Še vedno na NAV-u? Zakaj lahko čakanje na prehod v Business Central postane vse dražje

Zato danes ni več pomembno samo vprašanje, ali NAV še deluje. Pomembneje je, ali je to okolje še prava osnova za način, kako želi podjetje poslovati čez nekaj let.

»Ne sprašujemo se več samo, ali NAV danes deluje. Vprašanje je, ali bo podpiral način, kako želite poslovati čez nekaj let.«
Sanja Savatić

Business Central ni samo novejši NAV

Prehod iz NAV na Business Central ni klasična nadgradnja, pri kateri bi star sistem preprosto prenesli na novo različico. Rešitvi imata skupne korenine in uporabniki bodo prepoznali veliko poslovne logike, vendar so se vmes spremenili platforma, arhitektura, integracije in način razvoja prilagoditev.

To je pomembno predvsem pri podjetjih, kjer se je NAV razvijal deset ali petnajst let. V sistemu so pogosto funkcionalnosti, ki so bile nekoč nujne, danes pa jih standard že pokriva drugače. Nekatere prilagoditve so nastale zaradi procesov, ki se medtem sploh ne izvajajo več, veliko podatkov pa se v sistemu ohranja predvsem zato, ker so tam že od nekdaj.

Prehod na Business Central je zato priložnost za precej bolj koristno vprašanje od »Kako preselimo vse, kar imamo?«. Smiselno je pogledati, kaj podjetje danes dejansko potrebuje, kje se lahko približa standardu in katere posebnosti imajo dovolj poslovne vrednosti, da jih je vredno razviti tudi v novem okolju. Tako podjetje ne plača za ponovno gradnjo stare kompleksnosti, ampak dobi sistem, ki ga bo lažje vzdrževati, povezovati in nadgrajevati.

Največja težava pri čakanju je izguba izbire

Odločitev, da podjetje še nekaj časa ostane na NAV-u, sama po sebi ni problem. Problem nastane, če se v tem času nič ne pripravi. S staranjem okolja raste tehnološki dolg, spremembe postajajo zahtevnejše, podjetje je vse bolj odvisno od ljudi, ki poznajo zgodovino sistema, razdalja do Microsoftovega aktualnega razvoja pa postaja večja.

»Najdražji prehod je tisti, ki ga začnemo prepozno, ko imamo za odločanje vedno manj manevrskega prostora.«
Marko Curk

Podjetju zato ni treba jutri začeti implementacije. Smiselno pa je dovolj zgodaj začeti pripravo, ko je mogoče brez časovnega pritiska pregledati procese, očistiti podatke, zmanjšati število nepotrebnih prilagoditev, pripraviti investicijski okvir in vključiti ljudi, ki bodo pri projektu potrebni.

Ko prehod postane nujen, je treba iste odločitve sprejeti hitreje in z manj možnostmi. Prav to je največji strošek odlašanja.

Koliko bo prehod stal? Odgovor se začne pri analizi

Dve podjetji lahko uporabljata NAV, pa je lahko njun prehod na Business Central povsem drugačen. Razlikujeta se lahko v številu družb, uporabnikov in lokacij, količini podatkov, integracijah, procesih ter predvsem v obsegu prilagoditev.

Zato resne ocene projekta ni mogoče narediti samo na podlagi različice NAV-a. Najprej je treba razumeti trenutno okolje in določiti ciljni model: kaj se prenaša, kaj lahko pokrije standard, katere prilagoditve ostajajo upravičene in katere podatke podjetje v novem sistemu dejansko potrebuje.

»Dobra ocena ni samo številka na ponudbi. Njen namen je odstraniti čim več negotovosti še pred začetkom prehoda.«
Petra Janežič

Analiza tako ni dodaten korak, ki podaljšuje projekt, ampak način, da je med izvedbo manj presenečenj. Podjetje dobi jasnejšo predstavo o obsegu, tveganjih in stroških, hkrati pa lahko že pred implementacijo začne čistiti podatke in poenostavljati procese. Ko je obseg dovolj jasen, se lahko projekt razdeli na faze, ključni uporabniki se pravočasno vključijo v testiranje, prilagoditve pa se razvijejo tam, kjer imajo dejansko poslovno vrednost.

Business Central prinaša tudi drugačen način dela z AI

Razlika med starim in novim ERP okoljem postaja vedno bolj vidna pri umetni inteligenci. Pri Business Centralu AI ni več samo tema za prihodnost, ampak že danes posega v precej vsakodnevna opravila.

Copilot lahko uporabniku pomaga pri analizi podatkov neposredno v Business Centralu. Namesto izvoza podatkov in priprave dodatnega Excela lahko uporabnik v običajnem jeziku zahteva, naj sistem na primer združi postavke dobaviteljev, izračuna vrednosti in jih razvrsti.

Agenti gredo korak dlje. Pri prejetem računu lahko agent dokument prebere, preveri potrebne podatke v sistemu in pripravi osnutek dokumenta. Uporabniku tako ni treba vsega začeti iz nič, ampak dobi pripravljeno delo v pregled.

»Agent lahko opravi del procesa in pripravi dokument, vendar ni končni odločevalec. Človek še vedno ostaja tisti, ki rezultat preveri in potrdi.«
Nick Šarec

Druga možnost je uporaba podatkov Business Centrala tudi zunaj samega ERP-vmesnika. Izbrane podatke je mogoče povezati z drugimi AI-orodji, podjetje pa določi, do katerih informacij smejo dostopati in kaj lahko z njimi naredijo. Tako lahko uporabnik v naravnem jeziku vpraša po odprtih naročilih, kupcih ali drugih poslovnih informacijah, AI pa odgovor pripravi iz dejanskih podatkov podjetja.

Tu se vloga ERP-ja počasi spreminja. Business Central ostaja vir poslovnih podatkov, uporabniku pa ni treba vedno vedeti, v katerem meniju ali pogledu se določen podatek skriva. Pri nekaterih vprašanjih bo dovolj, da pove, kaj želi izvedeti.

NIL je prehod izkoristil za precej več kot zamenjavo ERP-ja

Kako širok lahko postane tak projekt, pokaže izkušnja podjetja NIL. Njihov NAV je bil močno prilagojen in je dolgo podpiral način dela podjetja, vendar zaradi rasti ni več zajemal celotnega poslovanja. Del procesov je potekal v drugih aplikacijah, del ročno, vse pomembnejše pa je bilo tudi zanesljivo poročanje na ravni mednarodne skupine.

Pri prehodu na Business Central zato niso zamenjali samo finančnega sistema. Na skupno platformo so vključili prodajo, nabavo, finance, projekte, storitve in naročnine ter jo povezali z zunanjimi sistemi.

»Prej nam je NAV služil predvsem kot finančni sistem. Danes imamo enotno platformo, ki povezuje finance in druge oddelke v skupne procese.«
Ester Bradač, Project Manager, NIL

Rezultat so bili bolj poenoteni podatki, zanesljivejše poročanje, digitalna revizijska sled in boljša osnova za nadaljnjo standardizacijo procesov. Največji izziv projekta pa ni bila tehnologija, ampak upravljanje sprememb. Ključni uporabniki so morali sodelovati pri testiranju, različni oddelki so bili na nov način dela različno pripravljeni, zaposlene pa je bilo treba skozi spremembo aktivno voditi.

To je dobra opomba za vsako podjetje, ki prehod šele načrtuje: ERP je mogoče tehnično pripraviti, vendar uspešen projekt zahteva tudi pripravljeno organizacijo.

SaaS ali on-prem? Odločate se tudi, s čim se bo ukvarjal vaš IT

Pri Business Centralu je ena od pomembnih odločitev tudi izbira med SaaS in on-prem okoljem. Na prvi pogled gre za vprašanje, kje bo sistem tekel, v praksi pa predvsem za delitev odgovornosti.

Pri on-prem okolju mora nekdo skrbeti za strežnike, sistemsko programsko opremo, varnostne kopije, razpoložljivost in nadgradnje. Pri SaaS velik del tega infrastrukturnega sloja prevzame Microsoft, IT-ekipa pa lahko več časa nameni procesom, integracijam, podatkom in drugim področjem, ki imajo neposrednejšo poslovno vrednost.

»Pri SaaS se IT-ekipa manj ukvarja z infrastrukturo in lahko več časa nameni področjem, kjer podjetju ustvarja večjo dodano vrednost.«
Anže Starič

Tudi stroškov obeh modelov ni smiselno primerjati samo po ceni licence. Pri on-prem je treba vključiti infrastrukturo, sistemsko programsko opremo, upravljanje okolja, vzdrževanje in čas ljudi, ki za vse to skrbijo. SaaS prinaša drugačen stroškovni model in rednejši ritem nadgradenj, zaradi katerega podjetje ostaja bližje aktualni različici.

Najboljši čas za pripravo je, ko NAV še ni problem

Prehod iz NAV na Business Central ni smiseln zato, ker bi bilo treba star sistem čim prej ugasniti. Smiseln je zato, ker se okolje, v katerem podjetje posluje, že spreminja.

Business Central prinaša sodobnejšo platformo za integracije, podatke, redne nadgradnje, avtomatizacijo in AI. Toda največ koristi od prehoda bo imelo podjetje, ki ga ne obravnava kot kopiranje starega sistema, ampak kot priložnost, da odstrani nekaj zgodovinske kompleksnosti in si postavi boljšo osnovo za naslednja leta.

Ko NAV še deluje, ima podjetje pri tem največ izbire. Lahko analizira, čisti, poenostavlja in načrtuje. Če čaka do trenutka, ko prehod postane nujen, bo moralo iste odločitve sprejeti precej hitreje.

Zato pravo vprašanje ni, koliko časa lahko še ostanete na NAV-u. Bolj koristno je vprašati, koliko časa želite imeti za dober prehod na Business Central.

Razmišljate o prehodu na Business Central?

Začnite z oceno trenutnega NAV okolja, procesov, podatkov in prilagoditev ter dobite jasnejšo sliko, kaj je smiselno prenesti, kaj poenostaviti in kako načrtovati naslednje korake.