschied machen können. Ein vermiedener Systemwechsel wirkt zunächst klein. Wenn derselbe Ablauf jedoch regelmäßig durchgeführt wird, summieren sich einzelne manuelle Schritte.

BE-terna Elster Data Transfer erweitert Dynamics 365 um eine konkrete lokale Anforderung für Unternehmen in Deutschland. So wird Digitalisierung greifbar: Prozesse werden nicht komplizierter, sondern einfacher und besser handhabbar.

Neben BE-terna Elster Data Transfer bietet BE-terna weitere Lösungen und Erweiterungen für Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management. Einen Überblick finden Sie bei den BE-terna Dynamics 365 Finance Apps im Microsoft Marketplace.

Das entspricht auch der Positionierung von BE-terna. Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, komplexe Digitalisierung verständlich und handhabbar zu machen und Projekte zuverlässig zum Ergebnis zu führen.

Steuerberichterstattung direkt in Dynamics 365 weiterdenken

Sie setzen Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management in Deutschland ein und möchten manuelle Schritte bei der ELSTER-Übertragung reduzieren?

Erfahren Sie mehr über BE-terna Elster Data Transfer und prüfen Sie gemeinsam mit unseren Expertinnen und Experten, wie sich die Lösung in Ihre bestehenden Finanzprozesse integrieren lässt.