Supplier Engagement in Dynamics 365: Lieferantenprozesse zentral steuern

Wenn Lieferantendaten über Systeme und Gesellschaften verteilt sind

Mit wachsender Unternehmensgröße steigt häufig auch die Komplexität im Lieferantenmanagement. Ein Lieferant arbeitet beispielsweise mit mehreren Gesellschaften eines Unternehmens zusammen. Kontakte, Adressen, Zertifikate oder weitere Stammdaten werden dann möglicherweise an verschiedenen Stellen gepflegt.

Das sorgt für zusätzlichen Aufwand. Informationen können mehrfach vorhanden sein, unterschiedliche Aktualitätsstände haben oder müssen zwischen Teams abgestimmt werden.

Hinzu kommen Prozesse rund um neue Lieferanten. Registrierung, Prüfung, Qualifizierung und Freigabe laufen in der Praxis häufig über verschiedene Kommunikationskanäle. Dokumente werden per E-Mail ausgetauscht, Informationen in Tabellen gesammelt und Freigaben separat koordiniert.

Genau diese Fragmentierung greift Supplier Engagement auf. Microsoft ersetzt damit nicht einfach ein bestehendes Portal durch eine neue Benutzeroberfläche. Die Lösung erweitert die bisherige Vendor Collaboration um ein übergreifendes Lieferantenmanagement und neue Prozesse entlang des Lieferantenlebenszyklus.

Wo im Lieferantenmanagement unnötiger Aufwand entsteht

Typische Herausforderungen finden sich an mehreren Stellen:

• Lieferanteninformationen werden für verschiedene Gesellschaften mehrfach gepflegt.
• Registrierung und Onboarding erfordern viele manuelle Abstimmungen.
• Kontakte, Zertifikate und weitere Nachweise liegen an unterschiedlichen Stellen.
• Einkaufsteams haben keinen einheitlichen Blick auf Lieferanteninformationen.
• Lieferanten müssen für operative Prozesse zwischen verschiedenen Kommunikationswegen wechseln.
• Eine uneinheitliche Datenbasis erschwert Analysen und zukünftige AI-gestützte Prozesse.

Je stärker Unternehmen international oder über mehrere Gesellschaften hinweg arbeiten, desto wichtiger wird deshalb eine gemeinsame Datenbasis.

Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain verfolgt grundsätzlich genau diesen Ansatz: Finanz- und Geschäftsprozesse werden in einer integrierten Plattform zusammengeführt, damit Unternehmen ihre Abläufe über Standorte und Organisationseinheiten hinweg besser steuern können.

Drei Komponenten für einen gemeinsamen Lieferantenprozess

Supplier Engagement verbindet drei Bereiche miteinander: die interne Supplier Engagement App, ein externes Supplier Portal und Dynamics 365 Supply Chain Management.

Supplier Engagement verbindet Dynamics 365 Supply Chain Management, die Supplier Engagement Application und das Supplier Portal über eine gemeinsame Datenbasis.

Die Supplier Engagement App richtet sich an interne Teams wie Einkauf und Lieferantenmanagement. Dort können Mitarbeitende neue Lieferantenregistrierungen prüfen, globale Lieferantenprofile verwalten sowie Informationen zu Zertifikaten, Fähigkeiten, Risiken und Bewertungen bearbeiten. Die App basiert auf Microsoft Dataverse und synchronisiert relevante Informationen mit Dynamics 365 Supply Chain Management.

Das Supplier Portal stellt Lieferanten einen eigenen Self-Service-Bereich zur Verfügung. Dort können sie unter anderem Unternehmensdaten pflegen und mit dem Einkauf bei Ausschreibungen, Bestellungen, Rechnungen und Konsignationsbeständen zusammenarbeiten.

Dynamics 365 Supply Chain Management bleibt die Grundlage für die operativen Beschaffungs- und Supply-Chain-Prozesse.

Damit arbeiten Lieferanten und interne Teams zwar mit unterschiedlichen Oberflächen, greifen aber auf miteinander verbundene Prozesse und Daten zurück.

Ein Lieferant, eine zentrale Datenbasis

Eine der wesentlichen Neuerungen ist das Konzept des Global Vendor.

Bisher können Lieferanteninformationen bei einer Zusammenarbeit mit mehreren Gesellschaften mehrfach angelegt und gepflegt werden. Supplier Engagement führt dafür ein zentrales Lieferantenprofil ein. Informationen wie Kontakte, Adressen, Zertifikate und Fähigkeiten werden auf globaler Ebene verwaltet und können anschließend für die benötigten Gesellschaften freigegeben werden. 

Das verändert die Datenpflege deutlich.

Bisherige Herausforderung	Mit Global Vendor Management
Lieferantendaten je Gesellschaft pflegen	Zentrales Lieferantenprofil
Kontakte mehrfach anlegen	Kontakte zentral verwalten
Zertifikate und Informationen an verschiedenen Stellen	Gemeinsame Datenbasis
Zusätzlicher Abstimmungsaufwand zwischen Gesellschaften	Informationen gesellschaftsübergreifend nutzen

Dabei verschwinden die gesellschaftsspezifischen Lieferantenkonten nicht. Ein qualifizierter globaler Lieferant kann gezielt für eine oder mehrere Gesellschaften freigegeben werden. Für die jeweiligen operativen Prozesse entstehen dort weiterhin lokale Lieferantenkonten.

So verbindet Microsoft zentrale Datenpflege mit den organisatorischen Anforderungen unterschiedlicher Gesellschaften.

 

Ein globales Lieferantenprofil bündelt zentrale Informationen und verbindet sie mit den lokalen Lieferantenkonten der einzelnen Gesellschaften.

 

Das globale Lieferantenprofil bündelt relevante Informationen und Aktivitäten an einer zentralen Stelle. 

Vom neuen Lieferanten bis zur operativen Zusammenarbeit

Supplier Engagement bildet den Lieferantenprozess von der ersten Registrierung bis zur laufenden Zusammenarbeit ab.

Ein neuer Lieferant kann sich beispielsweise selbst über das Supplier Portal registrieren. Nach einer internen Prüfung wird das Unternehmen zum Onboarding eingeladen. Dort ergänzt der Lieferant unter anderem Kontaktdaten, Unternehmensinformationen, Zertifikate und weitere benötigte Angaben.

Anschließend prüft das Einkaufsteam die Informationen und entscheidet über die Qualifizierung. Ein freigegebener Lieferant kann danach einer oder mehreren Gesellschaften zugeordnet und für operative Einkaufsprozesse genutzt werden.

Vereinfacht entsteht damit ein durchgängiger Ablauf:

Registrieren → Onboarden → Qualifizieren → Freigeben → Zusammenarbeiten

Nach der Freigabe geht die Zusammenarbeit im Portal weiter. Lieferanten können dort beispielsweise Ausschreibungen bearbeiten, Bestellungen bestätigen oder Rechnungen übermitteln.

Der Vorteil liegt vor allem in der Verbindung dieser Schritte. Lieferantenmanagement und operative Zusammenarbeit werden nicht als getrennte Prozesse behandelt.

Im Supplier Portal können Lieferanten zentrale Aufgaben wie Bestellbestätigungen, Rechnungen und Ausschreibungen selbst bearbeiten.

 

Was Einkaufsteams davon haben

Eine zentrale Plattform allein ist noch kein Business-Nutzen. Relevant wird sie dort, wo sie Arbeit vereinfacht.

Supplier Engagement kann insbesondere dazu beitragen, mehrfach gepflegte Lieferantendaten zu reduzieren. Informationen werden zentral erfasst und können gesellschaftsübergreifend verwendet werden. Das verringert Pflegeaufwand und schafft eine konsistentere Datengrundlage.

Auch beim Onboarding verschieben sich Aufgaben. Lieferanten können Informationen und Dokumente selbst über das Portal bereitstellen, während interne Teams den Prozess prüfen und steuern.

Für den Einkauf entsteht damit eine bessere Grundlage für:

• ein strukturierteres Lieferanten-Onboarding
• weniger redundante Stammdaten
• zentral verfügbare Kontakte und Zertifikate
• nachvollziehbare Qualifizierungs- und Freigabeprozesse
• gesellschaftsübergreifende Transparenz
• eine engere digitale Zusammenarbeit mit Lieferanten

Gerade bei Unternehmen mit mehreren Gesellschaften kann diese gemeinsame Datenbasis einen deutlichen Unterschied machen.

Warum gute Lieferantendaten auch für AI wichtiger werden

Supplier Engagement ist auch mit Blick auf zukünftige AI- und Agent-Szenarien interessant.

AI-Anwendungen können nur dann sinnvoll unterstützen, wenn der zugrunde liegende Geschäftskontext zuverlässig verfügbar ist. Sind Lieferanteninformationen über verschiedene Systeme, Tabellen und Postfächer verteilt, wird genau das schwieriger.

Microsoft beschreibt eine konsistente Lieferantenidentität und zentral verfügbare Informationen deshalb auch als Grundlage für Analytics, AI und Agenten. Durch die Verbindung von Dataverse, Power Platform und Dynamics 365 Supply Chain Management entsteht ein strukturierter Datenkontext, auf den zukünftige intelligente Beschaffungsprozesse aufbauen können.

Das bedeutet nicht, dass AI automatisch jedes Beschaffungsproblem löst. Der entscheidende Schritt kommt davor: Unternehmen brauchen vollständige, aktuelle und klar strukturierte Daten sowie verlässliche Prozesse.

Supplier Engagement schafft dafür eine neue technische und organisatorische Basis.

Ein Beispiel aus dem Unternehmensalltag

Stellen Sie sich ein produzierendes Unternehmen mit mehreren europäischen Gesellschaften vor. Ein strategischer Lieferant beliefert drei davon.

Heute wird dieser Lieferant möglicherweise in jeder Gesellschaft separat gepflegt. Ändert sich eine Kontaktperson oder läuft ein wichtiges Zertifikat ab, muss die Information an mehreren Stellen aktualisiert und geprüft werden.

Mit dem Global Vendor Konzept wird das Unternehmen einmal als globaler Lieferant geführt. Kontakte, Zertifikate und zentrale Unternehmensinformationen werden gemeinsam gepflegt. Die einzelnen Gesellschaften können anschließend weiterhin ihre lokalen Lieferantenkonten für operative Transaktionen nutzen.

Kommt ein neuer Lieferant hinzu, kann auch dessen Aufnahme strukturierter ablaufen: Registrierung im Portal, Bereitstellung der benötigten Informationen, interne Qualifizierung und anschließend die gezielte Freigabe für die entsprechenden Gesellschaften.

Aus mehreren Einzelprozessen entsteht so ein zusammenhängender Lieferantenlebenszyklus.

Jetzt die Grundlage für modernes Lieferantenmanagement schaffen

Supplier Engagement zeigt, wohin sich das Lieferantenmanagement in Microsoft Dynamics 365 entwickelt: weg von isolierten Lieferantenkonten und einzelnen Kommunikationswegen, hin zu einer gemeinsamen Datenbasis für Einkauf, Lieferanten und operative Prozesse.

Da sich die Lösung derzeit noch in der Public Preview befindet, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die eigenen Prozesse zu prüfen. Wo werden Lieferantendaten mehrfach gepflegt? Wie läuft das Onboarding heute ab? Welche Informationen fehlen für ein transparentes Lieferantenmanagement? Und wie gut ist die bestehende Datenbasis auf zukünftige AI-gestützte Beschaffungsprozesse vorbereitet?

BE-terna unterstützt Unternehmen dabei, genau diese Fragen zu beantworten und komplexe Digitalisierungsprojekte einfach und handhabbar zu gestalten.

Sie nutzen Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management und möchten wissen, welche Möglichkeiten Supplier Engagement für Ihre Lieferantenprozesse eröffnet? Sprechen Sie mit unseren Expertinnen und Experten und prüfen Sie gemeinsam mit uns, wie Sie Ihr Lieferantenmanagement auf die kommenden Anforderungen vorbereiten können.