Wie iDM mit Dynamics 365 den Vertrieb länderübergreifend steuert

iDM Energiesysteme entwickelt und produziert Wärmepumpensysteme sowie intelligente Energiemanagementlösungen am Hauptsitz in Matrei in Osttirol. Von dort aus beliefert das Unternehmen Kunden in ganz Europa und unterstützt Installateure mit Planungsservices, technischer Beratung und Know-how-Angeboten der iDM Akademie. 

Der Vertrieb ist über mehrere Länder, Vertriebskanäle sowie Außen- und Innendienstteams organisiert. Der enge Austausch mit Fachhandwerkspartnern ist dabei zentral: Anforderungen aus der Praxis fließen direkt in Beratung, Service und Produktentwicklung ein. Genau diese Struktur machte eine gemeinsame CRM-Plattform wichtig, um Kunden, Leads, Projekte und Aktivitäten zentral sichtbar zu machen. 

Mit dem starken Wachstum des Unternehmens nahm auch die Komplexität im Vertrieb zu. Während einzelne Bereiche bereits mit Systemunterstützung arbeiteten, waren Prozesse und Dokumentation nicht überall einheitlich. Vertriebsinformationen lagen teils in lokalen Ablagen, Outlook, Excel-Listen oder einzelnen Systemen. Für ein international wachsendes Unternehmen mit mehreren Vertriebskanälen wurde es dadurch immer schwieriger, Aktivitäten transparent nachzuverfolgen und den Vertrieb gezielt zu steuern. 

iDM wollte diese Situation gezielt verändern: mit einer zentralen Plattform für Kundendaten, einheitlichen Vertriebsprozessen, besserer Angebotsverfolgung und einer Lösung, die international und mehrsprachig genutzt werden kann. Gleichzeitig sollte der Vertriebsinnendienst schnell entlastet und die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und After Sales verbessert werden. 

Gemeinsam mit BE-terna gelang es iDM, die unterschiedlichen Anforderungen der Landesgesellschaften zu konsolidieren und in einen schlanken, einheitlichen Gruppenstandard zu überführen. In Workshops wurden bestehende Arbeitsweisen analysiert, harmonisiert und entlang von Dynamics-Standardprozessen neu abgebildet. 

Besonders wichtig war dabei, die Anforderungen der einzelnen Landesgesellschaften in einen gemeinsamen Prozess zu überführen, ohne die Lösung unnötig zu komplex zu machen. Key User und Fachbereiche spielten eine zentrale Rolle, um die neue Arbeitsweise im Unternehmen zu verankern. 

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war der bewusste Fokus auf eine schrittweise Einführung. iDM startete mit einem praxistauglichen Standard und entwickelte das System anschließend gezielt weiter. So wurden Teams nicht mit zu vielen neuen Funktionen auf einmal konfrontiert, sondern konnten sich Schritt für Schritt an neue Prozesse und Arbeitsweisen gewöhnen. 

Die Zusammenarbeit zwischen iDM und BE-terna war über den gesamten Projektverlauf konstant und partnerschaftlich. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Kontinuität im Projektteam.  

„Dass wir über den Projektverlauf hinweg mit einem stabilen Team gearbeitet haben, hat vieles einfacher gemacht. Man musste Themen nicht immer neu erklären und wir konnten ein gemeinsames Verständnis für Prozesse und Prioritäten entwickeln.“ 

– Moritz Zentgraf, Technischer Vertriebsinnendienst, IDM Energiesysteme 

iDM schätzte außerdem die beratende Rolle von BE-terna: Optionen wurden transparent erklärt, ohne einzelne Funktionen oder Erweiterungen aufzudrängen. Das Projektteam konnte dadurch bewusst entscheiden, was umgesetzt wird, wann der richtige Zeitpunkt dafür ist und welche Schritte für das Unternehmen aktuell den größten Nutzen bringen. 

Mit Microsoft Dynamics 365 hat iDM eine zentrale CRM-Plattform etabliert, die heute den gesamten Sales Cycle strukturiert unterstützt. Leads werden nicht mehr nur per E-Mail weitergeleitet, sondern im System dokumentiert, zugewiesen und nachvollziehbar bearbeitet. Verkaufschancen bilden die Projekte im Feld ab und geben dem Vertrieb einen klaren Überblick darüber, was neu entsteht, was offen ist und wo nachgefasst werden muss. 

Auch Kundenbesuche und Aktivitäten werden zentral dokumentiert. Dadurch können Teams besser nachvollziehen, worüber gesprochen wurde, welche nächsten Schritte anstehen und welche Kunden besondere Aufmerksamkeit benötigen.

Im Marketing nutzt iDM dynamische Segmente, um Kunden gezielter über Vertriebsinformationen oder technische Themen zu informieren. Im Customer Service unterstützt Dynamics 365 die strukturierte Bearbeitung von Anfragen, etwa über Kategorien, Sammelpostfächer und Auswertungen wiederkehrender Themen.  

Vertriebsleitung und Management haben dadurch heute einen Echtzeit-Überblick über die gesamte internationale Pipeline. Das ermöglicht eine präzisere Umsatzplanung und sorgt dafür, dass Ressourcen gezielt dort eingesetzt werden, wo die größten Marktchancen liegen. 

"Wir können jetzt wirklich steuern: Welche Kunden sind interessant, wo entstehen viele Anfragen, welche Projekte sind offen und wo müssen wir aktiv nachfassen. Das ist ein großer Mehrwert für unsere Vertriebsarbeit."

– Moritz Zentgraf, Technischer Vertriebsinnendienst, iDM Energiesysteme