Še vedno izvažate v Excel in ročno prepisujete račune? AI v Business Centralu lahko del tega naredi namesto vas

V Microsoft Dynamics 365 Business Central lahko del takšnega dela že danes prevzameta Copilot in AI agenti. Copilot uporabniku pomaga hitreje priti do odgovora iz podatkov, agent pa lahko nadaljuje še korak dlje in pripravi del procesa, preden ga prevzame človek.

Za hitro vprašanje ne potrebujete vedno novega poročila

Predstavljajte si, da želite pogledati postavke dobaviteljev, jih združiti po dobaviteljih, sešteti vrednosti in ugotoviti, pri katerih so zneski največji. Takšna analiza ni posebej zapletena, pa vendar uporabnik pogosto začne s filtri, nato podatke izvozi v Excel, pripravi tabelo in šele tam dobi odgovor.

Copilotovo orodje za analizo seznamov omogoča drugačen pristop. Uporabnik lahko v običajnem jeziku pove, kaj želi videti, Business Central pa pripravi pogled nad podatki, ki so že v sistemu. V prikazanem primeru je bilo mogoče postavke združiti po dobaviteljih, izračunati skupne vrednosti in jih nato dodatno razvrstiti, pripravljeni pogled pa je mogoče pozneje še ročno dopolniti ali shraniti.

To seveda ne pomeni, da klasičnih poročil ali analitike ne potrebujemo več. Za redno spremljanje poslovanja imajo še vedno svojo vlogo. Razlika se pokaže predvsem pri ad hoc vprašanjih, ko uporabnik potrebuje odgovor zdaj in zanj nima smisla pripravljati novega poročila. Namesto iskanja pravega menija ali priprave novega Excela lahko začne pri tem, kar ga dejansko zanima.

Copilot pomaga. Agent lahko opravi del dela.

Pri agentih se uporaba AI-ja premakne iz analize v izvajanje. Copilot zna uporabniku pomagati pri podatkih, razložiti informacije ali pripraviti pogled, agent pa lahko sam izvede posamezne korake procesa, na primer odpre dokument, preveri podatke in pripravi osnutek, ki ga nato pregleda uporabnik.

Nick Šarec je razliko opisal zelo praktično: agent ni končni odločevalec, lahko pa opravi precej dela, preden je človek sploh potreben. To je tudi precej bolj realen pogled na poslovni AI kot ideja, da bo umetna inteligenca čez noč prevzela celoten proces.

Veliko časa namreč ne izgubimo pri končni odločitvi, ampak pri pripravi nanjo: prepisovanju podatkov, iskanju ustreznega zapisa, preverjanju informacij in odpiranju dokumentov. Če lahko AI prevzame ta del, je lahko prihranek zelo konkreten tudi brez popolne avtomatizacije procesa.

Dober primer: prejeti račun

Pri obdelavi prejetega računa mora nekdo dokument odpreti, prebrati podatke, preveriti dobavitelja, poiskati ustrezne artikle in informacije vnesti v sistem. Pri enem računu je to nekaj minut, pri večjem številu dokumentov pa hitro postane precejšen obseg ponavljajočega se dela.

Agent za prejete račune lahko iz dokumenta prebere potrebne informacije, jih primerja s podatki v Business Centralu in pripravi osnutek dokumenta za nadaljnjo obdelavo. Medtem lahko uporabnik v sistemu nadaljuje z drugim delom.

Ko je osnutek pripravljen, uporabnik preveri podatke, kot so dobavitelj, artikel, količina, cena in DDV. Če je vse pravilno, lahko nadaljuje proces, če ni, podatke popravi. Razlika je precej preprosta: namesto praznega dokumenta dobi uporabnik že pripravljen osnutek.

Prihranek zato ne nastane šele takrat, ko je proces popolnoma avtomatiziran. Včasih je dovolj, da človeku ni treba večkrat prepisovati istega podatka, ampak ga samo enkrat preveri.

Kaj pa nadzor?

Ko agent začne delati s podatki v ERP-ju, je logično vprašanje, koliko mu sploh dovolimo. Tudi agentu je mogoče določiti pravice in omejiti, do katerih podatkov oziroma tabel ima dostop. Če pri svojem delu ni dovolj prepričan v rezultat, se lahko proces ustavi in zahteva uporabnikovo preverjanje.

To je pri poslovnem AI-ju bistveno. Cilj ni avtomatizirati čim več korakov za vsako ceno, ampak odstraniti tiste, pri katerih človek ne ustvarja posebne dodane vrednosti, in ohraniti njegovo presojo tam, kjer jo potrebujemo.

Prav zato so procesi z veliko ponavljajočega se dela in jasnimi pravili pogosto najboljše mesto za začetek.

Najprej poiščite delo, ki se ponavlja vsak dan

Pri AI-ju se hitro ujamemo v vprašanje, kaj vse tehnologija zmore. Za podjetje je običajno bolj uporabno pogledati, kaj ljudje dejansko počnejo vsak dan. Kje izvažajo podatke? Kje znova in znova pripravljajo podobne analize? Kje informacije prepisujejo z enega dokumenta v drugega? Kje nekdo porabi deset minut za pripravo nečesa, kar nato njegov sodelavec samo še preveri?

Prav tam se pogosto skriva najboljši prvi primer uporabe.

Business Central z AI zato ne pomeni nujno velikega projekta ali popolnoma novega procesa. Včasih pomeni samo to, da uporabniku ni več treba opraviti prvega, najbolj rutinskega dela, preden lahko uporabi svoje znanje tam, kjer je res potrebno.

Bolj kot vprašanje »Kaj vse zna AI?« je zato zanimivo vprašanje: kateri del vašega vsakodnevnega dela bi lahko že danes pripravil sistem namesto vas?

Kje bi lahko AI razbremenil vaše uporabnike?

Poglejmo procese, ki uporabnikom v Business Centralu danes vzamejo največ časa, in preverimo, kje lahko Copilot ali AI agent prinese konkreten prihranek.