V sodelovanju z BE-terno je ENSOL 360 uvedel Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain, Project Operations in CRM kot povezano poslovno platformo, integrirano z obstoječim okoljem Power BI in BIM orodji. Rezultat so večja preglednost poslovanja, boljši finančni nadzor, avtomatizirani procesi in varno IT okolje, pripravljeno na nadaljnjo rast podjetja.

ENSOL 360 d.o.o. je slovensko inženirsko podjetje, ki deluje pod blagovno znamko 360 Karting in je specializirano za načrtovanje, razvoj ter izvedbo karting prog in povezanih sistemov. Vsaka proga je zasnovana kot celovit poslovni model, od igrificirane vožnje in tekmovalnih dirk do vožnje na čas, pri čemer je rešitev vedno prilagojena specifičnemu konceptu in potrebam naročnika.

Podjetje s sedežema v Izoli in Kopru ter več kot 50 zaposlenimi upravlja celoten življenjski cikel projekta, od idejne zasnove in inženiringa do nabave, mednarodne logistike in montaže na lokaciji. ENSOL je izvedel kompleksne engineer to order projekte v več kot 30 državah na vseh celinah, vključno z ZDA, Združenim kraljestvom, Francijo, Nemčijo, Savdsko Arabijo, Združenimi arabskimi emirati, Indonezijo, Vietnamom, Kanado in Mehiko.

Implementacija rešitev Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain, Project Operations in CRM je bila izvedena v sodelovanju z BE-terno ter integrirana z obstoječim okoljem Power BI in BIM orodjem (Archicad). Rešitev pokriva celoten življenjski cikel projekta, od prve prodajne interakcije do inženiringa, nabave, transporta, montaže in zaključnega finančnega poročanja.

Izziv: Rastoče globalno poslovanje in nepovezana orodja

Ko je ENSOL 360 širil svoje mednarodno poslovanje, je pomanjkanje enotne platforme povzročalo vse več izzivov v vseh delih podjetja. Inženiring, oblikovanje, prodaja, nabava in projektno vodenje so delovali ločeno, z uporabo preglednic, elektronske pošte in neformalnih procesov brez enotne strukture in brez avtomatiziranega pretoka podatkov med oddelki.

Posledice so se razlikovale med oddelki, vendar je bil vzrok povsod enak: ni bilo enotnega sistema, preglednosti v realnem času in upravljavskega okvira, ki bi lahko podprl podjetje z več pravnimi subjekti, valutami in regulatornimi zahtevami.

Največji izzivi so bili:

• Finance in IT: Ni bilo centralizirane platforme, zato so bili procesi nepregledni, varnostno tveganje večje, usklajevanje podatkov med državami in pravnimi subjekti pa pretežno ročno.
• Projektno vodenje: Finančni podatki projektov so se vodili v skupnih Excelovih datotekah brez nadzora dostopa. Vsak uporabnik je lahko spreminjal podatke brez revizijske sledi.
• Inženiring in oblikovanje: Zaposleni so ure beležili mesečno po spominu, brez vpogleda na ravni nalog in brez avtomatiziranega prenosa podatkov iz inženiringa v nabavo.

Ambicije podjetja in zahteve skladnosti, ki jih prinaša poslovanje v več kot 30 državah, so zahtevale platformo, zasnovano za nadaljnjo rast.

"Ko smo prešli na Microsoftovo platformo, smo odpravili vrsto nenadzorovanih procesov, ki niso bili usklajeni z našimi varnostnimi politikami. To je bil velik korak naprej."

 Zlatan Hrvatin, vodja IT , ENSOL 360 d.o.o. 

Rešitev: Povezan Microsoft 365 ekosistem

BE-terna je za ENSOL 360 uvedla Microsoft 365 ekosistem, prilagojen projektnemu poslovnemu modelu engineer-to-order. Cilj ni bil zgolj zamenjati obstoječih orodij, temveč povezati celotno podjetje v enotno upravljano platformo, kjer podatki samodejno prehajajo med oddelki in državami.

Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain

Enotna finančna osnova podpira več pravnih subjektov podjetja ENSOL v več kot 30 državah. Rešitev Dynamics 365 Finance & Supply Chain združuje finančne podatke, podpira večvalutno poslovanje ter lokalne davčne in DDV zahteve. Ročno usklajevanje podatkov med državami je nadomestilo centralizirano poročanje z nadzorom dostopa po vlogah.

Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Osrednje orodje za izvajanje projektov. Vsak član ekipe dnevno beleži ure po posameznih nalogah in fazah - s čimer se neuradne mesečne ocene nadomestijo s pregledom v realnem času. Načrtovanje po fazah pokriva celoten proces izvedbe:

Načrtovanje → Inženiring → Nabava → Transport → Montaža → Certificiranje

Ko je prodajna priložnost zaključena v CRM sistemu, se projektni časovni načrti samodejno prenesejo v Project Operations brez ročnega vnosa.

Microsoft Dynamics 365 CRM

Celovito upravljanje prodajnega procesa od prvega kontakta do podpisa pogodbe. Sledenje prodajnim priložnostim glede na verjetnost realizacije, standardiziran vnos podatkov in avtomatiziran prenos projektov ob zaključku prodaje zagotavljajo, da projektna ekipa vedno začne delo s popolnimi in točnimi informacijami.

Integracija s Power BI

BE-terna je obstoječe Power BI okolje podjetja ENSOL povezala z rešitvama Dynamics 365 Finance & Supply Chain in Project Operations ter omogočila avtomatiziran pretok podatkov brez ročnega izvoza. Vodstvo ima zdaj konsolidiran vpogled v vse aktivne projekte v realnem času, brez sprememb obstoječe BI infrastrukture.

Integracija z Archicad BIM

Ko inženiring zaključi fazo načrtovanja, se kosovnice samodejno izvozijo iz Archicada v nabavni proces v Dynamics 365 Finance & Supply Chain. S tem so odpravili ročni vnos podatkov in pospešili prenos informacij med inženiringom in nabavo.

Varnost in upravljanje

Prehod na Microsoftovo poslovno platformo je odpravil številne nenadzorovane stare procese. Centralizirano upravljanje identitet in dostopov, pravice glede na vloge ter enotno upravljanje podatkov v financah, CRM sistemu in projektnem vodenju zagotavljajo infrastrukturo, pripravljeno za skladnost z zahtevami mednarodnega poslovanja.

Sodelovanje z BE-terno

The collaboration between ENSOL 360 and BE-terna evolved into a long-term partnership focused on continuous improvement. Following the initial platform rollout, both teams aligned on further priorities — including CRM optimisation, deeper Power BI integration, and the introduction of AI-supported workflows through Microsoft Copilot. The partnership agreement was subsequently renewed and expanded to include full CRM optimisation as an additional scope. 

Sodelovanje med ENSOL 360 in BE-terno se je razvilo v dolgoročno partnerstvo, osredotočeno na stalne izboljšave. Po začetni uvedbi platforme sta ekipi uskladili nadaljnje prioritete, med drugim optimizacijo CRM sistema, globljo integracijo Power BI ter uvedbo delovnih procesov z uporabo Microsoft Copilot. Partnerstvo je bilo nato razširjeno tudi na celovito optimizacijo CRM sistema.

"Izboljšali smo komunikacijo, določili konkretne naslednje korake in se dogovorili za nadaljnje sodelovanje. Pred nami je veliko potenciala in prepričan sem, da bomo uspešno nadaljevali začrtano pot."

Zlatan Hrvatin, vodja IT, ENSOL 360 d.o.o.

"Uspešna implementacija ERP sistema zahteva pravo partnerstvo. Integrator mora razumeti vaše procese, ljudi in strategijo. Prav tako pa mora znati povedati, kaj potrebujete, še preden to veste sami."

Andrej Glavina, vodja projektnih operacij, ENSOL 360 d.o.o. 

Pred uvedbo in danes

Pred implementacijo je ENSOL 360 deloval z razdrobljenim naborom orodij brez centralnega sistema. Finančni podatki projektov so bili shranjeni v skupnih Excelovih datotekah, ki jih je lahko vsak spreminjal brez sledi. Ure so zaposleni beležili mesečno po spominu, brez razčlenitve po nalogah. Prodaja, inženiring, nabava in finance so uporabljali ločene vire podatkov, med oddelki pa ni bilo avtomatiziranih povezav. Prav tako ni bilo mogoče pridobiti enotnega pregleda nad vsemi aktivnimi projekti, stari procesi pa so predstavljali varnostno in regulatorno tveganje.

Danes ENSOL 360 uporablja enotno Microsoft 365 platformo, ki povezuje vse oddelke v enoten upravljan sistem. Pravice glede na vloge zagotavljajo celovitost podatkov po celotni organizaciji. Vsak član ekipe dnevno beleži ure po nalogah in projektih. Ko je prodajna priložnost zaključena v CRM sistemu, se projektni načrti samodejno prenesejo v Project Operations in nato neposredno v Power BI. Vodstvo ima pregled nad več kot 25 aktivnimi projekti v realnem času, vsi procesi pa so skladni in popolnoma revizijsko sledljivi.

Rezultati

Implementacija Microsoft 365 je prinesla merljive izboljšave na področju upravljanja, finančnega nadzora in operativne učinkovitosti v vseh oddelkih ter pri vseh aktivnih projektih.

Partnerstvo razširjeno: BE-terna prevzela tudi optimizacijo CRM sistema, v teku uvedba Microsoft Copilot

Povzetek

ENSOL 360 je želel zamenjati razdrobljen in pretežno ročno voden način dela s platformo, ki bi podpirala kompleksno poslovanje globalnega podjetja. V sodelovanju z BE-terno danes Microsoft Dynamics 365 povezuje finance, prodajo, projektno vodenje in inženiring v enoten upravljan sistem, ki vsem oddelkom zagotavlja preglednost, nadzor in učinkovitejše sodelovanje. Podaljšano partnerstvo potrjuje zaupanje tako v izbrano platformo kot tudi v nadaljnji razvoj skupnih rešitev. Obseg sodelovanja se je razširil tudi na optimizacijo CRM sistema, podjetji pa že uvajata nove procese z uporabo Microsoft Copilot.