JAKO AG: Mit Teamwork zum erfolgreichen ERP-Projekt

Zu diesem Zweck machte man sich 2018 auf die Suche nach einem starken und zuverlässigen Partner, der über genügend Branchenerfahrung verfügt - insbesondere im Hinblick auf eine gewisse Projektgröße und eine professionelle Projektmethodik. Das Unternehmen entschied sich für Microsoft Dynamics 365 Business Central und die Branchenlösung BE-terna Fashion. Momentan arbeiten bei JAKO 350 User im System.

Alles spricht für BE-terna

Bereits beim ersten Treffen in Leipzig konnte BE-terna JAKO mit fundiertem Branchenwissen und einer Vielzahl von bekannten und aussagekräftigen Referenzen überzeugen. Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Partnerschaft waren somit von Anfang an gegeben. In der Folge startete man im August 2019 mit dem gemeinsamen Vorprojekt.

Es waren vor allem die große Branchenerfahrung und das Know-how hinsichtlich komplexer Anforderungen wie Verfügbarkeitsberechnung; Veredelung und Montage; Anbindung von Logistiksystemen; Abbildung von Produktentwicklungsprozessen etc., die für BE-terna sprachen. Auch die hohe technische Expertise für große Datenbanken, um performantes Arbeiten zu ermöglichen, war ein weiteres Argument, sich für BE-terna zu entscheiden.

Eine ganze Reihe an branchenspezifischen Anforderungen aufseiten von JAKO

Diese Branchenerfahrung und -expertise ist allerdings auch deshalb nötig, weil JAKO doch eine ganze Reihe spezieller branchenspezifischer Anforderungen hatte, welche die neu eingeführte Softwarelösung erfüllen musste: So ist der Produktentwicklungsprozess bei JAKO recht komplex, insbesondere im Hinblick auf kundenspezifische Sonderanfertigungen, also Individualisierungen der von Kunden gewünschten und in Auftrag gegebenen Produkte. Da es sich bei dem Unternehmen um einen Hersteller von Teamsportausrüstung handelt, galt es unterschiedlichste Anforderungen zu berücksichtigen. Von gleichzeitiger Lieferung der kompletten Mannschaftsausstattung bis hin zur Betrachtung verschiedener Liefertermine in der Zukunft, um Teillieferungen optimal durchführen zu können. Zudem werden von JAKO auf Kundenwunsch bestimmte “Value Added Services” angeboten und über die Verkaufsaufträge in die verschiedenen Logistikprozesse eingesteuert.

Des Weiteren waren zahlreiche Schnittstellen wie beispielsweise die Logistikfördertechnik, das vorhandene Lagersystem AutoStore, Tradebyte und Webshops anzubinden. Die Logistik- und Abrechnungsprozesse mussten maximal leistungsfähig sein. Ein weiterer Schwerpunkt war die Verfügbarkeitsüberwachung, die sowohl tagsüber als auch nachts kontinuierlich gewährleistet sein musste, um jederzeit die Lieferfähigkeit der Produkte an den Kunden kommunizieren zu können.

BE-terna entsprach mit der Branchenlösung BE-terna Fashion nach sorgfältiger Prüfung genau dem Anforderungsprofil von JAKO. Man sah dort im Besonderen große Vorteile darin, dass eine performante und skalierbare Lösung zur Verfügung steht, mit etabliertem Branchenstandard und Best-Practice-Prozessen. Der Projektstart war im Juni 2020 und Go-live im Juni 2022.

Schlanke und optimierte Prozesse dank klar definierter Projektziele

Eine Reihe von klaren Projektzielen wurde definiert und umgesetzt. Durch die Umstellung auf die Fashion-Branchenlösung auf Basis von Business Central konnten verschiedene Prozesse bei JAKO enorm verschlankt und optimiert werden.

Beispielsweise gibt es dank der zentralen Stammdatenverwaltung mit zusätzlichen Finanzbuchhaltungsmandanten keine separaten Datenbanken mehr für die Schweiz und Belgien. Die Reduzierung von lokalen Datenbanken und die Konsolidierung in einer zentralen Datenbank dient als Basis für ein konzernweites Reporting. Das Produktdatenmanagement (PDM) wird vollständig in BE-terna Fashion abgebildet und um die JAKO-spezifischen Anpassungen erweitert. Die Stammdaten wurden komplett überarbeitet und neu strukturiert, um möglichst umfangreich die Standardlösung des BE-terna Fashion zu nutzen.

Diverse Verbesserungen im Tagesgeschäft

Bei JAKO wird nun die gesamte Wertschöpfungskette mit einer vollständig integrierten Lösung abgedeckt: von PDM, Vertrieb und Einkauf, über Disposition, Logistik und Webshop bis hin zu Finanzen und BI. Damit einher geht eine ganze Reihe von grundlegenden Verbesserungen, die direkt spürbar sind und das Unternehmen im Tagesgeschäft unterstützen.

So wird nun zum Beispiel die Verfügbarkeit der Ware sofort zur Laufzeit berechnet. Es ist somit nicht mehr nötig, bei der Datenverarbeitung auf Batchverarbeitungen sowie zeitaufwändige und performance-lastige Reservierungsberechnungen zurückzugreifen. Die Abwicklung von Exporten wurde durch die vollständige Integration aller notwendigen Daten und Dokumente erheblich beschleunigt. Konkret heißt das: Was früher Tage dauerte, kann bei JAKO jetzt in wenigen Stunden erledigt werden.

Die Zuteilung der Waren erfolgt hochautomatisiert. Es werden hierbei unter anderem Faktoren wie Prioritäten, Verfügbarkeiten, die Verschiebung von Lieferterminen und Ordersplits berücksichtigt.

Optimale Lösungskonzepte und Ideen

Maik Weber, Projektleiter aufseiten der JAKO AG, äußert sich positiv über BE-terna und das Projekt:

Wir waren von Beginn an der Überzeugung, dass wir mit BE-terna einen Partner mit großer Branchenerfahrung an der Seite haben werden, der uns optimale Lösungskonzepte und Ideen für die besonderen Herausforderungen im Textilhandel, mit denen wir regelmäßig konfrontiert werden, liefern kann.

Besonders positiv erwähnen möchte ich, dass das BE-terna Projektteam uns mit hervorragendem Expertenwissen unterstützt hat.“

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