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Poloplast macht Prozesse sichtbar mit Process Mining
5 min read • Nov 11, 2026
Ein veraltetes, stark verändertes Altsystem (end-of-life), dezentrale Lead-Prozesse in Excel und fehlende Transparenz in der Sales Pipeline machten eine grundlegende Neuausrichtung der Customer-Relationship-Management-Plattform (CRM) für die Uniserv GmbH unumgänglich.
Gemeinsam mit BE-terna setzte Uniserv auf einen sauberen Neuanfang („Greenfield-Ansatz“) und implementierte Microsoft Dynamics 365 Sales als zentrale Datenbasis für den B2B-Vertrieb. Heute verfügt das Unternehmen über ein strukturiertes Lead- und Opportunity-Management, eine verlässliche Vertriebspipeline sowie eine erstklassige Datenqualität ohne Duplikate.
Die CRM-Einführung zielte darauf ab, Altlasten konsequent abzulösen, eine verlässliche Kundendatenbasis zu schaffen, die Vertriebsprozesse zu standardisieren und der Vertriebsleitung volle Transparenz über den gesamten Sales Cycle zu bieten.
Die Uniserv GmbH ist ein mittelständischer Softwarehersteller und Lösungsanbieter (120 Mitarbeiter) mit Schwerpunkt auf Datenqualität, Datenmigration und Master Data Management. Seit 55 Jahren unterstützt das Unternehmen Enterprise-Kunden dabei, große Stammdatenbestände mit mehreren Millionen Datensätzen sauber zu strukturieren, zu validieren und zu pflegen.
Da Uniserv vorrangig Enterprise Unternehmen im B2B-Umfeld betreut, erfordern die Projekte lange Vertriebszyklen. Ein perfekt aufeinander abgestimmtes Zusammenspiel zwischen den Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern, dem Innendienst (Inside Sales) und der Technik ist daher essenziell. Um die oft monatelangen Sales Cycles lückenlos zu begleiten, und das eigene Unternehmenswissen zu sichern, spielt ein zentrales und transparentes CRM-System eine entscheidende Rolle.
Das bisher genutzte Dynamics CRM 2011 On-Premise war veraltet (end-of-life) und aufgrund vieler Anpassungen in der Vergangenheit kompliziert zu bedienen. In der Folge wurde das System vom Vertriebsteam nur unzureichend gepflegt.Dem Vertriebsleiter fehlte die notwendige Transparenz über Verkaufschancen, Pipeline-Entwicklungen und Ansprechpartner. Vertriebsinformationen und Leads lagen oft in lokalen Excel-Listen mit mehreren tausend Datensätzen, Outlook oder dezentralen Dateien. Dies erschwerte die Steuerung und führte bei Personenwechseln zu Wissensverlusten.
Uniserv benötigte eine moderne, skalierbare CRM-Plattform. Um veraltete Datenstrukturen und Ballast nicht mitzuschleppen, entschied sich das Unternehmen bewusst gegen eine Datenmigration und für einen Greenfield-Ansatz: Das System wurde auf der „grünen Wiese“ neu aufgesetzt, und die ca. 600 aktiven Kunden wurden weitestgehend sauber manuell neu erfasst. Nur ein geringer Anteil von Unternehmensdaten und Ansprechpartnern wurde automatisiert übertragen. Mit diesem aufwendigen Vorgehen wurde von Anfang an eine hohe Datenqualität sichergestellt.
Gemeinsam mit BE-terna wurde ein phasenweises Vorgehen definiert, um Risiken zu minimieren und das Team schrittweise mit den neuen Prozessen vertraut zu machen.
Phasenmodell (MVP in 3 Schritten):
Um die Wartbarkeit bei künftigen Updates zu garantieren, verfolgte das Projektteam eine strikte Standard-First-Strategie. Individuelle Anpassungen wurden bevorzugt über Power Automate Flows und eigene Apps gelöst, anstatt tiefgreifende Eigenentwicklungen vorzunehmen.
Die Zusammenarbeit zwischen Uniserv und BE-terna war während des gesamten Projekts von hoher Transparenz, Verbindlichkeit und fachlicher Kompetenz geprägt. Besonders schätzte Uniserv den beratenden Ansatz von BE-terna: Anstatt jeden Kundenwunsch unhinterfragt umzusetzen, wurden Vor- und Nachteile offen abgewogen und praxistaugliche Standards etabliert.
„Die Zusammenarbeit war extrem strukturiert und professionell. Besonders wichtig war mir, dass BE-terna uns ehrlich beraten hat, auch wenn das bedeutete, von einer komplexen Idee abzuraten, um Risiken bei künftigen Updates zu vermeiden.“
— Matthias Förg, Head of Sales, Uniserv GmbH
Mit Microsoft Dynamics 365 Sales verfügt Uniserv heute über eine zentrale Steuerungseinheit für den gesamten Vertriebsprozess. Leads werden nicht mehr per E-Mail oder Excel verteilt, sondern transparent im System qualifiziert und nachverfolgt.
„Wir sind durch das neue CRM-System nicht zwingend schneller geworden, aber qualitativ deutlich besser. Alle Kundenanforderungen sind lückenlos nachvollziehbar. Das steigert die Qualität unserer Angebote und schafft echten Mehrwert im Kundendialog.“
Ob unübersichtliche Daten, dezentrale Prozesse oder fehlende Transparenz: Gemeinsam finden wir heraus, wie Sie Ihren Vertrieb mit Microsoft Dynamics 365 Sales gezielt verbessern.
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