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Poloplast macht Prozesse sichtbar mit Process Mining
4 min read • Sep 07, 2026
Bei der Optimierung der Finanzprozesse des Kantons Schwyz stand ein konkreter Ablauf im Mittelpunkt: der Weg von der Feststellung finanzieller Ansprüche durch interne Verwaltungsabteilungen bis zu deren Auszahlung. Gemeinsam mit BE-terna setzte der Kanton ein Automatisierungsprojekt um, das die manuellen und repetitiven Arbeitsschritte der Departemente und Ämter reduziert und die Integration in den bestehenden automatisierten Auszahlungsprozess beim Amt für Finanzen spürbar vereinfacht.
Heute liest ein Software-Roboter die relevanten Daten automatisch aus den von der internen Verwaltungsabteilung erstellten Verfügungen aus, überträgt sie ins Finanzsystem und leitet den Vorgang in den bereits etablierten elektronischen Auszahlungsworkflow beim Amt für Finanzen weiter. Nach Prüfung und Freigabe durch das zuständige Amt erfolgt die Zahlung automatisiert über das elektronische System. So entstehen schnellere Abläufe, weniger manuelle Eingaben und mehr Zeit für qualifizierte Fachaufgaben bei den Ämtern in der Kantonsverwaltung.
Der Kanton Schwyz verbindet Tradition, Kultur, Wirtschaftsfreundlichkeit und hohe Lebensqualität mit einer gut ausgebauten Infrastruktur und einem vielfältigen Bildungsangebot. Die kantonale Verwaltung stellt Informationen und Services für Privatpersonen, Unternehmen und Behörden bereit und entwickelt ihre Prozesse laufend weiter. Dabei spielen verlässliche Daten, klare Abläufe und eine fortschrittliche und effiziente Finanzverwaltung eine wichtige Rolle.
Im Amt für Finanzen des Kantons Schwyz entstehen täglich Aufgaben, die präzise, nachvollziehbar und fristgerecht erledigt werden müssen. Dazu gehört auch die Verarbeitung von Verfügungen zur Auszahlung an die Zahlungsempfänger, zum Beispiel aus dem Amt für Umwelt und Energie.
Vor dem Robotic Process Automation (RPA)-Projekt waren in diesem Prozess manuelle Schritte notwendig. Mitarbeitende mussten relevante Informationen prüfen, erfassen und an die nächsten Prozessschritte übergeben. Das kostete Zeit und erhöhte das Risiko für Fehler bei der Dateneingabe.
Das Amt für Finanzen des Kantons Schwyz wollte diesen Ablauf gezielt verbessern. Ziel war es, repetitive Tätigkeiten zu automatisieren, die Datenqualität zu erhöhen und den Prozess vom Eingang einer Verfügung bis zur Zahlung effizienter zu gestalten bzw. zu automatisieren.
Gemeinsam mit BE-terna setzte der Kanton Schwyz eine RPA-Lösung für die Aufnahme der Verfügungsdaten in den automatisierten Auszahlungsprozess um. Dabei übernehmen Software-Roboter wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben, die bisher manuell ausgeführt wurden.
Im neuen Prozess liest der Software-Roboter relevante Daten automatisch aus. Dazu gehören Lieferant, Betrag, Datum, Referenz und Kontierung. Anschliessend überträgt er die Informationen ohne manuelle Erfassung ins Finanzsystem. Der Vorgang wird danach in den bestehenden elektronischen Auszahlungsworkflow weitergeleitet, wo Prüfung, Freigabe und Kontrolle im automatisierten Prozess durch die zuständigen Ämter erfolgen.
"Einmal mehr hat die Umsetzung eines RPA unsere Arbeit massiv vereinfacht. Eine unkomplizierte und zeitnahe Implementierung eines Prozessroboters führt zu einem schnellen und für alle spürbaren Erfolg."
"Inzwischen haben wir im Amt für Finanzen eine Kultur und ein Gespür für Optimierungen und Automatisierungen in der Gesamtverwaltung entwickelt und gehen diese „Pain-Points“ mit den relevanten Verwaltungsabteilungen im Kanton Schwyz umgehend an. BE-terna begleitet uns hierbei zielorientiert, professionell und pragmatisch, so dass wir unserer Vision der automatisierten Finanzbuchhaltung täglich näher kommen."
- Hermann Grab, Vorsteher Amt für Finanzen - Kanton Schwyz
BE-terna unterstützte das Amt für Finanzen des Kantons Schwyz bei der Umsetzung des Automatisierungsprojektes. Im Mittelpunkt stand ein klar abgegrenzter Prozess mit direktem Nutzen für die Fachabteilung. Gemeinsam analysierten die Projektteams den Ablauf, definierten die relevanten Datenpunkte und setzten die Automatisierung so um, dass sie sich sinnvoll in die bestehende Finanzverwaltung integriert.
Die Zusammenarbeit zeigt, wie BE-terna Digitalisierung versteht: nicht als Selbstzweck, sondern als konkrete Entlastung im Arbeitsalltag. Komplexe Abläufe werden einfacher, klarer und besser steuerbar.
Mit dem automatisierten Auszahlungsprozess erreicht der Kanton Schwyz mehrere konkrete Verbesserungen:
Das Amt für Finanzen des Kantons Schwyz zeigt mit diesem Automatisierungsprojekt, wie Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung greifbar wird. Gemeinsam mit BE-terna wurde ein klar definierter Finanzprozess automatisiert – vom Eingang der Verfügung bis zur Zahlung. Das Ergebnis: kaum manuelle Arbeit, bessere Prozessqualität und mehr Zeit für Aufgaben, die Fachwissen erfordern.
Sie möchten wiederkehrende Aufgaben in Ihrer Finanzverwaltung automatisieren? BE-terna unterstützt Sie dabei, geeignete Prozesse zu identifizieren und RPA-Lösungen umzusetzen, die im Arbeitsalltag echten Nutzen schaffen.
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