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Warum Professional-Services-Unternehmen an Marge verlieren – und wie man das beheben kann

6 min read • Mar 24, 2026

Group Industry Manager, Team Manager & Solution Architect

Wenn man ausreichend Zeit damit verbringt, mit Dienstleistungsunternehmen zusammenzuarbeiten, erkennt man irgendwann ein Muster. Wir haben es in verschiedenen Branchen, auf verschiedenen Märkten und in Unternehmen unterschiedlicher Größe beobachtet. Das Geschäft wächst. Es gibt mehr Arbeit, mehr Kunden, mehr Projekte.

Und dennoch: die Margen geraten zunehmend unter Druck.

Nicht auf einmal. Nicht dramatisch. Aber so beständig, dass die Unternehmensleitung beginnt, sich dieselbe Frage zu stellen: Wo verlieren wir Geld?

Wachstum bringt Komplexität mit sich. Die Kontrolle hält nicht immer Schritt.

In der Anfangsphase ist meist alles unter Kontrolle. Man kennt seine Projekte. Man hat seine Kosten im Blick. Wenn etwas schiefgeht, erkennt man es schnell und kann reagieren. Doch wenn das Unternehmen wächst, wird es schwieriger, diese Übersicht zu bewahren. Typischerweise beobachten wir, dass sich Daten auf mehrere Systeme verteilen:

Projektmanagement-Tools
Zeiterfassungslösungen
Tabellenkalkulationen
Finanzsysteme

Jedes davon ist für sich genommen nützlich. Aber zusammen führen sie zu Fragmentierung. Und irgendwann hat niemand mehr einen vollständigen, verlässlichen Überblick.

Für CFOs äußert sich dies oft in Verzögerungen beim Verständnis der finanziellen Performance.

Für CIOs wird klar, dass die Systemlandschaft nicht mehr tragbar ist.

Unserer Erfahrung nach beginnt hier die Margenerosion – nicht wegen eines großen Problems, sondern wegen vieler kleiner Probleme, die nicht mehr rechtzeitig sichtbar sind.

Finanzielle Steuerung bei internationalem Wachstum sichern

Wenn Wachstum schneller ist als die Finanzprozesse

Mit der Expansion in neue Märkte steigt die finanzielle Komplexität oft schneller als erwartet. Prozesse, die in einem einzelnen Land funktioniert haben, stoßen bei mehreren Gesellschaften, Währungen und regulatorischen Anforderungen schnell an ihre Grenzen.

Tabellenkalkulationen funktionieren – bis sie es nicht mehr tun

Fast jedes Unternehmen, mit dem wir zusammenarbeiten, hat eine Phase durchlaufen, in der Tabellenkalkulationen eine zentrale Rolle spielten. Und um fair zu sein: Am Anfang funktionieren sie gut. Sie sind flexibel, benutzerfreundlich und lassen sich schnell anpassen. Aber wir haben auch den Punkt gesehen, an dem sie nicht mehr funktionieren.

Meistens sieht das so aus:

verschiedene Teams arbeiten mit unterschiedlichen Versionen derselben Daten
manuelle Schritte in kritischen Finanzprozessen
die Erstellung von Berichten dauert zu lange
wachsende Unsicherheit bei den Zahlen

An diesem Punkt geht es nicht mehr um Effizienz. Es wird zu einer Frage, die wir oft hören: „Können wir unseren Daten bei der Entscheidungsfindung tatsächlich vertrauen?“ Für CFOs und CIOs ist das ein entscheidender Moment. Bei der Finanzkontrolle geht es nicht nur um das Berichtswesen.

Eine weitere Beobachtung ist, dass die Finanzkontrolle oft noch zu eng ausgelegt wird.

Es geht nicht nur darum, die Bücher abzuschließen oder Berichte zu erstellen. In den Projekten, an denen wir beteiligt waren, liegt die eigentliche Herausforderung woanders. Es geht darum, frühzeitig genug zu erkennen, was im Unternehmen vor sich geht, um handeln zu können.

Das bedeutet, dass man in der Lage sein muss:

die Rentabilität eines Projekts im Verlauf zu verfolgen – und nicht erst Monate später
operative Aktivitäten mit finanziellen Ergebnissen zu verknüpfen
Risiken zu erkennen, bevor sie sich auf die Ergebnisse auswirken

Ohne diese Möglichkeiten wird es schwieriger, das Wachstum zu steuern.

Entscheidungen verzögern sich.
Die Planung wird unzuverlässiger.
Die Margen werden weniger vorhersehbar.

Wo ERP tatsächlich einen Unterschied macht

Dies ist in der Regel der Punkt, an dem Unternehmen beginnen, ernsthaft über ERP nachzudenken. Nicht, weil sie nach neuer Technologie suchen, sondern weil sie mehr Struktur benötigen. Was wir bei erfolgreichen Projekten beobachtet haben, ist, dass ERP dabei hilft, alles zusammenzuführen:

Finanzen
Projekte
Ressourcen
Abrechnung

in einem einheitlichen System.

Für CFOs bedeutet das in der Regel:

klarere und schnellere Einblicke in die Rentabilität
zuverlässigere Finanzdaten
bessere Kontrolle über Prognosen und Planung

Für CIOs:

weniger isolierte Systeme
standardisiertere Prozesse
eine Plattform, die zukünftiges Wachstum unterstützen kann

ERP vereinfacht das Geschäft nicht. Aber es macht es wieder transparent und überschaubar.

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Zur vollständigen Case Study

Wo Projekte oft schiefgehen

Ein Fehler, den wir immer noch recht häufig beobachten, ist, dass sich Unternehmen stark auf die Auswahl des richtigen Systems konzentrieren. Und natürlich ist das wichtig. In der Praxis ist dies jedoch selten der entscheidende Faktor. Wir haben Projekte mit leistungsstarken Plattformen gesehen, die ins Stocken geraten sind – und andere, die mit sehr ähnlicher Technologie erfolgreich waren. Der Unterschied ist fast immer derselbe.

Projekte geraten in Schwierigkeiten, wenn:

Prozesse nicht klar definiert sind
die Zuständigkeiten nicht im Voraus vereinbart wurden
die Ziele nicht bei allen Beteiligten aufeinander abgestimmt sind
die Umsetzung nicht strukturiert ist

Aus Sicht des CFO führt dies zu verfehlten Erwartungen.

Aus Sicht des CIO bedeutet dies oft Verzögerungen, Nacharbeiten und eine geringe Akzeptanz.
Technologie löst diese Probleme nicht. Sie deckt sie auf.

Warum der Partner wichtiger ist als die Plattform

Aus diesem Grund spielt der Implementierungspartner unserer Erfahrung nach eine viel größere Rolle, als viele zunächst erwarten. Bei der ERP-Implementierung geht es nicht nur um die Einführung eines Systems. Es geht darum, die zukünftige Arbeitsweise des Unternehmens zu gestalten. Projekte, die gut funktionieren, beginnen in der Regel anders. Sie beginnen mit Klarheit.

Wir investieren im Vorfeld Zeit, um:

zu verstehen, wie das Unternehmen tatsächlich funktioniert
Prozesse und Zuständigkeiten zu definieren
die Erwartungen teamübergreifend abzustimmen

Und dann bringen wir Struktur in die Umsetzung:

klare Meilensteine
transparente Kommunikation
frühzeitige Erkennung von Risiken

Denn was CFOs und CIOs letztendlich suchen, ist nicht nur Funktionalität. Sie suchen nach Vorhersehbarkeit. Sie wollen wissen, dass:

das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
es im realen Betrieb funktioniert.
es messbaren Mehrwert schafft.

In diesem Sinne kaufen sie keine Technologie. Sie kaufen die Gewissheit, dass das Ergebnis geliefert wird. Margendruck im Bereich der professionellen Dienstleistungen entsteht selten durch ein einziges großes Problem.

Er baut sich im Laufe der Zeit auf:

begrenzte Transparenz
unverbundene Systeme
verzögerte Erkenntnisse

Unternehmen, die dieses Problem erfolgreich angehen, verfolgen in der Regel einen strukturierteren Ansatz. Sie investieren frühzeitig in Kontrolle. Sie vernetzen ihre Daten und Prozesse.

Und sie arbeiten mit Partnern zusammen, die Komplexität bewältigen können – nicht nur Systeme implementieren. Denn Wachstum an sich ist nicht die Herausforderung.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Kontrolle zu behalten, während man wächst.

Abschließender Gedanke

Nachdem man an genügend dieser Projekte gearbeitet hat, wird eines klar: Technologie hilft.
Aber sie ist nicht das, was den Unterschied ausmacht. Die Umsetzung tut es. Und für CFOs und CIOs ist es genau das, was letztlich die Margen schützt und Wachstum ermöglicht, ohne die Kontrolle zu verlieren.

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Digitale Transformation Data Analytics

Über den Autor

Anže Krpič

Group Industry Manager, Team Manager & Solution Architect

Anže arbeitet mit Finanzvorständen, IT-Leitern und Geschäftsführern in Dienstleistungsunternehmen zusammen, die so stark wachsen, dass bestehende Prozesse und Systeme nicht mehr mithalten können.

In seiner Arbeit konzentriert er sich darauf, Unternehmen dabei zu helfen, angesichts zunehmender Komplexität die Kontrolle zurückzugewinnen – über Projekte, Teams und internationale Standorte hinweg. Er war an Projekten mit wachstumsstarken und global verteilten Unternehmen beteiligt und hat diese dabei unterstützt, ihre Finanz- und Betriebsprozesse so zu strukturieren, dass sie mit dem Wachstum Schritt halten können.

Sein Ansatz beginnt damit, zu verstehen, wie das Unternehmen in der Praxis tatsächlich funktioniert – bevor Technologie eingeführt wird. Durch die Abstimmung von Finanzkontrolle, Projektabwicklung und operativen Prozessen hilft er Unternehmen dabei, eine einheitliche Grundlage für Entscheidungsfindung und Wachstum zu schaffen.

Bei BE-terna unterstützt Anže Unternehmen bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365, um skalierbare ERP-Umgebungen zu schaffen, die Transparenz, Vorhersehbarkeit und Kontrolle ermöglichen – selbst in komplexen, aus mehreren Einheiten bestehenden Strukturen.

Denn im Bereich Professional Services bedeutet nachhaltiges Wachstum nicht nur Expansion. Es geht darum, die Kontrolle zu behalten, während man wächst.

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