U saradnji sa BE-ternom, ENSOL 360 je implementirao Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain, Project Operations i CRM kao povezanu poslovnu platformu integrisanu sa postojećim Power BI okruženjem i BIM alatima. Rezultat su veća preglednost poslovanja, bolja finansijska kontrola, automatizovani procesi i sigurno IT okruženje spremno za dalji rast kompanije.

ENSOL 360 d.o.o. je slovenačka inženjerska kompanija koja posluje pod brendom 360 Karting i specijalizovana je za projektovanje, razvoj i realizaciju karting staza i povezanih sistema. Svaka staza je osmišljena kao kompletan poslovni model, od gejmifikovane vožnje i takmičarskih trka do vožnje na vreme, pri čemu je svako rešenje prilagođeno specifičnom konceptu i potrebama klijenta.

Kompanija sa sedištima u Izoli i Kopru i više od 50 zaposlenih upravlja kompletnim životnim ciklusom projekta, od idejnog rešenja i inženjeringa do nabavke, međunarodne logistike i montaže na lokaciji.
ENSOL je realizovao kompleksne projekte po meri u više od 30 zemalja na svim kontinentima, uključujući SAD, Ujedinjeno Kraljevstvo, Francusku, Nemačku, Saudijsku Arabiju, Ujedinjene Arapske Emirate, Indoneziju, Vijetnam, Kanadu i Meksiko.

Implementacija Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain, Project Operations i CRM rešenja realizovana je u saradnji sa BE-ternom i integrisana sa postojećim Power BI okruženjem i BIM alatom Archicad. Rešenje pokriva kompletan životni ciklus projekta, od prvog kontakta sa klijentom do inženjeringa, nabavke, transporta, montaže i završnog finansijskog izveštavanja. 

Izazov: rast međunarodnog poslovanja i nepovezani sistemi

Kako je ENSOL 360 širio međunarodno poslovanje, nedostatak jedinstvene platforme stvarao je sve više izazova u svim delovima kompanije. Inženjering, dizajn, prodaja, nabavka i upravljanje projektima radili su odvojeno, koristeći tabele, elektronsku poštu i neformalne procese bez jedinstvene strukture i bez automatizovanog protoka podataka između odeljenja.

Posledice su bile različite u svakom odeljenju, ali je uzrok bio isti: nije postojao jedinstven sistem, pregled poslovanja u realnom vremenu niti okvir za upravljanje koji bi mogao da podrži kompaniju sa više pravnih lica, valuta i regulatornih zahteva.

Najveći izazovi:

• Finansije i IT: Nije postojala centralizovana platforma, zbog čega su procesi bili nepregledni, bezbednosni rizici veći, a usklađivanje podataka između država i pravnih lica uglavnom ručno.
• Upravljanje projektima: Finansijski podaci o projektima vodili su se u zajedničkim Excel tabelama bez kontrole pristupa. Svaki korisnik mogao je da menja podatke bez revizijskog traga.
• Inženjering i dizajn: Zaposleni su mesečno evidentirali sate po sećanju, bez pregleda zadataka po fazama i bez automatizovanog prenosa podataka iz inženjeringa u nabavku.

Ambicije kompanije i zahtevi usklađenosti koje donosi poslovanje u više od 30 zemalja zahtevali su platformu spremnu za dalji rast.

"Prelaskom na Microsoft platformu eliminisali smo veliki broj nekontrolisanih procesa koji nisu bili usklađeni sa našim bezbednosnim politikama. To je bio veliki korak napred."

 Zlatan Hrvatin, direktor IT sektora, ENSOL 360 d.o.o. 

Rešenje: povezani Microsoft 365 ekosistem

BE-terna je za ENSOL 360 implementirala Microsoft 365 ekosistem prilagođen projektnom načinu poslovanja kompanije. Cilj nije bio samo zamena postojećih alata, već povezivanje cele kompanije u jedinstvenu platformu u kojoj podaci automatski prolaze između odeljenja i država.

Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain

Jedinstvena finansijska osnova podržava više pravnih lica kompanije ENSOL u više od 30 zemalja. Rešenje objedinjuje finansijske podatke, podržava poslovanje u više valuta i lokalne poreske i PDV zahteve. Ručno usklađivanje podataka između država zamenjeno je centralizovanim izveštavanjem i kontrolom pristupa po ulogama.

Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Centralni alat za realizaciju projekata. Svaki član tima svakodnevno evidentira sate po zadacima i fazama projekta, čime su neformalne mesečne procene zamenjene pregledom u realnom vremenu.
Planiranje po fazama pokriva kompletan proces realizacije:
Planiranje → Inženjering → Nabavka → Transport → Montaža → Sertifikacija
Kada se prodajna prilika zaključi u CRM sistemu, projektni planovi se automatski prenose u Project Operations bez ručnog unosa.

Microsoft Dynamics 365 CRM

Kompletno upravljanje prodajnim procesom od prvog kontakta do potpisivanja ugovora. Praćenje prodajnih prilika prema verovatnoći realizacije, standardizovan unos podataka i automatizovan prenos projekata nakon zaključenja prodaje omogućavaju projektnom timu da uvek radi sa tačnim i kompletnim informacijama.

Integracija sa Power BI

BE-terna je povezala postojeće Power BI okruženje kompanije ENSOL sa rešenjima Dynamics 365 Finance & Supply Chain i Project Operations, omogućavajući automatizovan protok podataka bez ručnog izvoza. Menadžment sada ima objedinjeni pregled svih aktivnih projekata u realnom vremenu, bez promena postojeće BI infrastrukture.

Integracija sa Archicad BIM sistemom

Kada inženjerski tim završi fazu projektovanja, specifikacije materijala se automatski izvoze iz Archicada u proces nabavke u okviru Dynamics 365 Finance & Supply Chain rešenja.
Na taj način eliminisan je ručni unos podataka i ubrzan prenos informacija između inženjeringa i nabavke.

Bezbednost i upravljanje

Prelazak na Microsoft poslovnu platformu eliminisao je veliki broj nekontrolisanih zastarelih procesa. Centralizovano upravljanje identitetima i pristupima, prava po ulogama i jedinstveno upravljanje podacima u finansijama, CRM sistemu i upravljanju projektima obezbeđuju infrastrukturu spremnu za usklađenost sa zahtevima međunarodnog poslovanja.

Saradnja sa BE-ternom

Saradnja između ENSOL 360 i BE-terne razvila se u dugoročno partnerstvo fokusirano na kontinuirana unapređenja. Nakon početne implementacije platforme, timovi su definisali dalje prioritete, uključujući optimizaciju CRM sistema, dublju integraciju Power BI rešenja i uvođenje procesa podržanih Microsoft Copilot tehnologijom. Partnerstvo je potom prošireno i na kompletnu optimizaciju CRM sistema.

"Unapredili smo komunikaciju, definisali konkretne naredne korake i dogovorili nastavak saradnje. Pred nama je mnogo potencijala i siguran sam da ćemo uspešno nastaviti putem koji smo zajedno postavili."

Zlatan Hrvatin, direktor IT sektora, ENSOL 360 d.o.o.

"Uspešna implementacija ERP sistema zahteva pravo partnerstvo. Integrator mora da razume vaše procese, ljude i strategiju. Jednako je važno da zna da prepozna šta vam je potrebno, čak i pre nego što to sami prepoznate."

Andrej Glavina, direktor projektnih operacija, ENSOL 360 d.o.o. 

Pre implementacije i danas

Pre implementacije, ENSOL 360 je koristio veliki broj nepovezanih alata bez centralnog sistema za upravljanje podacima. Finansijski podaci o projektima čuvali su se u zajedničkim Excel tabelama koje je svako mogao da menja bez traga. Zaposleni su sate evidentirali mesečno po sećanju, bez pregleda po zadacima. Prodaja, inženjering, nabavka i finansije koristili su odvojene izvore podataka, bez automatizovanih veza između odeljenja. Takođe nije postojao jedinstven pregled svih aktivnih projekata, a zastareli procesi predstavljali su bezbednosni i regulatorni rizik.

Danas ENSOL 360 koristi jedinstvenu Microsoft 365 platformu koja povezuje sva odeljenja u jedinstven i kontrolisan sistem. Prava pristupa po ulogama obezbeđuju integritet podataka u celoj organizaciji. Svaki član tima svakodnevno evidentira sate po zadacima i projektima. Kada se prodajna prilika zaključi u CRM sistemu, projektni planovi se automatski prenose u Project Operations, a zatim direktno u Power BI. Menadžment danas ima pregled nad više od 25 aktivnih projekata u realnom vremenu, dok su svi procesi usklađeni i potpuno revizijski sledljivi.

Rezultati

Implementacija Microsoft 365 platforme donela je merljiva unapređenja u oblasti upravljanja, finansijske kontrole i operativne efikasnosti u svim odeljenjima i na svim aktivnim projektima.

Partnerstvo prošireno: BE-terna preuzela i optimizaciju CRM sistema, u toku implementacija Microsoft Copilota

Sažetak

ENSOL 360 želeo je da zameni fragmentisan i pretežno ručno vođen način rada platformom koja može da podrži kompleksno poslovanje globalne kompanije. U saradnji sa BE-ternom, Microsoft Dynamics 365 danas povezuje finansije, prodaju, upravljanje projektima i inženjering u jedinstven upravljani sistem koji svim odeljenjima omogućava bolju preglednost, kontrolu i efikasniju saradnju.

Produženo partnerstvo potvrđuje poverenje kako u izabranu platformu tako i u dalji razvoj zajedničkih rešenja. Obim saradnje proširen je i na optimizaciju CRM sistema, a kompanije već uvode nove procese uz korišćenje Microsoft Copilota.