Alles, was Sie über die Lizenzen von Microsoft Dynamics 365 Business Central wissen müssen

Microsoft Dynamics 365 Business Central erfüllt die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen. Die Business-Software-Lösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanz-, Vertriebs-, Service- und Betriebsabläufe in einer einzigen, benutzerfreundlichen Cloud-Anwendung zu vereinen. Business Central ist eine zentrale Plattform, auf die User mit ihren Benutzerlizenzen von jedem Gerät und von überall aus zugreifen können.

Ein Business Central User verfügt über eine personengebundene Lizenz – im Gegensatz zur alten Microsoft ERP-Lösung Navision, bei der die Nutzer:innen über einen “simultanen Zugriff” verfügten. Dies bedeutet, dass jeder Person, die Zugriff haben soll, eine Lizenz zugewiesen sein muss.

Business Central Lizenztypen

Business Central-Lizenzen sind wie folgt gegliedert:

• Volllizenz (Full user)
• Eingeschränkte Nutzer:innenlizenz (Limited user)

Dynamics 365 Business Central Lizenztypen

Volllizenz (Full user)

Eine Volllizenz bietet vollständige Lese- und Schreibrechte für die Daten im System. Dies sind die Benutzerinnen und Benutzer, deren Aufgaben die Nutzung aller Funktionen der Business Central-Anwendung erfordern. Volllizenzen von Business Central sind in zwei Lizenztypen erhältlich:

Die Essentials-Lizenz ermöglicht den Zugriff auf die wichtigsten Funktionsbereiche wie Finanzen, Vertrieb, Beschaffung, Inventar und Projektmanagement sowie auf verschiedene andere Dienste, die Business Central bietet. Mit der Essentials-Lizenz steht den Usern die volle Systemfunktionalität zur Verfügung, wie z. B. das Anlegen, Lesen, Aktualisieren und Löschen von Daten in allen verfügbaren Geschäftsbereichen.

Die Premium-Lizenz bietet zusätzlich zu allen Essentials-Rechten Produktions- und Servicefunktionen.

Die Essentials- und Premium-Lizenzen im Vergleich

Unsere Business-Software-Lösung Business Central Express ist für Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich konzipiert, die in der Regel keine Produktionsprozesse verwalten. Daher ist das Business Central Express Paket ausschließlich mit dem Erwerb der Essentials-Lizenz erhältlich.

Volllizenzen können nicht kombiniert werden. Wenn das Unternehmen Produktions- oder Servicefunktionen nutzt, müssen alle User über eine Premium-Lizenz verfügen.

Eingeschränkte Nutzer:innenlizenz (Limited user)

Eingeschränkte Benutzer:innenlizenzen werden üblicherweise verwendet, um den Personenkreis an Usern im Unternehmen zu erweitern. In vielen Fällen kann mit dieser Lizenzart ein Großteil der Nutzerinnen und Nutzer ausgestattet werden, was finanzielle Vorteil für das Unternehmen bringen kann. Eine eingeschränkte Nutzerlizenz bietet vollständige Lese- und begrenzte Schreibrechte in Business Central. Dabei wird zwischen zwei Arten von eingeschränkten User-Lizenzen unterschieden:

• Teammitglied (Team member): Hat volle Leserechte, aber die Rechte zur Erfassung von Daten im System beschränken sich auf deren Aktualisierung (z. B. ein bestehender Kunden-, Lieferanten- oder Artikeldatensatz kann auf den neuen Stand gebracht werden, jedoch ohne neue Informationen hinzuzufügen), die Genehmigung von Aufgaben sowie die Erstellung von Angeboten und Proformarechnungen.
• Gerätebenutzer oder Gerätebenutzerin (Device user): Kann für die Verwendung auf einem bestimmten Gerät, auf dem mehrere Personen im Laufe des Tages angemeldet sein können, verwendet werden. Hierbei kann es sich um einen Point of Sale, ein Gerät zur Erfassung von Beständen im Lager, von Zeit, Umsatz oder Dienstleistungen handeln. Bei Gerätebenutzerlizenzen ist es nicht möglich, einzelne User und ihre Aktivitäten innerhalb des Systems zu überwachen.

Mindestens einer der Nutzerinnen und Nutzer in Business Central muss über eine Volllizenz verfügen, um weitere „Teammitglieder“-Lizenzen erwerben zu können.