Microtec: Power BI bringt Licht ins Daten-Unterholz
Case Study

Microtec: Power BI bringt Licht ins Daten-Unterholz

5 min read Feb 10, 2021

Microtec GmbH ist der führende Anbieter für Scan- und Optimierungslösungen in der holzverarbeitenden Industrie. Mit BE-terna als Implementierungspartner wurde bereits die CRM-Lösung Microsoft Dynamics 365 eingeführt. Microtec möchte die nun verfügbaren Daten noch effizienter nutzen, um das Targeting von Neukunden zu verbessern und die Zufriedenheit von Bestandskunden weiter zu erhöhen. Um diesem Ziel einen Schritt näher zu kommen, wurde gemeinsam mit den Data Analytics und AI Beratern von BE-terna Power BI eingeführt.

Die Suche nach der richtigen BI-Lösung

In der Vergangenheit hat Microtec mit SQL-Server Reporting Services lediglich wenige statische Reports erstellt, die weder Graphen noch Drill-Through Optionen beinhalteten. Die Datenauswertung war dadurch sehr beschränkt. Durch die durchwegs positiven Erfahrungen der Auswertungen der CRM-Daten in Power BI, wuchs der Wunsch auch in anderen Unternehmensbereichen ein neues Reporting aufzusetzen. Das Bedürfnis nach sofort abrufbaren, detaillierten und interaktiven Berichten, sollte dadurch erfüllt werden. Auf Basis der guten Zusammenarbeit aus der Vergangenheit trat Microtec an das Data Analytics Team der BE-terna heran, um die Implementierung gemeinsam durchzuführen.

Projekte managen mit Power BI

Zunächst wurde der Sales Bereich integriert. Dann folgten Financial Controlling und Project Controlling mit entsprechendem bereichsübergreifenden Management Dashboards. Als nächstes werden Einkauf und Service folgen.

Wir haben Ideen ohne Ende und auch den entsprechenden Bedarf

betont Martin Mair, IT Abteilungsleiter bei Microtec.

Im Finanzbereich kann Microtec dank Power BI nun täglich die komplette Profit- und Loss-Analyse, den Cashflow mit Forecast und einen großen Teil der Bilanz, inklusive Personalkosten sowie Fixkosten abrufen. Auch im Bereich Projekt Controlling wird schon jetzt stark von dem neuen Business Intelligence Tool profitiert. Besonders beim Thema Projekt Controlling erkennt Martin Mair erhebliche Vorteile. Das Projektmanagement setzt sich Abschlussziele in Eurobeträgen pro Monat. Im Fall einer Verzögerung des Projekts hat das in der Vergangenheit zu Unstimmigkeiten des Forecasts geführt, vor allem wenn sich ein Projekt ins neue Geschäftsjahr verschoben hat. Mit Power BI werden diese Projektabweichungen direkt übernommen und im Forecast abgebildet. Ein weiterer Vorteil ist die Darstellung des Kostenverlaufs. Mit Power BI kann genau ermittelt werden zu welchem Zeitpunkt das Projektbudget erreicht wurde oder welche Projekte geschlossen werden müssen. Die Kompatibilität des ERP-Systems mit Power BI stellt für Microtec einen besonderen Vorteil dar.

Im Bereich Sales plant Microtec nun bereits den dritten Release der BI-Integration mit neuen Möglichkeiten, wie zum Beispiel eine detaillierte Lead Analyse. Mithilfe der Daten soll eine interaktive Landkarte erstellt werden, in der die Anzahl der Leads, Activities und Orders der letzten 3 Jahre aufgeführt werden soll. Auf der Karte sollen die Outcomes der einzelnen Business Units, wie Wood und Food, visualisiert werden, um so auf einen Blick erkennbar zu machen, welche Märkte sehr gut laufen und welche etwas mehr Aufmerksamkeit brauchen könnten. Weiters geplant ist ein KPI Monitor, der in den verschiedenen Abteilungen angebracht wird, um die aktuellen KPI’s mit den Mitarbeitern zu teilen und so die Motivation zu steigern.

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Daten zum Frühstück

Das Management hat jetzt beim Frühstück schon die aktuellen Geschäftszahlen vor sich liegen. Dafür sind sie sehr dankbar

berichtet IT Manager Mair. Früher mussten CSO und Controller dem CEO die Daten per Telefon oder Mail übermitteln. Dank Power BI wurde dieser Prozess automatisiert.

Die Zeitersparnis ist natürlich auch ein netter Nebeneffekt

fügt Mair hinzu. Auch die Bank Balance Funktion bietet große Vorteile, da die Geschäftsführung mit einem Klick auf die aktuellen Kontozahlen zugreifen kann. Außerdem konnte dank Power BI die Transparenz und Genauigkeit der Reports stark verbessert werden.

Datenlawinen kontrollieren mit Power BI

In einem ständig wachsenden Unternehmen wie Microtec, mit Standorten auf der ganzen Welt, erhöht sich auch konstant die Komplexität der Prozesse. Außerdem ist es unbedingt notwendig, dass das Management den Überblick über die verschiedenen Standorte behält. Aufgrund dessen ist die Ausweitung von Power BI standortübergreifend geplant, um die Maßstäbe anzupassen. Auch das Reporting der Tochterkonzerne gegenüber des Mutterkonzerns soll in Zukunft durch Power BI vereinfacht und automatisiert werden. Mair beschreibt die Situation folgendermaßen:

Das ist wie eine Lawine. Sobald das mal losgetreten wird, hört es nicht mehr auf mit den Daten. Man erkennt die Wichtigkeit der Daten und muss diese dann herunterbrechen und brauchbar machen.

Über Microtec

Als weltweiter Technologiepartner für die holzverarbeitende Industrie entwickelt das Team von Microtec ständig neue Ansätze und Lösungen zur Wertsteigerung in Sägewerken und der weiterverarbeitenden Holzindustrie.

Microtec setzt die Maßstäbe in diesem Markt seit 1980 und hat es aufgrund kontinuierlicher Innovationsbereitschaft und Kundenorientierung geschafft innerhalb der letzten 40 Jahre zum Weltmarktführer in seiner Branche aufzusteigen.

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