Microsoft Dynamics NAV še vedno deluje. Zakaj podjetja kljub temu prehajajo na Business Central?

Microsoft Dynamics NAV je v številnih podjetjih še vedno eden najbolj zanesljivih delov poslovnega okolja. Uporabniki ga poznajo, procesi so utečeni, skozi leta pa je bil pogosto prilagojen tako natančno, da zelo dobro odraža način dela posameznega podjetja.

Prav zato je odločitev o spremembi težka. Če sistem deluje in ljudje z njim znajo delati, zakaj bi ga sploh menjali?

Odgovor ni v tem, da bi NAV čez noč postal slab sistem. Spremenilo se je predvsem okolje okoli njega.

Ko so številna podjetja uvajala NAV, so bili poslovni procesi praviloma bolj stabilni, povezav z drugimi aplikacijami je bilo manj, delo z različnih naprav in lokacij pa ni bilo nekaj samoumevnega.

Danes od poslovnih sistemov pričakujemo nekaj drugega: manj ročnega dela, hitrejši dostop do informacij, zanesljive podatke za odločanje in sisteme, ki se lažje povezujejo med seboj.

Zato pri NAV-u ni več zanimivo samo vprašanje, ali danes še deluje.

Pomembnejše je, ali je še vedno prava osnova za to, kako želi podjetje poslovati čez tri, pet ali deset let.

Podjetje se je spremenilo. Spremenila se je tudi Microsoftova smer.

V istem obdobju se je precej spremenil tudi način, kako Microsoft razvija svoje poslovne rešitve.

Nadaljnji razvoj je usmerjen v Business Central in širše Microsoftovo okolje, kjer se ERP povezuje z Microsoft 365, Power Platform, podatki, avtomatizacijo, analitiko, varnostnimi izboljšavami in novimi inteligentnimi funkcionalnostmi.

Business Central zato ni samo novejša poslovna aplikacija, ampak del precej bolj povezanega digitalnega okolja.

Za podjetje to ne pomeni, da mora uporabljati vsako novo funkcionalnost, ki se pojavi. Pomeni pa, da se pri razmišljanju o prihodnosti ni smiselno ustaviti pri tem, kar sistem omogoča danes.

Veliko bolj koristno je pogledati svoje poslovanje in se vprašati:

• Kje bi želeli zmanjšati ročno delo?
• Katere podatke danes iščete po več sistemih?
• Katere procese bi želeli bolje povezati?
• Kako hitro mora vodstvo priti do informacij?
• Boste lahko nove potrebe dodajali brez vedno večje kompleksnosti?

Takrat pogovor o ERP-ju preneha biti samo IT-tema.

Postane vprašanje, kakšno tehnološko osnovo podjetje potrebuje za naslednjo fazo svojega razvoja.

Business Central ni samo novejši NAV

Ena najpogostejših predstav o prehodu je, da gre za naslednjo klasično nadgradnjo NAV-a. Če je podjetje sistem v preteklosti že večkrat nadgradilo, je takšno pričakovanje povsem razumljivo.

Toda razlika med starejšimi NAV okolji in današnjim Business Centralom je večja.

Vmes se niso spremenile samo funkcionalnosti in uporabniški vmesnik. Spremenili so se platforma, arhitektura, način razvoja, integracije in pristop k prilagoditvam.

Zato poskus, da bi star sistem po vseh vmesnih korakih tehnično pripeljali do današnjega Business Centrala, ni nujno niti najkrajša niti najcenejša pot.

Hkrati podjetje tudi ne začenja na praznem listu.

NAV in Business Central imata skupne korenine, zato uporabniki poznajo velik del poslovne logike, določene podatke in nastavitve je mogoče prenesti, najpomembneje pa je, da podjetje že dobro ve, kateri procesi zanj delujejo in kje nastajajo težave.

In ravno to je lahko največja vrednost prehoda.

Ne to, da v nov sistem prenesemo vse, kar smo skozi leta zgradili v starem, ampak da iz teh izkušenj ugotovimo, kaj je vredno odnesti naprej.

Slab cilj projekta bi bil, da mora Business Central na koncu izgledati in delovati natanko tako kot današnji NAV.

Če že odpiramo procese, podatke, integracije in prilagoditve, je smiselno preveriti tudi, katere od njih podjetje danes sploh še potrebuje.

Ne prenesite stare kompleksnosti samo zato, ker jo že imate

Dolgo uporabljan ERP je pogosto tudi zapis zgodovine podjetja.

V njem so prilagoditve, ki so bile nekoč nujne, rešitve, ki so nastale zaradi omejitev takratnega standarda, in funkcionalnosti, povezane s procesi, ki so se medtem že spremenili.

Nekatere od teh rešitev so še vedno pomembne. Druge pa podjetje ohranja predvsem zato, ker so že leta del sistema.

Zato je analiza pred prehodom veliko več kot tehnična inventura.

Partner lahko zelo dobro pozna vaše trenutno okolje, vendar iz same kode ali konfiguracije ni vedno mogoče razumeti poslovnega razloga, zaradi katerega je bila določena rešitev pred leti uvedena.

Morda je bil razlog povsem upravičen in velja še danes. Morda je podjetje proces vmes spremenilo. Morda pa funkcionalnost, ki je takrat zahtevala razvoj po meri, danes že obstaja v standardu.

Prehod je zato dober trenutek za generalni pregled poslovnega sistema.

Kaj še vedno potrebujemo? Kaj lahko poenostavimo? Kaj danes že pokrije standard? In kje je prilagoditev res upravičena, ker podpira pomembno poslovno posebnost?

Pri starejših NAV okoljih so bile prilagoditve pogosto tesneje povezane z jedrom aplikacije, zato so lahko kasnejše nadgradnje postale zahtevne in močno odvisne od ljudi, ki so poznali zgodovino sistema.

Pri Business Centralu je meja med standardom in razširitvami jasnejša, kar omogoča bolj obvladljiv pristop k nadaljnjemu razvoju.

To ne pomeni, da mora podjetje svoje posebnosti opustiti.

Če določen način dela prinaša resnično poslovno vrednost, je prilagoditev povsem smiselna. Razlika je predvsem v tem, da se zanjo odločimo zato, ker jo potrebujemo danes in jo bomo potrebovali tudi jutri – ne samo zato, ker je že deset let del sistema.

Najboljši čas za načrtovanje je takrat, ko NAV še vedno deluje

Razmišljanje o Business Centralu ne pomeni, da morate jutri začeti implementacijo.

Pravzaprav je najboljši trenutek za tak pogovor takrat, ko obstoječi sistem še vedno deluje in ima podjetje dovolj časa, da se odloča brez pritiska.

Takrat lahko pregledate procese in podatke, ocenite stanje integracij in prilagoditev, ugotovite, kaj bi bilo smiselno poenostaviti, ter realno ocenite čas, investicijo in ljudi, ki jih bo sprememba zahtevala.

Če se ta vprašanja odprejo šele takrat, ko postane prehod nujen, je možnosti praviloma manj, projekt pa se začne pod precej večjim časovnim pritiskom.

Prvi korak zato ni implementacija in ni odločitev za določen datum prehoda.

Prvi korak je razumeti, kaj bo podjetje od svojega poslovnega sistema potrebovalo v naslednjih letih, in preveriti, ali mu današnje okolje še omogoča, da pride do tja.

To pomeni pravočasno razmisliti o tem, kaj želite omogočiti uporabnikom, katere podatke boste morali povezovati, kako se bodo spreminjali vaši procesi in koliko časa boste potrebovali, če se za prehod odločite.

Prav to je tudi bistvo pravočasnega načrtovanja: ne sprejeti odločitve čez noč, ampak dovolj zgodaj začeti postavljati prava vprašanja.

NAV lahko danes še vedno zelo dobro opravlja svojo nalogo.

Toda pri sistemu, na katerem bo podjetje gradilo naslednjih nekaj let, samo to ni več edino merilo.

Je vaš NAV še prava osnova za naslednjo fazo poslovanja?

Če vaš NAV danes še vedno dobro deluje, je to lahko najboljši trenutek za razmislek o prihodnosti – ne zato, ker bi morali sistem takoj zamenjati, ampak zato, ker imate čas, da se odločite premišljeno.

Pregled trenutnega okolja, ključnih procesov, prilagoditev in prihodnjih potreb vam lahko pokaže, ali je smiselno nadaljevati z obstoječo rešitvijo ali začeti načrtovati prehod na Business Central.

Pravo vprašanje zato ni samo, ali NAV danes deluje. Pravo vprašanje je, ali vas lahko pripelje tja, kamor želi podjetje priti jutri.

Dynamics 365 Business Central

Sodoben All-in-one ERP za mala in srednje velika podjetja

Obvladujte finance in računovodstvo, distribucijo in transport, projekte in storitve, servis, skladiščenje, proizvodnjo z moderno in prilagodljivo poslovno rešitvijo - v oblaku ali na vašem strežniku.

Izvedi več