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Poloplast macht Prozesse sichtbar mit Process Mining
8 min read • Feb 27, 2026
VAUDE Sport GmbH & Co. KG, ein deutscher Hersteller von Outdoor-Bekleidung und -Ausrüstung, arbeitet bereits seit mehreren Jahren mit BE-terna zusammen. Das Unternehmen steuert seine Geschäftsprozesse mit BE-terna Fashion, der Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operation.
Auf Grundlage dieser modernen Cloud-ERP-Plattform entwickelte BE-terna einen KI-Agenten für die Auftragsverarbeitung, der das interne Vertriebsteam von VAUDE unterstützt.
Der Agent verarbeitet eingehende E-Mails automatisch, extrahiert relevante Bestellinformationen, legt Aufträge direkt im ERP-System an und erstellt Rückstandslisten. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand deutlich – und die Mitarbeitenden gewinnen mehr Zeit für kundennahe Aufgaben und persönliche Betreuung.
VAUDE entwickelt langlebige und funktionale Produkte nach dem Prinzip „Design for Life“. Im Mittelpunkt stehen Recyclingfähigkeit, Reparierbarkeit und ein möglichst ressourcenschonender Einsatz von Materialien. So verbindet VAUDE die Leidenschaft für den Bergsport mit Verantwortung für Mensch und Umwelt.
Das 1974 gegründete Unternehmen vertreibt seine Produkte über den Fachhandel und betreibt 22 Franchise-Stores in der DACH-Region. Darüber hinaus bietet VAUDE auch maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen: Eine eigene Business Unit stattet Organisationen mit individuell gefertigten oder gebrandeten Produkten aus.
Um dieses breite Leistungsangebot optimal zu unterstützen, setzt der Outdoor- und Sportartikelhersteller seit 2021 auf BE-terna Fashion basierend auf Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations.
„Mit der neuen Lösung haben wir unser altes und hochgradig angepasstes System abgelöst und mit der neuen Cloud-Technologie einen großen Schritt gemacht, um unsere IT-Landschaft zukunftsfähig auszurichten“,
betont Daniel Köhler, IT-Leiter bei VAUDE.
Trotz des neuen ERP-Systems blieben einige Prozesse zunächst weitgehend manuell. Besonders Aufgaben an der „Mensch-Maschine-Schnittstelle“ – also dort, wo Mitarbeitende Informationen aus externen Quellen wie E-Mails ins System übertragen oder daraus auslesen – erforderten weiterhin einen hohen manuellen Aufwand. Die Automatisierung genau dieser Interaktionen wurde daher zum Ausgangspunkt für das Projekt rund um den KI-Agenten.
Der KI-Agent wurde entwickelt, um den Vertriebsinnendienst in zwei konkreten Szenarien zu unterstützen:
Das Projekt wurde als zwölfwöchiges Pilotprojekt geplant. In dieser Zeit konzipierten, entwickelten und implementierten die KI-Expertinnen und -Experten von BE-terna die Lösung. Mitarbeitende von VAUDE testeten den Agenten kontinuierlich, indem sie Test-E-Mails bereitstellten und die Antworten des Systems überprüften. Der KI-Agent ging Mitte September 2025 planmäßig live. Seitdem unterstützt er den Vertriebsinnendienst, indem er eingehende Anfragen automatisch vorbereitet und für die weitere Bearbeitung strukturiert.
Bis heute zeigt die Lösung bereits messbare Ergebnisse:
Der KI-Agent führt alle Schritte vollständig transparent aus. In einer eigenen Oberfläche dokumentiert er, wie jede E-Mail verarbeitet wurde und welche Entscheidungen dabei getroffen wurden.
Mitarbeitende können jederzeit nachvollziehen: welche Aufgaben der Agent erledigt hat wie die Daten aus der E-Mail extrahiert wurden welche Aktionen daraus abgeleitet wurden ob noch Schritte eine manuelle Bearbeitung erfordern Im Sinne eines Human-in-the-loop-Ansatzes prüfen
Mitarbeitende die vorgeschlagenen Aktionen und geben sie frei, bevor sie tatsächlich ausgeführt werden.
„Rein technisch wäre es natürlich möglich, den gesamten Prozess ohne menschliche Bestätigung zu automatisieren“, erklärt Köhler. „Aber wir möchten zunächst Erfahrungen sammeln und Schritt für Schritt Vertrauen in die Lösung aufbauen.“
„Selbst mit dem zusätzlichen Freigabeschritt entlastet uns der Agent enorm: Statt jede E-Mail manuell bearbeiten zu müssen, erhalten unsere Kolleginnen und Kollegen einen vollständig vorbereiteten Bearbeitungsvorschlag, den sie nur noch mit einem Klick bestätigen müssen. Der Mensch behält die Kontrolle – während der Agent die zeitaufwendige Arbeit übernimmt.“
Die wichtigsten Ergebnisse 71 Prozent der eingehenden Bestellungen werden automatisch erkannt und korrekt im ERP-System erfasst. Anfragen zu Rückstandslisten bearbeitet der KI-Agent vollständig automatisch. Alle übrigen Anfragen leitet der Agent automatisch an Mitarbeitende weiter, sobald eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist. Der manuelle Aufwand bei der E-Mail-Bearbeitung im Vertriebsinnendienst sinkt deutlich. Eingehende Bestellungen und Kundenanfragen werden schneller bearbeitet. Mitarbeitende im Vertriebsinnendienst gewinnen mehr Zeit für Kundenberatung und Upselling.
Der KI-Agent nutzt eine Reihe unterschiedlicher Tools, mit denen er Daten extrahieren, Anhänge analysieren und E-Mail-Antworten formulieren kann. Seine Fähigkeiten lassen sich erweitern, indem neue Tools für zusätzliche Anwendungsfälle integriert werden. VAUDE und BE-terna arbeiten bereits daran, bestehende Tools weiter zu verbessern und neue Funktionen für spezielle Szenarien zu entwickeln.
„Unser Agent lernt nicht eigenständig. Das mag zunächst überraschend klingen, aber der Agent arbeitet direkt in unserem Produktivsystem. Falsche Einträge könnten hier erhebliche Auswirkungen haben. Deshalb möchten wir weiterhin genau steuern, wie Aufgaben verarbeitet werden,“
betont Daniel Köhler.
„Die erste Phase war ein voller Erfolg – aber unsere KI-Reise hat gerade erst begonnen,“ fasst Daniel Köhler zusammen. Der Erfolg des KI-Agenten im Vertriebsinnendienst hat auch in anderen Bereichen Interesse geweckt. VAUDE und BE-terna prüfen derzeit weitere Einsatzmöglichkeiten, etwa zur Unterstützung der Kundenkommunikation bei Reparaturanfragen oder Fragen rund um Nachhaltigkeit. Perspektivisch könnten mehrere Agenten auch gemeinsam arbeiten, Tools miteinander teilen oder Aufgaben untereinander delegieren. So ließen sich Prozesse noch umfassender automatisieren.
Darüber hinaus plant VAUDE, Mitarbeitende gezielt zu schulen, damit sie die Entwicklung und Nutzung von KI-Agenten in ihren eigenen Abteilungen aktiv mitgestalten können.
„Der Grundgedanke hinter unseren KI-Initiativen ist Automatisierung. Dabei geht es uns nicht mehr nur um Effizienzsteigerung. Wir wollen unsere Mitarbeitenden von wiederkehrenden Aufgaben entlasten und diese von KI übernehmen lassen.“
Die vierteilige Spezial-Staffel von "Inside Outdoor – Der VAUDE Podcast ohne Blabla" begleitet das gemeinsame Projekt mit VAUDE vom Wechsel des bestehenden ERP-Systems zu Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management.
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