Schnelligkeit als Wettbewerbsfaktor: BE-terna beschleunigt Großhandelsprozesse mit KI

„Die zunehmende Digitalisierung hat die Wettbewerbssituation nachhaltig verändert: Großhändler konkurrieren nicht länger nur untereinander, sondern in zunehmendem Maße auch gegen die großen Internet-Giganten, auf deren Online-Marktplätzen auch Großhandelsware oft nur einen Klick entfernt ist“, betont Matthias Breitenstein, Industry Lead Fashion & Commerce bei BE-terna. „Es gilt daher, Kundenanfragen und Aufträge so schnell wie möglich zu bearbeiten und dazu die dahinterstehenden Prozesse umfassend zu automatisieren. Im Ergebnis steigert dies nicht nur die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung, sondern entlastet Mitarbeitende auch von zeitraubenden manuellen Prozessen. Zeit, die eindeutig besser investiert wäre, in das, was den traditionellen Großhandel nach wie vor von der Online-Konkurrenz abhebt: eine fachkundige Beratung.“

KI, die die Kunden versteht 

Der Spezialist für Business-Software BE-terna unterstützt Großhändler dazu bei der Planung und Umsetzung entsprechender KI-Projekte. Dabei kann künstliche Intelligenz etwa zum Einsatz kommen, um nicht-standardisierte Kundenanfragen wie Aufträge per E-Mail zu analysieren und in strukturierte Informationen umzuwandeln, auf deren Basis dann unmittelbar ein Verkaufsauftrag generiert werden kann. Falls gewünscht, kann dieser zunächst einem zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe vorgelegt oder alternativ unmittelbar für den Kunden bestätigt werden. Auf diese Weise lassen sich Aufträge mit höchstmöglicher Effizienz bearbeiten – auch unabhängig von Nachfragespitzen, für die die Lösung automatisch in passender Weise skaliert.

Das Auslesen der Textinhalte erfolgt mithilfe einer vorkonfigurierten Azure-Komponente, die den Nachrichteninhalt in eine strukturierte Datei umwandelt, die wiederum vom ERP-System eingelesen werden kann. Trainiert wird die KI für jeden Kundeneinsatz am individuellen Daten-Pool des Unternehmens. Je nach Komplexität sind hierfür mehrere Wochen bis mehrere Monate an Trainingszeit erforderlich.

Artikelvarianten berücksichtigen

Damit die entsprechende KI-Komponente in der Praxis so effektiv wie möglich arbeiten kann, ist ein entsprechendes Wissensfundament erforderlich, auf das die KI zur Identifizierung der gewünschten Produkte zurückgreifen kann. Dieses Wissensfundament schafft BE-terna mit seiner passgenau auf den Großhandel zugeschnittenen ERP-Lösung „BE-terna Wholesale“. Diese basiert auf dem umfassenden Standard von Microsoft Dynamics 365 Finance&Operations, erweitert diesen jedoch um passgenaue Funktionen und Add-ons, die dediziert auf die Gegebenheiten und Anforderungen im Großhandel zugeschnitten sind. So deckt „BE-terna Wholesale“ alle relevanten Geschäftsprozesse des Großhandels – von Einkauf und Lager über Logistik bis zur Finanzbuchhaltung – in einem zentralen System ab. 

Hierzu zählt unter anderem die umfassende Unterstützung von Varianten, mit der die Lösung dem hohen Variantenreichtum der Produktportfolios im Großhandel Rechnung trägt. Deren Abbildung im System ermöglicht es der KI wiederum, nicht nur den gewünschten Artikel, sondern auch die korrekte Variante auf Basis der textbasierten Anfrage zu ermitteln – ein Prozess, der sich durch eine deutlich höhere technische Komplexität auszeichnet. So könnte ein textbasierter Auftrag etwa lauten: „Bitte die gleiche Schraube wie beim letzten Mal, nur eine Nummer größer“. Die KI muss hier nicht nur den korrekten Artikel aus dem zurückliegenden Auftrag ermitteln, sondern auch die unterschiedlichen Varianten, in denen der Artikel erhältlich ist. Auf Basis dieses Wissens gilt es dann, den Zusammenhang korrekt zu interpretieren und zu identifizieren, welche Variante die nächstgrößere Länge zum bislang bestellten Artikel bietet.

Passgenaue Branchenprozesse – mit BE-terna Wholesale 

Neben der Abbildung von Varianten unterstützt BE-terna Wholesale Großhändler mit zahlreichen weiteren spezifischen Branchenfunktionen. Dazu zählen unter anderem:

• Granulare Auftrags- und Verfügbarkeitsplanung: Für die Auftragszuteilung lassen sich in der BE-terna-Lösung auch geplante Wareneingänge miteinbeziehen. So müssen aktuelle Bestände nicht für Auslieferungen in der Zukunft geblockt werden, obwohl bis zu diesem Zeitpunkt neue Bestände eingehen werden. Durch die Berücksichtigung der Verfügbarkeiten lässt sich die Effizienz des Warenmanagements deutlich verbessern.
• Granulare Abbildung von Kundenhierarchien und Preisstrukturen: BE-terna Wholesale ermöglicht ein flexibles und strukturiertes Preismanagement, von länderspezifischen Preisen bis hin zu kundenspezifischen Rabatten.
• Abbildung von Blockaufträgen: Für Stammkunden mit regelmäßigen Aufträgen lassen sich passende Kontingente bereits vorab reservieren.
• Transporttransparenz in Echtzeit: Mithilfe des „Carrier Connect“-Moduls lässt sich das Tracking mit verschiedensten Versanddienstleistern unmittelbar integrieren. So verfügen Großhändler jederzeit über Transparenz darüber, wo sich Ware befindet, und können Kunden bei Anfragen unmittelbar Auskunft geben.
• Effiziente Kalkulationsmöglichkeiten: Das „Landed Cost“-Modul ermöglicht die Kalkulation der Gesamtkosten eines Artikels über sämtliche Zuschläge und Frachtraten hinweg. Auch Transportzeiten lassen sich miteinbeziehen.
• Unterstützung für Streckengeschäft: In Fällen, in denen ein Lieferant die Ware nicht an den Großhändler selbst, sondern unmittelbar zum Kunden liefert, ermöglicht BE-terna Wholesale eine automatische Belegverknüpfung. Aus dem Verkaufsauftrag wird dann eine Einkaufsbestellung generiert, inklusive Übergabe der korrekten Parameter wie der Zieladresse.
• Flexible QM-Funktionen für den Wareneingang: Mit dem Qualitätsmanagement-Modul lässt sich eingehende Ware effizient nach individuellen Anforderungen prüfen, von AQL- bis hin zu stichprobenartigen Verfahren. Auch warengruppenspezifische Setups sind möglich, etwa wenn bestimmte Artikel auf individuelle Weise geprüft werden müssen.

Unterstützung vom Branchenexperten 

BE-terna unterstützt Großhändler nicht nur auf technischer Ebene mit passgenauen Branchenfunktionen. Mit seinen mehr als drei Jahrzehnten Erfahrung im Großhandelskontext kombiniert der Software- und Beratungs-Spezialist spezifisches Know-how mit umfassender Projekterfahrung. So unterstützt BE-terna Großhändler auf allen Stufen ihres ERP-Projekts – von der Planung über die passgenaue Implementierung der Lösung bis hin zur Realisierung hochmoderner KI-Szenarien, um den Anforderungen des modernen Großhandels bestmöglich gerecht zu werden.