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Poloplast macht Prozesse sichtbar mit Process Mining
4 min read • Jun 02, 2026
In der öffentlichen Verwaltung steigt der Druck, Prozesse schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Gleichzeitig erwarten Bürgerinnen und Bürger heute digitale Services auf dem Niveau moderner Unternehmen. Das Migrationsamt St. Gallen hat deshalb bereits die Einreichung von Verlängerungsgesuchen für ausländische Personen mit Niederlassungsbewilligung vollständig digitalisiert. Das Migrationsamt St. Gallen geht diesen Schritt gemeinsam mit BE-terna konsequent mit Automatisierung auf Basis der Plattform von UiPath.
Jedes Jahr bearbeitet das Migrationsamt St. Gallen bis zu 20.000 Fälle zur Verlängerung von Niederlassungsbewilligungen. Für einen Prozess mit diesem Volumen war die manuelle Bearbeitung aufwendig und zeitintensiv. Ohne Automatisierung konnte die Bearbeitung von Standardfällen mehrere Wochen dauern. Gemeinsam mit BE-terna hat das Amt die Bearbeitung automatisiert und schafft so die Grundlage für kürzere Durchlaufzeit, bessere Datenqualität und mehr Entlastung im Team.
Im getesteten Setup können bis zu 50 Prozent der geeigneten Standardfälle automatisiert verarbeitet werden. Ziel ist es, Standardfälle ab Antragseingang deutlich schneller zu bearbeiten.
Das Migrationsamt St.Gallen vollzieht die rechtlichen Vorgaben im Ausländer-, Asyl- und Ausweiswesen. Dazu gehören die Betreuung und Integration von Asylsuchenden, die Ausstellung von Identitätsdokumenten sowie die Bearbeitung von Bewilligungsgesuchen und Verlängerungen. Ein besonders volumenstarker Prozess ist die Verlängerung von Niederlassungsbewilligungen: Monatlich prüft die Ausländerabteilung mehr als 2.000 Gesuche und verarbeitet sie im zentralen Migrationssystem ZEMIS. Um Mitarbeitende gezielt zu entlasten, die Prozesssicherheit zu erhöhen und standardisierte Abläufe effizienter zu gestalten, setzt das Amt nun auf Robotic Process Automation (RPA).
BE-terna begleitete das Projekt von der Process Discovery über Design, Entwicklung und Testing bis zum Go-live und zur Schulung der Mitarbeitenden. So entstand eine Lösung, die auf die Anforderungen des Migrationsamts ausgerichtet ist und in den Arbeitsalltag integriert werden kann.
Gemeinsam mit dem Migrationsamt automatisierte BE-terna die Bearbeitung für die Verlängerung von Niederlassungsbewilligungen. Die Lösung mit Robotic Process Automation (RPA) auf Basis von UiPath ist darauf ausgelegt, geeignete Standardfälle automatisiert zu verarbeiten, während die Lösung Ausnahmefälle automatisch erkennt, aussortiert und an Fachmitarbeitende übergibt.
Die Automatisierung prüft eingehende Antragsdaten automatisch, gleicht sie mit bestehenden Datensätzen ab. Gleichzeitig bleibt der gesamte Prozess nachvollziehbar und revisionssicher, was besonders für die öffentliche Verwaltung wichtig ist.
„Unsere Mitarbeitenden können sich wieder stärker auf komplexe Fälle und persönliche Beratung konzentrieren. Genau dort, wo ihre Erfahrung wirklich gebraucht wird.“
Roman Bachmann, Projektleiter, Migrationsamt St. Gallen
„Mit der Automatisierung konnten wir den manuellen Aufwand erheblich reduzieren und manuelle Tippfehler verringern. Die Technologie arbeitet präzise, nachvollziehbar und nahtlos integriert in die bestehende Prozesslandschaft.“
Die Automatisierung schafft spürbare Entlastung in einem Prozess mit hohem Volumen. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit manuellen Routinen und können sich stärker auf Ausnahmefälle konzentrieren. Gleichzeitig steigt die Geschwindigkeit in der Bearbeitung deutlich.
Auch die Qualität profitiert: Daten werden konsistenter verarbeitet, Entscheidungen beruhen auf klaren automatisierten Grundlagen und manuelle Tippfehler werden reduziert. So verbessert das Migrationsamt nicht nur seine internen Abläufe, sondern auch den Service für Antragstellerinnen und Antragsteller.
Mit der Automatisierung eines zentralen Verwaltungsprozesses zeigt das Migrationsamt St. Gallen, wie öffentliche Verwaltung schneller, klarer und verlässlicher arbeiten kann. BE-terna hat das Projekt von der ersten Analyse bis zum Go-live begleitet und eine Lösung umgesetzt, die bereits heute bis zu 50 Prozent des Volumens automatisiert verarbeitet und messbare Ergebnisse bei Tempo, Qualität und Entlastung liefert.
Key results Ergebnisse mit Wirkung Bis zu 50 Prozent des Prozessvolumens werden im getesteten Setup automatisiert verarbeitetBis zu 20.000 Fälle pro Jahr im relevanten ProzessZiel: deutlich schnellere Bearbeitungszeit bei Standardfällen ab Antragseinganghöhere Datenqualität durch automatisierte Verarbeitung Reduktion manueller Tippfehler standardisierte und nachvollziehbare Verarbeitungsschritte auf gute Integration in den Arbeitsalltag ausgelegt
Für das Migrationsamt St. Gallen ist dieses Projekt erst der Anfang. Weitere Kernprozesse für die Automatisierung werden bereits evaluiert, und auch neue Technologien wie Künstliche Intelligenz eröffnen zusätzliche Möglichkeiten. Die erfolgreiche Umsetzung zeigt, welches Potenzial Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung hat und welchen Beitrag sie zu einer zukunftsfähigen Verwaltung leisten kann.
Automatisierung entfaltet ihren größten Nutzen dort, wo sie konkrete Entlastung schafft. Gemeinsam finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrer Organisation dafür besonders geeignet sind und wie sich daraus sinnvolle nächste Schritte ableiten lassen.
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