10 Dinge, die Sie beim Kauf einer CRM-Software beachten sollten
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10 Dinge, die Sie beim Kauf einer CRM-Software beachten sollten

8 min read Jul 31, 2020

Customer Relationship Management ist derzeit eines der wichtigsten Themen im Bereich Unternehmensführung. Die Nachfrage nach CRM-Softwaresystemen steigt beständig, denn die Unternehmen haben erkannt, dass CRM der Schlüssel zur Steigerung von Kundenzufriendenheit und Verkaufszahlen ist. Mit der steigenden Nachfrage, steigt auch das Angebot an CRM-Anbietern, sodass die Auswahl der richtigen Software oft zur Mammutaufgabe wird.


Um Ihnen bei der Auswahl der besten CRM-Lösung für Ihr Unternehmen zu helfen, haben wir von BE-terna Ihnen 10 Dinge vorbereitet, die Sie bei dieser wichtigen Entscheidung berücksichtigen sollten:

1. Erwartungen und Ziele definieren

Überlegen Sie sich zunächst, was Sie wirklich von Ihrem CRM-System erwarten. Viele Lösungen bieten Lead-Management, Vertriebskanäle, Marketing-Tools, Integration mit Mailing-Anbietern usw. Bevor Sie die beste Lösung für sich auswählen können, ist es wichtig, die Anforderungen und Erwartungen zu definieren.

Denken Sie über Funktionen nach, die die Leistung der Mitarbeiter steigern oder viele der Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren. Wenn Sie Ihre Prozessabläufe und Zukunftsausrichtung kennen, können Sie ein passendes CRM-System mit optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis auswählen. Das komplexeste und teuerste System ist nicht unbedingt das, das Ihre Bedürfnisse bestmöglich abdeckt.

2. Anforderungen – On-Premise oder in der Cloud

Viele Unternehmen entscheiden sich immer noch dafür, Anwendungen auf ihrem firmeneigenen Server zu hosten. Gründe dafür sind:

  • Vorschriften, die die Speicherung persönlicher Daten in der Cloud verhindern (beispielsweise ist es verboten, medizinische Aufzeichnungen im Cloud-Rechenzentrum zu speichern)
  • Sicherheitsbedenken
  • Interne Unternehmensrichtlinien

Diese Themen sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie sich für die Cloud-Lösung entscheiden. Trotz alledem würde ich Ihnen raten: Wagen Sie den Schritt zur cloudbasierten Lösung! So haben Sie die Option standortunabhängig und jederzeit auf Ihr CRM-System zuzugreifen. Es bietet eine sogenannte "Evergreen"-Umgebung, das bedeutet, immer auf dem neuesten Stand, in Bezug auf Aktualisierungen und Funktionen, zu sein. „Backups“ werden vom Anbieter direkt durchgeführt und Sie müssen sich nicht mit Serverwartung und Updates herumschlagen. Auch die Sicherheit Ihrer Daten wird von einem Expertenteam betreut. Das bedeutet, dass Ihre Daten vor Hackern geschützt sind.

Die Kehrseite der Medaille ist, dass Sie mit der cloudbasierten Lösung limitierten Zugriff auf Dateien und gemeinsam genutzte Hardware haben. Außerdem haben Sie keine oder nur begrenzte Kontrolle über den Zeitpunkt der Aktualisierungen.

Wenn Sie sich ohnehin für eine On-Premise-Lösung entscheiden, prüfen Sie unbedingt alle Voraussetzungen an die Lösung, für die Sie sich entscheiden. Viele CRM-Lösungen haben ziemlich hohe Anforderungen an die Datenbasis, CPU und RAM. Sie müssen auch den Client-Aspekt im Auge behalten. Überprüfen Sie, ob die Lösung einen Web-Client zur Verfügung stellt und ob alle Betriebssysteme unterstützt werden (d.h. Android, iOS, Windows, Linux, etc.). 

3. Erweiterungsmöglichkeiten

Es gibt viele verschiedene Lösungen auf dem Markt. Einige beinhalten eine Vielzahl an Funktionalitäten, während andere eher weniger umfangreich sind. Nichtsdestotrotz gibt es noch eine weitere wichtige Komponente zu beachten - die Erweiterungsmöglichkeiten. Wird das Softwareprogramm mit der Option auf Add-ons geliefert? Können Sie es mit zusätzlichen Modulen erweitern, die Sie jetzt oder in der Zukunft benötigen könnten? Prüfen Sie, ob Sie Marketing-Tools wie Oracle, MailChimp, ClickDimensions usw. hinzufügen können.

4. Anpassungsmöglichkeiten

Auch wenn ein CRM-System Ihnen eine große Anzahl von Funktionalitäten bieten kann, wird kein CRM von Anfang an 100% zu Ihren Prozessen passen. Denken Sie vor diesem Hintergrund darüber nach, wie einfach es wäre, die folgenden Anpassungen vorzunehmen:

  • Neue Felder hinzufügen 
  • Formulare und Ansichten modifizieren
  • Zusätzliche Regeln erstellen

Viele kleine CRM-Lösungen (nennen wir sie Garagenprojekte) werden nur sehr wenige Möglichkeiten für Anpassungen bieten, während andere zu teuer sein werden. Einige Anbieter werden Ihnen teurere Lizenzen in Rechnung stellen, nur um Ihnen Zugang zu gewähren, damit Sie Ihren Quellcode hinzufügen können.

Auch wenn Sie glauben, dass Sie im Moment keine Anpassungen benötigen, besitzt jedes Unternehmen einen gewissen Prozess, den kein CRM-System der Welt im Detail abdecken kann.

5. Rahmenbedingung Ihres Unternehmens

Ich bin sicher, dass Ihr Unternehmen bereits viele Tools zur effizienten Unternehmensführung einsetzt. Denken Sie sowohl an Lösungen wie Outlook, MailChimp, Gmail als auch LinkedIn, Instagram oder andere soziale Netzwerke zu Marketingzwecken. Die Wahl des richtigen CRM-Systems kann Ihnen helfen, all diese unterschiedlichen Tools in einer einzigen Software zu kombinieren, um einen besseren Überblick und eine verbesserte Kontrolle als je zuvor zu erhalten. Ein weiteres Beispiel ist die Speicherung von Dokumenten, die gemeinsame Nutzung von Notizen usw. All dies kann in einer CRM-Lösung integriert werden, um ihrem Vertriebsteam eine einfache Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Umso wichtiger ist es jedoch, die zentralen Systeme wie ERP- und Buchhaltungssoftware zu analysieren. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, Ihr neues CRM problemlos in die bestehenden Systeme in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Integrationen zwischen Systemen können kostspielig sein, insbesondere wenn es keine vordefinierten Schnittstellen zum Abrufen und Erfassen Ihrer Daten gibt.

6. Mobile Unterstützung

Hat Ihr Unternehmen ein Verkaufsteam oder Berater, die mehr Zeit im Außendienst verbringen als im Büro? Wahrscheinlich tragen sie ihren Computer mit sich herum, um Daten in das aktuelle System einzugeben. Oder noch schlimmer, um am Ende des Tages Excel-Dateien für die Berichterstattung an ihre Chefs zu erstellen.

Viele CRM-Lösungen bieten eine mobile Oberfläche an, damit die Nutzer Daten von ihren Mobiltelefonen einfach erfassen können. Bei einigen Lösungen können die Nutzer ohne Internetverbindung weiterhin auf der gewohnten Oberfläche arbeiten. Die Daten werden umgehend wieder mit dem CRM synchronisiert, sobald das Gerät eine Verbindung aufbauen kann.

7. Probieren Sie es aus, bevor Sie es kaufen

Während der Kauf eines neuen Computers oder anderen Zubehörs manchmal innerhalb von Minuten entschieden wird, sollte die Wahl der richtigen Unternehmens-Software eine gut durchdachte Entscheidung sein. Wir alle wissen, wie Screenshots und Präsentationen uns eine perfekte Welt vorspielen, aber die tatsächliche Nutzung der Software bringt uns oft auf den Boden der Tatsachen zurück.

Testen Sie die Lösung, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden. Immer mehr CRM-Lösungen können kostenlos getestet werden, warum also nicht ausprobieren? CRM wird Ihnen lange Zeit erhalten bleiben, so dass es keinen Grund zur Eile gibt und Sie sich so viel Gedanken wie nötig machen können.

8. Wachsen Sie mit Ihrem Unternehmen

Denken Sie beim Kauf langfristig: Kann die Lösung Ihr Wachstum unterstützen? Wird die Software im Stande sein die Prozesse, auch bei einer Verdoppelung oder Verdreifachung der Unternehmensgröße, noch zu unterstützen? Auf der anderen Seite sollten Sie nicht zu weit voraus greifen. Auch wenn in einer idealen Welt jedes Unternehmen auf die Größe von Microsoft oder Apple heranwächst. Die Verdoppelung eines Unternehmens ist ein langsamer Prozess, sodass Sie wenigstens ein paar Jahre sicher sein können, dass das erwählte CRM-System ausreichen wird.

Wie auch immer, behalten Sie Ihre Wachstumspläne im Hinterkopf. Denken Sie nicht zu groß, weil es für Sie im Moment zu kostspielig sein könnte, und denken Sie nicht zu klein, sonst entwachsen Sie dem, was Sie zu früh gekauft haben.

9. Teammotivation

Wenn Sie beschließen, ein neues System im Unternehmen zu implementieren, könnte man meinen, die Einführung ist der schwierigste Teil. Leider folgt dieser nach der Einführung - die Benutzerakzeptanz! Jedes Unternehmen hat Mitarbeiter, die keine neuen Systeme akzeptieren wollen und sich weigern zu verstehen, dass neue Systems schneller und besser sein können. Sie arbeiten einfach so weiter, wie sie es immer getan haben.

Sie müssen darüber nachdenken, wie Sie dies verhindern können und wie Sie den Endnutzern von der Nutzung der neuen Software überzeugen können. Eine mögliche Lösung wäre ein Vergleich, wie schnell Aufgaben auf die alte Weise erledigt wurden und wie schnell die Nutzer sie durch neue Software erledigen können.

In der Regel werden die Endnutzer das neue System gerne nutzen, sobald sie den Mehrwert erkennen.

10. Erfolgsanalyse

Nachdem das CRM-System in Ihrem Unternehmen erfolgreich implementiert wurde, können die Resultate verfolgt und überprüft werden. Die Arbeit der Mitarbeiter wird durch die implementierte Lösung vereinfacht und verbessert. Eine Verfügbarkeit der Kundendaten und dazugehörigen Verkaufsaktivitäten zu jeder Zeit an jedem Ort macht die Berichtserstattung zum Kinderspiel. Erstellen Sie auf Basis der neuen Erkenntnisse Prognosen für die nächsten Wochen, Monate oder Jahre und adaptieren die Sales-Strategie frühzeitig.

Fazit

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Bedürfnisse, wenn es um Software und Werkzeuge geht. Ich hoffe, dass die oben beschriebenen Punkte Ihnen zumindest ein wenig bei Ihrer Entscheidung helfen konnten, so dass Sie herausfinden können, was das Beste für Ihr Unternehmen ist.

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Über den Autor

Rok Ljalić

CRM Support Team Manager