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Leitfaden für Einsteiger: Was ist ERP Software?

Im Grunde ist Enterprise Resources Planning (ERP) eine Art von Software und eine integrierte Suite von Anwendungen, die Unternehmen zur Verwaltung und Automatisierung zentraler Geschäftsprozesse und -funktionen über verschiedene Abteilungen und/oder Standorte hinweg einsetzen. Wir bezeichnen ERP als das schlagende Herz des Unternehmens, weil das Softwaresystem die Funktionen, die Daten und die Automatisierung bereitstellt, die eine effiziente Erledigung der täglichen Geschäftsabläufe ermöglichen. ERP-Software deckt im Allgemeinen Bereiche wie Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkettenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management/CRM) und Bestandsmanagement ab.

Was sind die Vorteile von ERP-Software?

Grundsätzlich ist ERP-Software darauf ausgelegt, Unternehmen zu helfen, ihre Produktivität zu steigern, datengestützte Entscheidungen zu treffen, mehr Kollaborationsmöglichkeiten zu eröffnen und eine höhere Gesamteffizienz zu erreichen. ERP-Systeme dienen dazu, einen zentralen und umfassenden Überblick über die Daten eines Unternehmens zu bieten. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Ressourcen, Prozessen und Informationen. Daher sollten so viele Daten wie möglich im ERP-System gespeichert werden, um eine Single Source of Truth (einzige Quelle der Wahrheit) für das gesamte Unternehmen sicherzustellen.

Strategische Entscheidungsfindung: ERP bietet Führungskräften und Entscheidungsträgern datengestützte Erkenntnisse, die es ihnen ermöglichen, informierte und strategische Entscheidungen für die Zukunft ihres Unternehmens zu treffen.
Verbesserte Effizienz: ERP-Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse, sodass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist, was die Fehleranfälligkeit verringert.
Automatisierung von Routineaufgaben: ERP automatisiert Aufgaben und Prozesse. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren.
Langfristige Kosteneinsparungen: ERP-Systeme verringern die Kosten für Betrieb und Verwaltung durch schlankere Prozesse, bessere Planung, optimiertes Finanzmanagement und höhere Kundenzufriedenheit.
Single Source of Truth: Durch die Zentralisierung von Daten wird Datenkonsistenz sichergestellt und die Zeit verringert, die für die Suche nach Informationen in unzusammenhängenden Systemen benötigt wird.
Echtzeit-Informationen: ERP bietet Echtzeit-Einblicke in Geschäftsabläufe, um eine schnelle und informierte Entscheidungsfindung zu stützen.
Bessere Zusammenarbeit: Dank einer allgemeinen Datenbank haben Teams im gesamten Unternehmen Zugriff auf dieselben, stets aktuellen Informationen. Dies fördert die Zusammenarbeit und verbessert die gesamte Kommunikation.

Für wen ist ERP-Software geeignet?

ERP-Software ist darauf ausgelegt, eine breite Vielzahl an Unternehmen und Organisationen in vielen verschiedenen Branchen zu unterstützen. Jedes Unternehmen hat seine ganz eigene Art der Geschäftstätigkeit und daher wird die ERP-Software so maßgeschneidert, dass sie zu den unterschiedlichen Anforderungen je nach Branchensegment, Größe und internationaler Aufstellung passt.

Hier sind die wichtigsten Stakeholder und Arten von Unternehmen, für die sich ERP-Software eignet:

Fertigungsunternehmen: ERP-Software eignet sich besonders gut für Fertigungsunternehmen. Sie hilft bei der Verwaltung von Lagerbeständen, der Produktionsplanung, der Lieferkette, der Qualitätskontrolle und anderen Prozessen in der Fertigung.
Unternehmen aus dem Bereich Vertrieb und Lieferkette: Unternehmen, die im Bereich Vertrieb und Lieferkettenmanagement tätig sind, profitieren von ERP-Systemen durch eine Optimierung der Lagerbestände, Auftragsabwicklung, Logistik und Bedarfsprognose.
Einzelhändler: Einzelhändler im stationären und elektronischen Handel nutzen ERP-Systeme zur Verwaltung von Beständen, Verkäufen, Kundenbeziehungen und anderen Aspekten ihrer Geschäftstätigkeit. Dies trägt zur Verbesserung der Effizienz und der Kundenzufriedenheit bei.
Dienstleistungsorientierte Branchen: ERP-Software eignet sich für dienstleistungsorientierte Branchen, wie professionelle Dienstleistungen, Beratung und Gesundheitswesen. Sie hilft bei der Verwaltung von Projekten, der Ressourcenzuweisung, der Rechnungsstellung und anderen dienstleistungsorientierten Prozessen.
Finanzdienstleistungen: Im Finanzsektor, einschließlich Banken und Versicherungen, werden ERP-Systeme für die Verwaltung von Finanztransaktionen, Compliance, Risikomanagement und Berichterstattung eingesetzt.
Globale Organisationen: Für Unternehmen, die weltweit tätig sind, erleichtern ERP-Systeme die Koordination und Standardisierung von Prozessen über verschiedene Standorte hinweg. Sie helfen bei der Bewältigung von Herausforderungen im Zusammenhang mit verschiedenen Währungen, Sprachen und gesetzlichen Anforderungen.

Wie hilft ERP den verschiedenen Business-Teams?

Das Finanzteam nutzt ERP-Systeme für die Automatisierung finanzieller Aufgaben, wie beispielsweise Rechnungswesen, Budgetierung und Lohnbuchhaltung, um manuelle Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen. ERP bietet Echtzeit-Zugriff auf Finanzdaten und ermöglicht termingerechte und präzise Finanzberichte und Analysen. ERP-Systeme enthalten Funktionen, die helfen, die Compliance mit regulatorischen Standards und Anforderungen der Finanzberichterstattung sicherzustellen.

Das Team für Lieferkettenmanagement verwendet ERP-Systeme zur Nachverfolgung von Aufträgen und Sendungen sowie zur Optimierung der Lagerbestände. Dies ist dank Echtzeittransparenz über Lagerbestände, Nachfrage und Aktivitäten in der Lieferkette möglich. ERP vereinfacht die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Lieferanten, verbessert die Beschaffungsprozesse und verkürzt die Vorlaufzeiten.

Das Fertigungsteam setzt ERP für die Produktionsplanung ein, da dadurch Ressourcenzuweisung, Terminplanung und Kapazitätsmanagement optimiert werden. ERP-Systeme enthalten häufig Funktionen für das Qualitätsmanagement, um die Einhaltung von Qualitätsstandards zu gewährleisten und die Fehlerverfolgung und -behebung zu erleichtern.

Das Vertriebs- und Marketingteam nutzt Datenanalyse- und Berichtstools, die bei der Absatzprognose und Leistungsanalyse helfen. Darüber hinaus enthalten ERP-Systeme häufig CRM-Module, die bei der Verwaltung von Kundeninformationen, der Lead-Verfolgung und der Verbesserung der Kundeninteraktion helfen.

Das IT-Team muss nicht mehr verschiedene Einzelanwendungen verwalten, da ERP-Systeme diverse Geschäftsprozesse integrieren. ERP-Systeme verfügen häufig über robuste Sicherheitsfunktionen, die IT-Teams helfen, Datenintegrität zu gewährleisten und vertrauliche Informationen zu schützen. ERP-Systeme sind außerdem so konzipiert, dass sie mit dem Wachstum des Unternehmens skaliert werden können, da sie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an veränderte Geschäftsanforderungen bieten.

Das Human-Resources-Team setzt ERP für integrierte HR-Prozesse ein, wie etwa Recruitment, Onboarding, Lohnbuchhaltung und Leistungsmanagement, sowie für die Optimierung von HR-Prozessen und die Reduzierung des Verwaltungsaufwands. ERP bietet Einblicke in Personaldaten und unterstützt die strategische Planung, das Mitarbeitermanagement und die Nachfolgeplanung.

ERP VS TABELLENKALKULATION

Kann ERP-Software auch für kleine Unternehmen Tabellenkalkulationen ersetzen?

ERP-Software ist heute auch für die kleinsten Unternehmen von Vorteil Wenn Ihr Unternehmen wächst und es von Vorteil wäre, Informationen und Funktionalitäten über alle Geschäftsbereiche hinweg zu vernetzen, können Sie zu sehr geringen Kosten die vielen Vorteile von ERP nutzen und sich den Ärger mit Tabellenkalkulationen fortan ersparen.
Bei kleinen Unternehmen befinden sich ERP-Tools üblicherweise in der Cloud und lassen sich schnell installieren.

ERP-Software bietet zahlreiche Vorteile gegenüber Tabellenkalkulationen:

Datenmanagement, Informationsaustausch und Zusammenarbeit erfolgen in Echtzeit im gesamten Unternehmen – ein großer Unterschied zum einfachen Datenmanagement ohne integrierte Funktionen.
Integration verschiedener Geschäftsprozesse im Gegensatz zu Einzeldateien, deren Integration mit anderen Systemen sich möglicherweise schwierig gestaltet.
Skalierbarkeit zur Verarbeitung großer Datenmengen und zur Unterstützung komplexer Geschäftsprozesse. Dagegen steigt bei Excel-Tabellen die Fehleranfälligkeit mit zunehmendem Datenvolumen und zunehmender Komplexität.
Datengenauigkeit und -konsistenz durch Pflege einer Single Source of Truth im Gegensatz zur manuellen Dateneingabe, die manipuliert werden kann. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Inkonsistenzen erhöht.
Robuste Sicherheitsfunktionen und Zugriffskontrollen. Bei Excel-Tabellen fehlen Zugriffskontrollen und Sicherheitsfunktionen, sodass es schwieriger ist, vertrauliche Unternehmensdaten zu verwalten und zu schützen.

Was sind die wichtigsten Module der ERP-Software?

Warum sind sie interessant? Brauche ich alle verfügbaren Module? Kann ich klein anfangen? Kann ich später erweitern?

ERP-Module sind Komponenten oder Funktionseinheiten innerhalb eines ERP-Systems, die bestimmte Geschäftsprozesse oder -funktionen übernehmen. Jedes Modul legt den Fokus auf einen bestimmten Bereich des Geschäftsbetriebs und ist so konzipiert, dass es nahtlos mit anderen Modulen innerhalb des ERP-Systems zusammenarbeitet.

Der Reiz von ERP-Modulen liegt in ihrer Fähigkeit, verschiedene Geschäftsprozesse zu zentralisieren und zu automatisieren, was zu einer verbesserten Effizienz, Zusammenarbeit und Datengenauigkeit führt. Durch die Implementierung von ERP-Modulen werden Geschäftsabläufe transparenter, die Entscheidungsfindung verbessert und die Gesamtproduktivität gesteigert.

Sie müssen nicht alle ERP-Module auf einmal einführen. Viele Unternehmen beginnen klein und erweitern ihr System mit der Zeit. Dies wird oft als schrittweise Implementierung bezeichnet. Wenn Sie mit den wichtigsten Modulen für die unmittelbaren Geschäftsanforderungen beginnen, ist ein reibungsloser Übergang möglich, da sich die Benutzer schrittweise an das neue System anpassen können. Wenn das Unternehmen wächst oder sich weiterentwickelt, können zusätzliche Module hinzugefügt werden, um neue Anforderungen zu erfüllen oder bestehende Prozesse zu verbessern.

Finanzen und Buchhaltung

Hauptbuchführung: Verwaltet Finanztransaktionen und bietet einen zentralen Überblick über die Finanzlage des Unternehmens.
Kreditorenbuchhaltung: Erledigt die Abwicklung von Zahlungen an Lieferanten und Verkäufer.
Debitorenbuchhaltung: Verwaltet die Kundenfakturierung und verfolgt die Zahlungseingänge.
Anlagevermögen: Verfolgt und verwaltet das Anlagevermögen der Organisation, z. B. Immobilien und Ausrüstungen.

Human Resources (HR)

Human Resource Management System (HRMS): Verwaltet Mitarbeiterinformationen, Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen und andere HR-bezogene Prozesse.
Recruitment: Erleichtert den Einstellungsprozess, von der Stellenausschreibung bis zur Bewerberauswahl.
Schulung und Entwicklung: Verfolgt die Schulungsprogramme für Mitarbeiter und die berufliche Entwicklung.

Supply Chain Management (SCM)

Bestandsmanagement: Verfolgt und verwaltet die Lagerbestände und hilft so, die Lagerbestände zu optimieren und die Lagerkosten zu senken.
Auftragsabwicklung: Verwaltet den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung, vom Auftragseingang bis zum Versand.
Beschaffung: Optimiert die Beschaffungsprozesse, einschließlich Lieferantenauswahl, Einkauf und Verwaltung der Lieferantenbeziehungen.

Fertigung

Produktionsplanung und -terminierung: Hilft bei der Planung und Terminierung von Produktionsaktivitäten, um Ressourcen optimal zu nutzen.
Qualitätsmanagement: Verwaltet Qualitätskontrollprozesse und gewährleistet die Einhaltung von Qualitätsstandards.
Fertigungssteuerung: Überwacht und verwaltet die Aktivitäten in der Fertigung in Echtzeit.

Customer Relationship Management (CRM)

Vertrieb und Marketing: Verwaltet Kundeninteraktionen, Leads und Marketingkampagnen.
Kundenservice: Verfolgt Kunden-Supportanfragen, verwaltet Serviceverträge und verbessert die allgemeine Kundenzufriedenheit.

Projektmanagement

Projektplanung: Hilft bei der Planung und Terminierung von Projekten, Zuweisung von Ressourcen und Überwachung der Fortschritte.
Ressourcenmanagement: Verwaltet die Zuweisung und Nutzung von Ressourcen für Projekte.

Business Intelligence (BI) und Reporting

Reporting und Analyse: Bietet Tools für die Erstellung von Berichten und Analyse von Daten, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Dashboards: Bietet schnelle Einblicke durch visuelle Darstellungen der wichtigsten Kennzahlen (KPIs).

Integration und Datenmanagement

Datenintegration: Vereinfacht den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Modulen und externen Systemen.
Stammdatenmanagement: Unterhält ein zentrales Repository für wichtige Geschäftsdaten, um Konsistenz im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

Compliance und Risikomanagement

Einhaltung regulatorischer Vorgaben: Gewährleistet die Einhaltung von Branchenvorgaben und -standards.
Risikomanagement: Identifiziert und verwaltet mögliche Risiken des Unternehmens.

Sicherheit und Zugriffskontrollen

Benutzerauthentifizierung: Stellt sicheren Zugriff auf das ERP-System mit Benutzerauthentifizierung sicher.
Zugriffskontrollen: Definiert Rollen und Berechtigungen zur Verwaltung des Benutzerzugriffs auf bestimmte Funktionen und Daten.

Sollten Sie sich für ein Cloud-ERP oder ein lokales ERP entscheiden?

ERP-Software wird in Unternehmen üblicherweise vor Ort installiert, da sie für so viele Abteilungen wichtig ist. Da jedoch Geschäftsprozesse zunehmend komplexer werden und viele unterschiedliche Nutzer auf die verschiedenen Anwendungen zugreifen, ist es heutzutage ratsam, ERP in der Cloud zu implementieren.

Dass Anwendungen trotzdem immer noch vor Ort gehostet werden, ist meist auf Sicherheitsbedenken oder Vorschriften zurückzuführen, die Sie daran hindern, personenbezogene Daten in der Cloud zu speichern. Wir empfehlen dennoch Cloud-ERP.

Eine Cloud-Lösung senkt die Einstiegskosten, lässt sich leicht skalieren, wird automatisch aktualisiert und ermöglicht Ihnen überall und jederzeit den Zugriff auf Ihr ERP-System. Darüber hinaus liegen die IT-Infrastruktur und die Wartungsaufgaben weitgehend in den Händen des Cloud-ERP-Anbieters, wodurch Ihr internes IT-Team entlastet wird, das sich nun statt auf Routinewartung auf strategischere Initiativen konzentrieren kann.

Ein lokales ERP bietet den Unternehmen dagegen mehr direkte Kontrolle über ihre Daten und Infrastruktur. Dies kann für Unternehmen mit strengen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen ein entscheidender Faktor sein. Außerdem bieten lokale ERP-Lösungen möglicherweise mehr Anpassungsoptionen. Für lokale ERP-Systeme können jedoch höhere Anschaffungskosten anfallen.

Letztendlich hängt die Entscheidung zwischen Online-ERP- und lokalem ERP-System von den individuellen Bedürfnissen, dem Budget und den strategischen Zielen Ihres Unternehmens ab. Manche Unternehmen entscheiden sich für einen hybriden Ansatz, der Elemente beider Bereitstellungsmodelle kombiniert, eine so genannte Hybrid-Cloud-Lösung, um die Vorteile beider Welten zu nutzen.

Was sind die ersten Schritte mit ERP-Software?

BE-terna steht Ihnen bei den ersten Schritten zur Seite, damit Sie von Anfang an alles richtig machen. Wir verfügen über die Superkräfte, um alle Arten von ERP-Projekten zu unterstützen, ganz besonders diejenigen mit den größten Herausforderungen.

Definition Ihrer Ziele und Bedürfnisse: Wir helfen Ihnen, die Ziele zu definieren, die Sie mit ERP erreichen möchten. Dabei kann es sich um eine Steigerung der Effizienz, die Senkung der Kosten, die Verbesserung des Kundenservices oder die Optimierung von Prozessen handeln. Außerdem führen wir eine Bedarfsanalyse durch, um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln. Dazu führen wir eine Evaluierung der bestehenden Prozesse, Arbeitsabläufe und Schwachstellen durch.
Wahl der ERP-Lösung: Wir bieten verschiedene ERP-Lösungen an. Die ausgewählte Lösung wird auf Ihre Branche und Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen und -ziele angepasst und konfiguriert.
Kosten-Nutzen-Analyse und realistisches Budget: Wir helfen Ihnen bei der Bewertung der Kosten, die mit der Implementierung und Wartung des ERP-Systems verbunden sind, einschließlich Lizenzierung, Schulung und Support. Wir unterstützen Sie auch bei der Entwicklung eines umfassenden Budgets, das nicht nur die anfänglichen Softwarekosten, sondern auch die Ausgaben für die Implementierung, Anpassung, Schulung und den laufenden Support umfasst.
Bereitstellungsoptionen: In dieser Phase entscheiden wir, welche Lösung sich am besten eignet: lokal, cloudbasiert oder hybrid. Wir berücksichtigen die Vor- und Nachteile jeder Bereitstellungsart auf der Basis der spezifischen Anforderungen, Ressourcen und IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens.
Individuelle Anpassung, Konfiguration und Datenmigration: Als Ihr vertrauenswürdiger Partner sind wir Experten darin, das System so anzupassen und zu konfigurieren, dass es Ihre speziellen Geschäftsanforderungen erfüllt. Dies kann die Anpassung von Arbeitsabläufen, die Erstellung benutzerdefinierter Berichte und die Integration des ERP-Systems mit anderer vorhandener Software beinhalten. Wir planen und führen auch die Migration von Daten aus bestehenden Systemen in das neue ERP-System durch.
Schulung und Änderungsmanagement: Wir bieten umfassende Schulungen für die Mitarbeiter an, die das ERP-System nutzen werden. Wir helfen auch bei der Entwicklung eines Plans für das Änderungsmanagement, um die Mitarbeiter bei der Anpassung an die neuen Prozesse und Technologien zu unterstützen.
Pilottest, Einführung und Überwachung: Wir führen einen Pilottest mit einer kleinen Gruppe von Benutzern durch, um eventuelle Probleme zu erkennen und vor der vollständigen Einführung die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Wir rollen das ERP-System im gesamten Unternehmen aus, überwachen seine Leistung und holen Feedback der Benutzer ein, um etwaige Probleme umgehend zu beheben.
Kontinuierliche Verbesserung, Unterstützung und Wartung: Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung eines Prozesses zur kontinuierlichen Bewertung und Verbesserung. Wir überprüfen regelmäßig die Leistung des ERP-Systems, holen das Feedback der Benutzer ein und nehmen die notwendigen Anpassungen vor, um die Effektivität zu optimieren. Wir bieten kontinuierlichen Support und informieren Sie über alle neuen Funktionen und Aktualisierungen, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann.

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