Moderne ERP-Systeme als strategischer Vorteil für Unternehmen
Blog

Moderne ERP-Systeme als strategischer Vorteil für Unternehmen

10 min read Jun 03, 2020

Die Ankunft von ERP-Lösungen in der Cloud führte zu gewissen Veränderungen der Implementierungsmethoden. In diesem Blog-Beitrag werden wir uns damit beschäftigen, welche Faktoren sich auf die Implementierung einer ERP-Unternehmenslösung auswirken und wie diese Veränderungen von allen Beteiligten empfunden werden, die in die Implementierung von Unternehmenslösungen involviert sind.

Vor der Cloud-Ära

Was war vor dem Zeitalter der Cloud typisch für Unternehmensanwendungen?

Microsoft betrat den Markt für Unternehmenslösungen 2002 mit der Übernahme der Navision- und Axapta-Lösungen. Navision, heute bekannt als Dynamics 365 Business Central, war zu diesem Zeitpunkt bereits primär auf kleine Unternehmen ausgerichtet, während Axapta, heute Dynamics 365 for Finance and Operations, sich primär an größere Unternehmen richtete. Trotz der Unterschiede zwischen den beiden Lösungen gibt es einige wenige allgemeine Funktionen, die tatsächlich typisch für die meisten Unternehmenslösungen sind:

  • Betrieb innerhalb einer eigenen Infrastruktur (oder in einer Rechenzentrums-Infrastruktur)
  • Die Art und Weise, Anpassungen vorzunehmen
  • Anpassungen sind ein integraler Bestandteil jeder Implementierung, da die Standardfunktionen in vielen Fällen nicht alle Kundenanforderungen erfüllen Bei herkömmlichen Lösungen bedeuteten Anpassungen in erster Linie eine direkte Änderung des vom Anbieter (in unserem Fall Microsoft) gelieferten Standard-Programm-Codes
  • Methodik des Implementierungsansatzes - In den meisten Fällen wurde ein Ansatz mit sequenzieller Durchführung der einzelnen Phasen (meist die so genannte Wasserfallmethode) verwendet, wobei diese Phasen aufeinander folgten: Analyse, Design, Entwicklung, Test, Schulung, Übergang zum Produktionsbetrieb.
  • Change Management
  • Aktualisierungen der Standardlösung (in Form von Hot-Fixes, Verbesserungen etc.) erfolgten während des Supportzeitraums einer bestimmten Version, die Implementierung in Umgebungen, die umfangreiche Anpassungen enthielten, waren jedoch häufig recht komplex.
  • Upgrades und der gesamte Anwendungs-Lebenszyklus - Üblicherweise wurde eine neue Version über einen Zeitraum von zwei Jahren hinweg eingeführt, wodurch umfangreiche Änderungen der Datenstruktur sowie der Technologie erfolgten. Je umfangreichere Anpassungen das System umfasste, desto schwieriger war der Übergang zur neuen Version.

Dynamics 365 Business Applications

Microsoft bietet heute im Bereich der Business Applications neben zahlreichen anderen Dynamics 365-Anwendungen Dynamics 365 Business Central  und Dynamics 365 Finance and Supply Chain an. Beide Lösungen wurden vor dem Hintergrund moderner Cloud-Lösungen entwickelt und haben das Ziel, vollständig auf alle Herausforderungen in Verbindung mit der Implementierung herkömmlicher Unternehmenslösungen zu reagieren. Dies wirkt sich gravierend auf die Implementierungsmethode aus, d. h. sowohl auf den Systemintegrator als auch auf den Kunden. Worauf beziehen sich diese Auswirkungen?

Infrastruktur

Beginnen wir mit der Infrastruktur – vielleicht die offenkundigste Auswirkung.

Mit der Einführung von Cloud-Lösungen war es nicht länger notwendig, über die für einen reibungslosen Betrieb erforderliche Hard- und Software nachzudenken. Wir müssen uns keine Gedanken mehr über System- und Anwendungssoftware-Updates machen. Wir brauchen uns nicht um Szenarien zu sorgen, die eine hohe Systemverfügbarkeit, Backups und ähnliches beinhalten... Wir können umfassende Informationen zur Telemetrie erhalten, die uns den Zustand unseres Systems mitteilen.

Die Cloud-Infrastruktur ermöglicht ein müheloses Einrichten weiterer Umgebungen für unterschiedliche Zwecke wie beispielsweise Entwicklung, Test, Performance-Test etc. Dies bietet einen großen Vorteil gegenüber lokalen Systemen (zusätzliche Umgebungen innerhalb der Cloud-Infrastruktur sind selbstverständlich mit zusätzlichen Kosten verbunden).

Es muss betont werden, dass Dynamics 365-Lösungen ebenfalls innerhalb einer lokalen Infrastruktur installiert werden können, wodurch die Komplexität natürlich stark erhöht wird. In diesem Fall muss der Implementierer einen detaillierten Plan der erforderlichen Hardware sowie der System- und Anwendungs-Software erstellen. Wartungs- und Update-Mechanismen müssen eingerichtet werden.

Dynamics 365 Finance and Supply Chain

Cloudbasiertes ERP-System for Multi-Site-Businesses

Erfahren Sie mehr

Anpassungen

Eine der wichtigsten Erkenntnisse der Anbieter traditioneller ERP-Lösungen war, dass es ausgesprochen schwierig für Kunden sein kann, zu entscheiden, ob Sie ein Upgrade auf neuere Versionen ihrer Lösungen durchführen. Die Zweifel und Befürchtungen bezogen standen hauptsächlich in Verbindung mit einer Skepsis über die hohe Anzahl an erforderlichen Anpassungen. Je mehr Anpassungen die Lösung enthält, desto größer ist der Aufwand für ein Upgrade.

Daher war es häufig so, dass wir nicht mehr nur über ein Upgrade sprachen, sondern ebenfalls über eine Neu-Implementierung.

Eines der Hauptmerkmale aller Cloud-Lösungen ist ihre konstante Aktualisierung und Erweiterung um neue Funktionen - Updates können praktisch monatlich erfolgen. Damit die Benutzer neue Versionen ihrer Lösung relativ einfach übernehmen konnten, war es erforderlich, die Art und Weise, auf die Anpassungen erfolgten, grundlegend zu verändern. Es mag zuvor möglich gewesen sein, Änderungen am Standard-Basis-Code des Anbieters vorzunehmen, bei Cloud-Lösungen ist dies jedoch nicht der Fall. Daher wurde ein neues Modell eingeführt, bei dem der Implementierer nicht mehr die Möglichkeit hatte, den Standard-Code zu ändern, sondern an vordefinierten Stellen im Programm-Code (so genannten Erweiterungspunkten) seinen eigenen Code schreiben konnte - eine so genannte Erweiterung. Wenn der Hersteller seinen Standard-Code ersetzt und keine größeren Änderungen vornimmt (z. B. bestimmte Datenstrukturen oder Software-Artefakte entfernt...), funktionieren die bestehenden Erweiterungen mit dem neuen Update wie zuvor (ähnlich wie beim Austausch eines Laptops, nach dem alle USB-Geräte wie zuvor funktionieren, eine größere Änderung wäre natürlich eine Änderung des Standards). In der Folge werden Anpassungen komplexer.

Darüber hinaus ist eine „Low-Code-Entwicklungsplattform“ unter dem geläufigen Namen Power Platform erhältlich, die PowerBI, PowerApps, PowerAutomate etc. enthält. Diese Services ermöglichen die Entwicklung schneller Lösungen in den Bereichen „Self-Service-Business-Intelligence“, Anwendungsentwicklung und Automatisierung.

Methodik

Die moderne Dynamics 365-Familie von Unternehmensanwendungen wird praktisch monatlich oder häufiger aktualisiert. Gegenwärtig finden große Veränderungen statt - es kommt zu einer Zerlegung großer monolithischer Lösungen, die sich in der Eliminierung vollständiger Module widerspiegelt, die durch neue Cloud-Lösungen ersetzt werden (einige jüngste Beispiele: Dynamics 365 Human Resources, Dynamics 365 Finance Insights, Dynamics 365 AI…). Und in einer solchen Umgebung ist es nicht vorstellbar, starre Methodiken zur Implementierung einer komplexen Unternehmenslösung anzuwenden. Als Reaktion auf die sich rasch verändernde Umgebung hat Microsoft einen Methodik-Ansatz mit der Bezeichnung CRP (Conference Room Pilot) vorgeschlagen, der den Wasserfallansatz und agile Ansätze miteinander verbindet. 

In diesem Fall umfasst die Implementierung die folgenden Schritte:

  • Agile Vorbereitung des initialen Aufgabenrückstands (Backlog-Objekte)
  • Definieren von Etappenzielen in Form von CRP-Workshops
  • Iterative Implementierung der CRP-Phasen (jede CRP-Phase besteht aus einer kurzen Analyse, Entwicklung und Test. Der Fortschritt erfolgt simultan nach allen Projektaktivitäten wie Einstellungen, Anpassungen, Integrationen, Migrationen ...)
  • Schulung
  • Testen
  • Übergang zur Produktion

Die wichtigsten Vorteile eines solchen Ansatzes sind:

  • Einbeziehen des Kunden vom Projektbeginn bis zum Abschluss
  • Laufende Fortschrittsüberwachung und Ergreifen korrektiver Maßnahmen, wenn erforderlich
  • Kontinuierliches Feedback von den Benutzern
  • Anpassen der Anforderungen entsprechend den inkrementellen Auslieferungen (häufig verändern sich die Anforderungen während der Implementierung selbst) für eine schnellere Implementierung

Anwendungslebenszyklus

Bei traditionellen Lösungen waren wir an eine vollständige Autonomie bei Code-Management und Patch-Installation gewöhnt, bei Cloud-Lösungen jedoch ist dies vollkommen anders. Bei Dynamics 365 Finance and Operations ist das Anwendungs-Lebenszyklus-Management nur über das LCS-Kollaborationsportal (LCS - Lifecycle-Services) möglich, was für Cloud-Lösungen bedeutet, dass die Anwendung von Updates auf die Produktionsumgebung von Microsoft im Rahmen seiner regulären Services erfolgt. Sowohl der Kunde als auch der Implementierer können nur über die Benutzeroberfläche auf das System zugreifen. Wenngleich wir es gewohnt waren, problemlos auf Daten zuzugreifen, Patches zu installieren und schnelle Ad-hoc-Aktionen durchzuführen, besteht diese Möglichkeit nun in keiner Weise mehr. Nun gibt es eine Verfahrensweise, in der die Schritte zur Installation eines neuen Pakets in der Produktionsumgebung präzise beschrieben werden, z. B. ist eine Voraussetzung hierfür das Testen in einer Sandbox. 

Durch Automatisierung unterstützte Tests sind nun wichtiger als je zuvor, da wir uns keinen Systemausfall aufgrund mangelhafter Tests leisten können. 

Evergreen-Lösung

Für Dynamics 365 for Finance and Operations erhält der Kunde 8 Updates jährlich und muss mindestens 2 von ihnen pro Jahr akzeptieren, was in der Praxis bedeuten kann, dass 3 aufeinander folgende Updates übersprungen werden. Darüber hinaus sind stets wichtige Fehlerkorrekturen für das vorherige Release erhältlich (d. h., wenn das aktuelle Release 10.0.6 ist, sind Korrekturen für 10.0.5 verfügbar).

So verfügen die Kunden stets über das neueste Update, das alle bekannten wichtigen Fehlerkorrekturen, neue Features und Funktionen beinhaltet.

Für uns als Implementierer bedeutet dies selbstverständlich, dass wir in der Lage sein müssen, Updates mehrmals jährlich zu akzeptieren und sicherzustellen, dass alle Erweiterungen korrekt funktionieren. Nochmals – automatisierte Tests spielen eine wichtige Rolle.

Im Falle einer „Cloud“-Lösung dürfen wir natürlich nicht vergessen, dass wir über einen All-inclusive-Service sprechen, der sowohl die Aktualisierung der System- als auch der Anwendungs-Software beinhaltet.

Es besteht ein Unterschied zwischen einer cloud-basierten und einer lokalen Bereitstellung - bei einer lokalen Bereitstellung behält der Kunde mehr Flexibilität (d. h., er ist für sich selbst verantwortlich), was ohne regelmäßige Updates jedoch nicht möglich ist.

Sie mögen, was Sie lesen?

Melden Sie sich zu unserem Newsletter an und bleiben Sie up-to-date.

Über den Autor

Iztok Juvan

Chief Technology Officer