Od osećaja do svakodnevnog uvida: Kako je ENSOL 360 unapredio praćenje inženjerskih projekata

"Ranije smo se više oslanjali na osećaj. Sada možemo svakodnevno da pratimo utrošene sate i oni se automatski evidentiraju u sistemu."

Nataša Kocjančič, rukovoditeljka dizajna i inženjeringa , ENSOL 360

Šta svakodnevno praćenje zaista menja

Uz Microsoft Project Operations, svaki član tima svakodnevno evidentira utrošene sate prema konkretnim zadacima i kategorijama rada. Podaci se unose u sistem istog dana kada nastanu, umesto da se naknadno rekonstruišu nekoliko nedelja kasnije.

Za Natašu to donosi dve ključne promene.

Prvo, u svakom trenutku može da vidi koliko je vremena preostalo za svaki zadatak i da li projekat napreduje prema planu. Ne mora da čeka kraj meseca. Ako neki zadatak traje duže nego što je planirano, tim ima vremena da reaguje.

Drugo, istorijski podaci sada su dovoljno pouzdani da mogu da posluže kao osnova za dalje planiranje. ENSOL 360 može da ažurira koeficijente za planiranje na osnovu stvarnih rezultata projekata, pa svaka nova procena postaje preciznija sa svakim završenim projektom. Osećaj je zamenjen podacima.

Prenos podataka koji je ranije zahtevao ručni rad

Inženjering ne funkcioniše izolovano. Kada se završi faza projektovanja, sastavnica materijala mora da se prosledi nabavci, sa svim komponentama, specifikacijama i količinama.

Ranije je to podrazumevalo ručni unos podataka. Neko je morao da preuzme podatke iz BIM alata Archicad i ručno ih prenese u proces nabavke. Svaki ručni korak nosio je rizik od greške, a svaka greška mogla je da utiče na naručivanje, rokove isporuke i budžet projekta.

Danas se, po završetku faze projektovanja, sastavnica materijala automatski izvozi iz Archicada i direktno učitava u Dynamics 365 Finance & Operations. Prenos podataka koji je ranije zahtevao ručnu intervenciju sada se odvija automatski.

Sagledavanje šire slike

Jedan od izazova pri vođenju tima za dizajn i inženjering koji istovremeno radi na više projekata jeste zadržavanje šire perspektive. Kada ste duboko uključeni u jedan projekat, lako je izgubiti iz vida celokupan portfolio: kako su radni sati raspoređeni među projektima, koje faze zahtevaju više vremena nego što je planirano i na šta tim zapravo troši svoje kapacitete.

Podaci iz Dynamics 365 direktno se prenose u Power BI okruženje kompanije ENSOL 360, dajući rukovodstvu objedinjeni pregled svih aktivnih projekata. Raspodela vremena po projektu, fazi i članu tima dostupna je na jednom mestu i automatski se ažurira.

Kako Nataša kaže:

„Umesto da gledamo pojedinačna stabla, sada možemo da sagledamo celu šumu.“

Platforma koja raste zajedno sa poslovanjem

Jedna od karakteristika implementacije koju Nataša posebno ističe jeste fleksibilnost. Kako je tim vremenom sve više koristio platformu, pojavili su se novi zahtevi, odnosno potrebe koje mogu jasno da se prepoznaju tek kroz svakodnevnu upotrebu. Dodati su prilagođeni obrasci i tokovi rada koji odgovaraju specifičnim potrebama inženjerskog tima, bez potrebe da se postojeća osnova menja iz temelja.

„Ovo je odlična platforma koju možemo dalje da razvijamo prema sopstvenim potrebama. Naravno, te potrebe postaju jasne tek nakon nekoliko meseci, pa čak i godina korišćenja. Ali osnova postoji i stalno otkrivamo nove načine na koje platforma može da nam pomogne.“

Nataša Kocjančič, rukovoditeljka dizajna i inženjeringa, ENSOL 360

Šta sledi

Trenutno se razvija direktna integracija između CRM rešenja i Project Operations. Cilj je da se rokovi projekta uneseni tokom prodajnog procesa automatski prenesu u Project Operations, čime se eliminiše dupliranje podataka prilikom predaje projekta iz prodaje timu zaduženom za realizaciju.

Tim takođe razmatra širu upotrebu funkcionalnosti za upravljanje resursima u okviru Project Operations, uključujući planiranje odsustava i pregled raspoloživih kapaciteta. Time će planiranje resursa biti još pouzdanije kako poslovanje bude raslo.