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Wie können wir Ihnen helfen:
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Automatisierter Service in 6 Monaten: so klappt smarte Kommunikation.
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Poloplast macht Prozesse sichtbar mit Process Mining
Hohe Fallzahlen und repetitive Arbeitsschritte binden in kantonalen Migrationsämtern wertvolle Fachkapazitäten. Mit einer intelligenten Automatisierung können geeignete Standardfälle weitgehend automatisiert bearbeitet und Fachmitarbeitende gezielt bei wiederkehrenden Aufgaben entlastet werden.
Die Verlängerung von Niederlassungsbewilligungen C ist ein standardisierter und volumenstarker Verwaltungsprozess. Gleichzeitig verursachen repetitive Arbeitsschritte und Medienbrüche zwischen verschiedenen Fachapplikationen in vielen Migrationsämtern weiterhin hohen manuellen Aufwand.
BE-terna unterstütz Migrationsämter dabei, geeignete Standardfälle gezielt zu automatisieren und bestehende Systeme in einen durchgängigen Prozess einzubinden. Standardisierte Fälle können dadurch effizienter bearbeitet werden, während Fachmitarbeitende mehr Zeit für komplexe Fälle und individuelle Abklärungen gewinnen.
Dieses Solution Package wurde für Schweizer Migrationsämter entwickelt, der Automatisierungsansatz lässt sich jedoch auch auf vergleichbare Verwaltungsprozesse in Deutschland und Österreich übertragen.
Die Verlängerung von Niederlassungsbewilligungen C ist in der Schweiz ein standardisierter und volumenstarker Prozess. Rund 15 % der Schweizer Bevölkerung verfügen über eine Niederlassungsbewilligung C. Die regelmässige Erneuerung der entsprechenden Ausweise führt bei den zuständigen Behörden zu einem hohen Volumen wiederkehrender Standardfälle.
Häufig sind zahlreiche repetitive Arbeitsschritte erforderlich, während Medienbrüche zwischen verschiedenen Fachapplikationen zusätzlichen Aufwand verursachen.
Das bindet Fachkräfte, die gleichzeitig für komplexe Fälle und individuelle Abklärungen benötigt werden.
BE-terna unterstützt Migrationsämter dabei, den Prozess von der Datenprüfung bis zur Bearbeitung geeigneter Standardfälle weitgehend zu automatisieren. Dabei wird die Lösung in die bestehende Systemlandschaft integriert. Definierte Standardfälle können automatisiert verarbeitet werden, während Ausnahmen gezielt an Fachmitarbeitende übergeben werden.
Zum Lösungsumfang gehören unter anderem:
Durch die Automatisierung geeigneter Standardfälle kann der manuelle Aufwand deutlich reduziert werden. Fachmitarbeitende gewinnen so mehr Zeit für komplexe Fälle und individuelle Abklärungen.
Das schafft Potenzial für:
Ziel des Solution Packages: Bis zu 80 % der geeigneten Standardfälle sollen automatisiert bearbeitet werden können.
Die Einführung erfolgt schrittweise – von der Analyse der bestehenden Prozesse und technischen Voraussetzungen über Implementierung und Testing bis zum produktiven Einsatz.Dabei werden sowohl die Fachabteilung als auch die zuständige IT eingebunden. Schulung, Dokumentation und Hypercare unterstützen den Übergang in einen stabilen operativen Betrieb.
Was das Solution Package umfasst:
Lösungsansatz besprechen
Das Migrationsamt St. Gallen hat gemeinsam mit BE-terna die Bearbeitung geeigneter Standardfälle bei der Verlängerung von Niederlassungsbewilligungen automatisiert.
Die Lösung basiert auf UiPath und prüft eingehende Daten, gleicht Informationen mit bestehenden Datensätzen ab und übergibt Ausnahmefälle gezielt an Fachmitarbeitende.
Ergebnisse:
Der Kanton Schwyz automatisierte gemeinsam mit BE-terna einen zentralen Auszahlungsprozess mit Microsoft Power Automate. Ein Software-Roboter übernimmt repetitive Arbeitsschritte, überträgt relevante Daten ins Finanzsystem und reduziert so den manuellen Aufwand.
Gemeinsam schaffen wir die technischen und organisatorischen Grundlagen, definieren Projektziele, Rollen und Rahmenbedingungen und analysieren den bestehenden Prozess. Dabei prüfen wir auch die Passung der Lösung zur vorhandenen Systemlandschaft
Die Lösung wird konfiguriert, integriert und auf die definierten Anforderungen des Verwaltungsprozesses abgestimmt.
Gemeinsam mit den Fachbereichen testen wir die Lösung und begleiten die strukturierte Benutzerabnahme.
Zum Produktivstart unterstützen wir mit Schulungen, begleiten die Einführung und stabilisieren den Betrieb in der Hypercare-Phase. Nach erfolgreicher Abnahme geht die Lösung in den langfristigen Support über.
Gemeinsam prüfen wir, welche Standardfälle sich für eine Automatisierung eignen und wie sich die Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt.
Jannis ist Solution Sales Specialist im Bereich Automation mit einem klaren Fokus auf Agentic AI. Er unterstützt Kunden dabei, wirkungsvolle Automatisierungspotenziale zu identifizieren und agentenbasierte Lösungen einzusetzen, um Prozesse zu optimieren und die operative Effizienz zu steigern.
