Med vores omfattende løsninger og services hjælper vi jer sikkert gennem hele digitale transformation
Vi tilbyder løsninger som er skræddersyet til din industri. Læs hvordan vi kan hjælpe dig med at transformere din virksomhed.
11 min read • Jul 26, 2022
Salvia er en mellemstor distributionsvirksomhed, der tilbyder alle nødvendige ydelser inden for import, salg og markedsføring af eksklusive føde- og drikkevarer i Kroatien og Slovenien. Virksomheden er eksklusiv distributør af en række anerkendte FMCG-brands såsom Ricola, Loacker, Ahmad Tea, Schär og St Michel og er samtidig en af Kroatiens førende specialister inden for gourmetprodukter.
Gennem mere end 30 år har Salvia udviklet sig fra en lille familieejet virksomhed til en organisation med over 90 medarbejdere.
Før projektet anvendte Salvia en lokal løsning, der var udviklet specifikt til virksomheden. Den eksisterende løsning fungerede, men kunne ikke understøtte Salvias vækst. Virksomheden havde brug for en fremtidssikret, transparent, robust og global forretningsløsning, der kunne fungere på lang sigt.
Med den nye ERP-løsning ønskede Salvia at gentænke sine eksisterende forretningsprocesser og finde muligheder for at forbedre dem med udgangspunkt i de best practices, som den valgte forretningsløsning understøtter.
Efter en grundig analyse af de tilgængelige løsninger besluttede Salvia at implementere Microsoft Dynamics 365 Business Central med BE-terna som implementeringspartner på grund af virksomhedens stærke position og omfattende erfaring på det kroatiske marked. BE-terna implementerede Microsoft Dynamics 365 Business Central som en standardiseret cloudløsning med funktionalitet til økonomistyring, salg, indkøb og lagerstyring samt særlige tilpasninger til ruter og læsseordrer.
Cloudversionen af Microsoft Dynamics 365 Business Central var det oplagte valg, da Salvia ønskede at investere i sin fremtidige forretning og følge den teknologiske udvikling. Virksomheden vurderede, at det var mere sikkert at opbevare værdifulde data på servere administreret af en globalt anerkendt virksomhed som Microsoft end at opbevare og vedligeholde dem på lokale servere.
Salvia anvendte allerede værktøjer fra Microsoft Office 365, som også var placeret i cloud. Derfor gav det god mening at samle alle data ét sted for at forenkle vedligeholdelsen og understøtte fremtidige investeringer. Samtidig kunne virksomheden udnytte fordelene ved integrationen mellem de to systemer, blandt andet i forbindelse med afsendelse og opbevaring af dokumenter.
Salvia distribuerer produkter i hele Kroatien. Landets særlige geografi gør visse logistikopgaver meget vanskelige. Afstanden mellem de to fjerneste punkter er mere end 1.500 kilometer, og Kroatiens kystlinje er en af verdens mest indskårne med over 718 øer. Med en relativt lille befolkning på 3,9 millioner mennesker og store geografiske afstande kan effektiv distribution være en stor udfordring for Salvia.
Salvias premiumprodukter henvender sig desuden til specifikke markedssegmenter, som ikke altid er placeret i faste geografiske områder. Mange af produkterne er også letfordærvelige og skal opbevares under bestemte temperaturforhold. Netop derfor havde virksomheden brug for den bedst mulige forretningsløsning til at sikre en så effektiv drift som muligt.
Alle produkter distribueres fra Salvias lager i Zagreb, Kroatiens hovedstad. Under implementeringen af Dynamics 365 Business Central fik Salvia mulighed for at reorganisere hele lageret, så produkterne kunne placeres optimalt i forhold til plukning og lastning.
Salvia valgte desuden at implementere Mobile WMS til Microsoft Dynamics 365 Business Central fra Tasklet Factory for at udbygge løsningen yderligere. Efter implementeringen er størstedelen af de papirbaserede arbejdsgange på lageret blevet erstattet af håndholdte stregkodescannere, som reducerer fejl og gør processerne hurtigere.
Nogle af de produkter fra anerkendte internationale brands, som Salvia distribuerer i Kroatien og Slovenien, leveres uden varedeklarationer på de lokale sprog. Som en del af de lovmæssige krav skal Salvia derfor udføre en vigtig, men ensformig opgave: at udskrive deklarationsetiketter på det korrekte sprog og sætte dem på produkterne før distributionen.
Dette kan Salvia nu gøre direkte fra Business Central. Det er blevet muligt at udskrive det korrekte antal deklarationer direkte fra læsseordrerne og udelukkende til de produkter, som endnu ikke er mærket på det krævede lokale sprog. Samtidig optimeres papirforbruget.
Salvia leverer til førende detailkæder, lokale og regionale detailorganisationer, hoteller, restauranter, materialister, apoteker og tankstationer i Kroatien. Det betyder, at der hvert år oprettes mange ordrer og fakturaer – helt præcist omkring 100.000 fakturaer årligt.
Med projektet ønskede Salvia også at gøre en forskel ved at reducere mængden af papir, der blev udskrevet, sendt og modtaget, og samtidig gøre processerne mere effektive. Løsningen blev implementeringen af Anveo EDI Connect, som sikrer en smidig integration med salgs- og indkøbsfunktionerne i Business Central.
Når en af Kroatiens førende detailkæder eksempelvis opretter en ordre hos Salvia, modtages ordren i Business Central via EDI. Salgsordren oprettes automatisk, og hvis alle kundespecifikke prisoplysninger for de bestilte produkter er tilgængelige i systemet, frigives salgsordren automatisk.
Salvia kan derefter straks behandle ordren på lageret, og når den er afsendt, sender systemet automatisk en EDI-følgeseddel til kunden. Fakturaen sendes elektronisk, når leveringen er gennemført.
Løsningen muliggør sammenhængende processer uden menneskelig indgriben, medmindre der mangler oplysninger. Udveksling af data på papir og via e-mail er ikke længere nødvendig. I stedet modtager medarbejderne blot nogle få enkle notifikationer, som gør dem opmærksomme på de næste trin i processen.
Salvia har nu en standardiseret platformgrænseflade, som gør det muligt at tilføje nye leverandører og kunder uden yderligere udvikling. Det kræver blot en enkel konfiguration, som virksomhedens interne IT-support selv kan udføre.
Salvia ejer også en anerkendt delikatesseforretning i Kroatien. Bonkulović er kendt for sit udvalg af eksklusive kvalitetsprodukter og besøges ofte af madentusiaster fra Zagreb og det omkringliggende område.
Salvia besluttede at integrere denne del af virksomheden med sin kerneforretning som distributør til detailhandlen. Alle regnskabs- og detaildata fra begge forretningsområder er nu samlet ét sted, og Salvia kan se den faktiske lagerbeholdning i realtid.
Som en del af projektet blev Microsoft Power BI også implementeret og forbundet med salgs- og lagerprocesserne. Integrationen omfatter Salvias detail- og engrossalg fra Business Central og gør det muligt at analysere varer, salg, kunder og leverandører.
Med lagerdata hentet fra Business Central kan Salvia nu analysere forskellige lagerenheder og lagerlokationer. Ved hjælp af Power BI kan virksomheden udarbejde indkøbsrapporter på baggrund af salgs- og lagerdata fra Business Central, analysere salget på tværs af forskellige perioder og træffe bedre beslutninger om salg og indkøb.
Den stærke integration mellem Business Central og Power BI gør det muligt for Salvia at foretage dybere analyser af omsætning, omkostninger og avancer ud fra forskellige parametre. Det giver hele organisationen et bedre grundlag for at træffe informerede forretningsbeslutninger.
Derudover blev BE-ternas moduler til HR og løn implementeret. Dermed er hele forretningen samlet i én omfattende løsning, som gør det muligt for hele virksomheden at arbejde bedre sammen og samtidig blive mere effektiv.
Det nye ERP-system, som er baseret på Microsoft Dynamics 365 Business Central med enkelte tilpasninger og supplerende løsninger, skaber større gennemsigtighed. Brugerne kan med få klik finde de vigtigste data for den enkelte periode og det relevante forretningsområde.
Alle væsentlige oplysninger er samlet i dashboardet og er synlige, hver gang en medarbejder åbner applikationen. Det sparer tid og giver adgang til realtidsdata i det daglige arbejde. Lederne kan på ethvert tidspunkt og med få klik se den aktuelle status for alle leverancer, og hvor meget der mangler at blive leveret på en bestemt dag, uge eller måned.
Som følge heraf forløber alle virksomhedens aktiviteter mere smidigt. Arbejdet på lageret er hurtigere end tidligere, og Salvia er bedre rustet til at håndtere uventede situationer.
Under den globale pandemi oplevede Salvia eksempelvis, at halvdelen af lagermedarbejderne var syge på samme tid. Takket være den nye arbejdsorganisering og de processer, der blev etableret med den nye Business Central-løsning, kunne Salvia stadig udføre det planlagte arbejde til tiden.
Indkøbs- og salgsafdelingerne er også blevet bedre struktureret. Efterhånden som medarbejderne opdager flere af mulighederne i Business Central, bliver de stadig mere tilfredse med løsningen. Der opstår færre fejl, fordi risikoen for misforståelser er blevet reduceret.
Bogholderne har eksempelvis en omkostningsskabelon til hver omkostningstype. De behøver ikke længere manuelt at vælge kontonumre til tilbagevendende leverandørfakturaer, da de nu kan anvende gentagelseskladdelinjer til hver type indgående faktura. Det reducerer både arbejdsbyrden og antallet af fejl. Selv de medarbejdere, der var en smule skeptiske i begyndelsen af projektet, føler sig nu lettede og trygge ved løsningen.
”Projektet med at implementere en ny ERP-forretningsløsning transformerede vores virksomhed, fordi det gjorde det muligt for os at forbinde og optimere alle dele af forretningen. Implementeringen fjernede behovet for eksterne datakilder, og systemet giver nu fuld gennemsigtighed i processerne på tværs af hele organisationen. Det har gjort os hurtigere og mere præcise i den daglige drift. Der er kun gået tre måneder, siden løsningen gik i drift, men vi kan allerede se markante forbedringer i hastigheden og præcisionen inden for ordrebehandling og lagerdrift. Den tid, det tager at klargøre de samme leverancer, er bogstaveligt talt blevet halveret, mens antallet af plukfejl er reduceret med 95 %.Det bedste ved Business Central er dog, at løsningen har fået smilet frem hos vores medarbejdere, efter at de har oplevet, at så mange af de opgaver, der tidligere var stressende og tidskrævende, nu hører fortiden til.”
Mirko Bašić, administrerende direktør i Salvia
Implementeringen af et ERP-system er et af de mest komplekse projekter, en virksomhed kan gennemføre. Det første vigtige skridt mod et vellykket projekt er, at forandring og transformation værdsættes og prioriteres i virksomheden. Det næste skridt er at finde den rette implementeringspartner.
”BE-ternas dygtige team af Microsoft Dynamics 365 Business Central-eksperter hjalp os med at gentænke hver eneste af vores forretningsprocesser. Konsulenternes omfattende kendskab til systemet og deres vilje til at sætte sig grundigt ind i vores forretnings særlige forhold gjorde det muligt for os at nå vores mål om at flytte forretningen til et globalt cloudbaseret ERP-system og samtidig begrænse antallet af tilpasninger til et minimum.”
Endelig er det afgørende, at virksomhedens CEO eller administrerende direktør deltager aktivt i implementeringsprojektet. Projektet viser, at en af de væsentligste årsager til det gode resultat var, at den administrerende direktør var en af de centrale personer på kundens side.
Også efter idriftsættelsen er han fortsat løsningens vigtigste ambassadør internt i virksomheden og den person, der kender alle løsningens tips og funktioner. Hans samlede overblik over og forståelse af, hvad løsningen gør, og hvordan den er opbygget, gør det desuden muligt for ham aktivt at undersøge relevante løsninger til fremtidige behov.
Et af virksomhedens næste skridt var overgangen til euroen, som blev Kroatiens officielle valuta i 2023. En omlægning til en anden valuta er vanskelig for ethvert ERP-system, fordi næsten alle moduler indeholder oplysninger om beløb, herunder finans, lager og løn.
Derfor udviklede BE-terna et særligt værktøj, der gjorde det muligt for Salvia at automatisere overgangen og reducere risikoen for menneskelige fejl betydeligt i forbindelse med valutaskiftet.
Salvia planlægger fremover at udbygge den eksisterende Dynamics 365 Business Central-løsning med relevante løsninger fra Microsoft AppSource og tage de nye funktioner i brug, som introduceres gennem de årlige opdateringer af løsningen. Virksomheden planlægger også at lancere en webshop og integrere den med den eksisterende Dynamics 365 Business Central-løsning.
Se, hvordan I med Dynamics 365 Business Central kan samle jeres centrale forretningsprocesser på én platform, hvor al informationen er der, hvor I har brug for den; opdateret, transparent og tilgængelig på tværs af afdelinger.
