Zakaj se podjetja pri Business Centralu odločajo za SaaS

Ko podjetje že vrsto let uporablja on-prem ERP, je infrastruktura pogosto nekaj, o čemer se ne razmišlja več posebej. Strežniki so postavljeni, sistem deluje, ljudje poznajo svoje naloge, stroški pa so razporejeni med licence, strojno opremo, sistemsko programsko opremo, interno IT-ekipo in zunanje partnerje. Zato se lahko prehod na SaaS na prvi pogled zdi predvsem kot selitev istega sistema z lastnega strežnika v Microsoftov oblak.

V resnici je sprememba širša. Pri on-prem okolju mora nekdo zagotoviti, da infrastruktura deluje, da so sistemi posodobljeni, da se izvajajo varnostne kopije in da je okolje na voljo, ko ga uporabniki potrebujejo. Podjetje lahko za to skrbi samo ali delo prepusti zunanjemu ponudniku, vendar odgovornost in strošek ostajata. Pri Business Central SaaS velik del te infrastrukturne plasti prevzame Microsoft, uporabniki pa do sistema dostopajo kot do storitve.

Prava razlika med modeloma zato ni samo v lokaciji podatkovnega centra, ampak predvsem v drugačni razdelitvi odgovornosti.

IT se lahko manj ukvarja z infrastrukturo in bolj s poslovanjem

Pri on-prem okolju je treba poleg samega Business Centrala upravljati tudi vse, kar omogoča njegovo delovanje: strežnike, operacijski sistem, sistemsko programsko opremo, varnostne kopije, zmogljivost okolja in odziv ob morebitnih težavah. Če ima podjetje svojo IT-ekipo, del njenega časa neizogibno porabi za te naloge. Če infrastrukturo upravlja zunanji ponudnik, se isto delo samo preseli v pogodbo in strošek storitve.

Pri SaaS se velik del tega dela prenese na Microsoft. To seveda ne pomeni, da podjetje ne potrebuje več IT-ja ali partnerja za Business Central. Še vedno je treba skrbeti za uporabnike, procese, integracije, podatke in prilagoditve, vendar se lahko fokus premakne od vzdrževanja osnovne infrastrukture k dejavnostim, ki neposredno podpirajo poslovanje.

Za interno IT-ekipo lahko to pomeni več časa za povezovanje sistemov, avtomatizacijo procesov, izboljševanje uporabniške izkušnje ali uvajanje novih rešitev, namesto da bi pomemben del kapacitet porabljala za to, da ERP okolje tehnično ostaja pri življenju. SaaS torej ne odstrani potrebe po upravljanju ERP-ja, odstrani pa velik del tehnološke infrastrukture, ki jo mora podjetje pri on-prem okolju upravljati samo.

Nadgradnje niso več projekt, ki ga lahko odlagamo več let

Razlika med modeloma postane zelo očitna tudi pri nadgradnjah. Pri on-prem okolju ima podjetje precej nadzora nad tem, kdaj bo prešlo na novo različico. Na prvi pogled je to prednost, saj lahko termin prilagodi svojim projektom in poslovnim prioritetam. V praksi pa prav ta možnost pogosto pomeni, da se nadgradnja prestavi za nekaj mesecev, nato še za eno leto in nato ponovno za naslednje obdobje.

Ko se podjetje po daljšem času vendarle odloči za nadgradnjo, ta lahko postane samostojen projekt. Pripraviti je treba okolja, preveriti prilagoditve, zagotoviti ljudi za testiranje, uskladiti termin in izvesti prehod. Več različic kot je bilo vmes izpuščenih, večja je lahko razlika, ki jo mora podjetje naenkrat premostiti.

Pri SaaS je ritem drugačen. Posodobitve prihajajo redneje, zato mora biti tudi način razvoja in upravljanja sistema prilagojen temu, da Business Central ostaja aktualen. Prilagoditve je treba razvijati tako, da so nadgradljive, spremembe se preverjajo pogosteje, posamezni koraki med različicami pa so manjši.

To podjetju odvzame del možnosti, da bi se z nadgradnjo več let ne ukvarjalo, hkrati pa preprečuje, da bi se sčasoma ustvaril velik tehnološki razkorak med trenutno in aktualno različico. Nadgradnja tako postopoma preneha biti velik projekt, ki se ga organizacija loteva vsakih nekaj let, in postane del običajnega življenjskega cikla sistema.

Pri varnosti ni pomembno samo, kje je sistem

Eden pogostih argumentov za on-prem je občutek večjega nadzora, ker je infrastruktura neposredno pod nadzorom podjetja. Takšno okolje je lahko zelo varno in zanesljivo, vendar samo, če je tudi ustrezno vzpostavljeno in redno vzdrževano. Treba je skrbeti za posodobitve, nadzorovati infrastrukturo, preverjati varnostne kopije in zagotoviti, da bo mogoče sistem obnoviti, če pride do težave.

Dejstvo, da strežnik stoji znotraj lastnega omrežja, samo po sebi še ne zagotavlja varnosti ali razpoložljivosti. Pri Business Central SaaS je infrastrukturni del teh nalog na strani Microsofta. V predavanju je bilo poudarjeno, da Microsoft skrbi za infrastrukturo, razpoložljivost in mehanizme za obnovo podatkov, medtem ko mora podjetje pri on-prem okolju te procese organizirati samo oziroma prek svojega ponudnika.

Zato vprašanje ni preprosto, ali je varnejši oblak ali lasten strežnik. Bolj uporabno je vprašanje, kdo je odgovoren za posamezen del varnosti in koliko virov mora podjetje vložiti, da zagotovi raven zanesljivosti, ki jo potrebuje.

SaaS tudi ne pomeni, da mora biti Business Central brez prilagoditev. Rešitev je mogoče prilagajati v obeh modelih, vendar postane pri rednih nadgradnjah še pomembneje, da so dodatne funkcionalnosti razvite kot ločene in nadgradljive razširitve ter da po nepotrebnem ne posegajo v standardno Microsoftovo funkcionalnost.

SaaS in on-prem lahko pošteno primerjamo šele skozi celoten strošek

Ko pride pogovor do financ, se hitro zgodi, da mesečno naročnino za SaaS primerjamo s ceno licence za on-prem Business Central. Takšna primerjava pa ne zajame vseh stroškov, ki jih podjetje dejansko ima.

Pri on-prem okolju poleg licence potrebujemo infrastrukturo, sistemsko programsko opremo, upravljanje strežnikov, vzdrževanje, varnostne kopije in ljudi, ki za vse to skrbijo. Pri SaaS je velik del infrastrukture in njenega upravljanja že vključen v naročniški model, medtem ko aplikativno vzdrževanje, integracije in razvoj specifičnih rešitev ostajajo relevantni pri obeh možnostih. Zato je bolj smiselno primerjati celoten strošek lastništva oziroma TCO.

Na dogodku je bila prikazana petletna primerjava za hipotetično podjetje z 20 uporabniki, vendar njen namen ni bil dokazati, da je en model vedno cenejši. Pomembnejše sporočilo je bilo, da mora vsako podjetje v izračun vključiti svoje dejanske stroške: trenutno infrastrukturo, sistemsko programsko opremo, interno IT-ekipo, zunanje vzdrževanje, načrtovane investicije v novo opremo in druge postavke, ki pri preprosti primerjavi licenc hitro ostanejo spregledane.

Partner lahko pri pripravi takšne primerjave pomaga, vendar svoje stroške najbolje pozna podjetje samo. SaaS pri tem prinaša bolj predvidljivo strukturo osnovnega stroška, saj je ta v veliki meri vezan na naročnino na uporabnika. To ne pomeni, da je SaaS v vsakem primeru najcenejša možnost ali da se cene ne morejo spreminjati. Pomeni predvsem, da del investicij in stroškov, ki so pri on-prem okolju razpršeni med infrastrukturo, programsko opremo in upravljanje, postane del bolj enotnega storitvenega modela.

Zakaj se torej podjetja odločajo za SaaS?

Ne zato, ker bi on-prem čez noč postal neprimeren način uporabe Business Centrala. Za določena okolja in zahteve je lahko še vedno smiselna možnost. Razlika je predvsem v tem, koliko odgovornosti želi podjetje dolgoročno prevzemati samo.

Pri on-prem okolju ohrani več neposrednega nadzora nad infrastrukturo in časom posameznih sprememb, vendar mora temu nameniti tudi ustrezne ljudi, znanje in investicije. SaaS večji del infrastrukturne odgovornosti prenese na Microsoft, podjetju pa omogoči, da se bolj osredotoči na poslovno rešitev, procese in nadaljnji razvoj.

Zato odločitev med obema modeloma ni samo tehnično vprašanje. Je odločitev o tem, kje želi podjetje v prihodnjih letih porabljati svoje IT-kapacitete in koliko tehnologije okoli ERP-ja želi še naprej upravljati samo.

Kaj bi prehod na Business Central SaaS pomenil za vaše podjetje?

Če želite razumeti, kaj bi prehod iz on-prem okolja v Business Central SaaS pomenil za vašo organizacijo, je smiselno primerjati trenutno infrastrukturo, odgovornosti, način nadgradenj in celoten strošek lastništva ter na tej osnovi pripraviti realno sliko prehoda.