10 ting du skal overveje, inden du køber CRM
Blog

10 ting du skal overveje, inden du køber CRM

7 min read Jul 31, 2020

CRM-software er i øjeblikket en af de typer af virksomhedssoftware, der vokser hurtigst. At sætte kunden i fokus er den nye måde at drive sin virksomhed på, og et CRM-redskab vil spille en afgørende rolle i den forbindelse. Med så mange løsninger på markedet kan det dog være svært at afgøre, hvilken CRM, der er den rette for dig.


For at hjælpe dig med at vælge den bedste CRM-løsning til din virksomhed har jeg udpeget 10 ting, du bør overveje, når du træffer denne vigtige beslutning.

1. Kend dine behov

Først og fremmest skal du overveje, hvad du virkelig gerne vil have ud af din CRM-løsning. Mange løsninger giver dig administration af kundeemner, salgskanaler, marketingredskaber, integration med mailudbydere etc. Før du kan vælge den bedste løsning til dine behov, er det vigtigt at skrive dine krav og forventninger ned.

Tænk over, hvilke funktioner der kunne forbedre dine medarbejderes performance eller automatisere mange af processerne i din virksomhed. At kende din proces og dine planer for fremtiden kan hjælpe dig med at vælge det bedste og mest omkostningseffektive CRM-system til dine behov. Det mest komplekse og dyre system er ikke nødvendigvis det bedste valg for dig.

2. Krav – på stedet eller online

Mit bedste bud vil være at forsøge sig med onlineudgaven, selvom mange virksomheder stadig vælger at hoste applikationer på deres lokale servere. Det kan der være flere årsager til:

  • Love forhindrer lagring af personlige oplysninger i skyen (dvs. det er forbudt at gemme medicinske journaler i et cloud-datacenter)
  • Sikkerhedsmæssige bekymringer
  • Intern virksomhedspolitik

Med det in mente vil jeg dog råde dig til at vælge online, hvis det er en mulighed. Med online har du adgang til din CRM-løsning overalt og til enhver tid. Det giver dig et såkaldt "evergreen" miljø, hvilket vil sige, at du altid har de nyeste opdateringer og funktioner. Sikkerhedskopier håndteres af serviceudbyderen, og du behøver ikke tage dig af servervedligeholdelse og opdateringer. Selv sikkerheden håndteres af et team af eksperter, hvilket betyder, at dine data er sikre og beskyttet mod hackere.

Ulempen ved at vælge en cloud-baseret løsning er begrænset adgang til filerne, delt hardware og at du ingen eller begrænset kontrol har over timingen af opdateringer.

Hvis du alligevel vælger at gå efter en lokal løsning, skal du sørge for at undersøge alle kravene til den løsning, du beslutter dig for. Mange CRM-løsninger stiller temmelig store krav til database, CPU og RAM. Du skal også overveje klientaspektet. Tilbyder løsningen en webklient, eller understøttes applikationen på alle enheder (dvs. Android, iOS, Windows, Linux etc.)?

3. Tilføjelser

Der er mange forskellige løsninger på markedet. Nogle af dem omfatter mange funktioner, mens andre er mere begrænsede. Ikke desto mindre er der en anden vigtig ting at tage med i overvejelserne … muligheden for tilføjelser. Giver din software mulighed for tilføjelsesprogrammer? Kan du udvide den med supplerende moduler, som du måske har brug for nu eller i fremtiden? Undersøg, om du kan tilføje marketingredskaber som f.eks. Oracle, MailChimp, ClickDimensions etc.

4. Udvidelse

Selvom en CRM-løsning kan tilbyde dig et stort antal funktioner, er der ingen CRM, der passer 100 % ind i din proces fra begyndelsen. Med det for øje skal du tænke over, hvor let det ville være at tilføje følgende tilpasninger:

  • Tilføjelse af nye felter
  • Modifikation af former og visninger
  • Tilføjelse af supplerende logik

Mange små CRM-løsninger (lad os bare kalde dem garageprojekter) giver meget få muligheder for tilpasning, mens andre er for dyre. På virksomhedsniveau vil nogle firmaer tage penge for en dyrere licens bare for at give dig adgang til den del af kilden, hvor du kan tilføje din kode.

Men tro mig – selvom du ikke mener, at du brug for tilpasninger lige nu, så har alle en proces, der skal implementeres, og ingen CRM-løsning vil kunne dække hvert eneste trin i den forbindelse.

5. Eksisterende miljø

Jeg er sikker på, at din virksomhed allerede benytter mange værktøjer i den daglige forretning. Tænk på løsninger som Outlook, MailChimp, Gmail eller noget helt fjerde. Tænk også på LinkedIn, Instagram eller andre sociale netværk til marketing. At vælge den rette CRM kan hjælpe dig med at integrere alle de forskellige værktøjer på ét sted, så du får bedre overblik og lettere kontrol end nogensinde før. Et andet eksempel er dokumentlagring, deling af noter etc. Alt det kan integreres i en CRM-løsning, der forbinder dit salgsteam og letter både kommunikation og samarbejde.

Det er dog endnu vigtigere at analysere dit kernesystem såsom ERP og regnskabssoftware. Sørg for, at du har mulighed for let at integrere din nye CRM-løsning med din virksomheds eksisterende systemer. Integrationer mellem systemer kan være dyre, især hvis der ikke er nogen prædefinerede adgangspunkter til indlæsning/skrivning af dine data.

6. Mobilsupport

Har din virksomhed et salgsteam eller andre medarbejdere som f.eks. kørende medarbejdere, der bruger mere tid i marken end på kontoret? De har sandsynligvis deres computer med sig, så de kan indtaste data i det nuværende system, eller endnu værre, udfylde Excel-filer, så de kan rapportere til deres chefer, når dagen er slut.

Mange CRM-løsninger tilbyder mobil support, der hjælper brugerne med let at overføre data fra deres mobiltelefoner. Med nogle løsninger kan du endda drage fordel af offlinesupport, så dine brugere ikke er afhængige af adgang til internettet i forbindelse med deres arbejde. Så snart deres telefon igen har forbindelse til internettet, synkroniserer applikationen dataene med CRM-systemet.

7. Prøv, før du køber

Mens købet af en ny computer eller andet tilbehør nogle kan gange overstås på få minutter, bør udvælgelsen af den korrekte software være en velovervejet beslutning. Vi ved alle, hvordan skærmbilleder og præsentationer kan være én ting, mens dét faktisk at bruge softwaren kan være en helt anden oplevelse.

Mit næste forslag er at prøve løsningen, inden du køber den. Flere og flere CRM-løsninger kan prøves helt gratis, så hvorfor ikke udnytte den mulighed? Du kommer til at have din CRM-løsning i lang tid, så der er ingen grund til at have travlt, og du skal også overveje nødvendigheden af den.  

8. Voks med din virksomhed

Da du kommer til at have dit CRM-system i lang tid, er du nødt til at overveje fremtiden. Er løsningen i stand til at understøtte din vækst, og vil den kunne understøtte dine processer, selv om din virksomhed måske bliver dobbelt eller tre gange så stor? På den anden side skal du heller ikke vælge en alt for stor løsning. I den perfekte verden ville alle virksomheder vokse sig lige så store som Microsoft eller Apple, men det tager lang tid for en virksomhed at vokse sig dobbelt så stor, så du skal nok klare dig i et par år.

Derfor skal du beholde dine vækstplaner i skuffen. Du må ikke tænke for stort, for det kan være for dyrt for dig lige nu, men samtidig må du heller ikke tænke for småt, for ellers vokser du for hurtigt ud af det, du har købt.

9. Teammotivation

Når du vælger at skifte eller implementere en ny løsning i din virksomhed, skulle man tro, at selve implementeringen var den svære del. Desværre kommer den sværeste del lige efter implementeringen – nemlig ibrugtagningen. I alle virksomheder er der medarbejdere, der ganske enkelt bare ikke accepterer nye systemer, og som nægter at indse, at det nye system kan være hurtigere, bedre og lettere at bruge. De fortsætter bare med at arbejde, som de altid har gjort.

Du er nødt til at overveje, hvordan du imødekommer det, og hvordan du sælger en ny software til slutbrugerne. En mulighed er at sammenligne, hvor hurtigt opgaver udføres på den gamle måde, og hvor hurtigt brugerne kan udføre dem med den nye software.

Normalt bliver brugerne glade for systemet, når de kan se fordelene ved det.

10. Rapportering – se resultaterne

Når CRM-systemet er implementeret i din virksomhed, kommer du til den sjove del. Nu skal du til at spore resultaterne og se, hvordan softwaren hjælper dine medarbejdere med at arbejde hurtigere. Så snart CRM-systemet er på plads, vil du desuden have adgang til flere data om salg, aktiviteter osv. på ét sted, så rapporteringen bliver nemmere end nogensinde. Med CRM vil du kunne se, hvordan du ligger i forhold til din prognose for de næste uger og måneder, og du vil kunne handle på de muligheder, dit salgsteam allerede har.

Opsummering

Alle virksomheder er unikke og har deres egne behov i forbindelse med software og værktøjer. Jeg håber, at de pointer, jeg har beskrevet, kan være en hjælp, når du skal træffe en beslutning, så du kan komme frem til den bedste løsning til din virksomhed.

MICROSOFT DYNAMICS 365 CUSTOMER SERVICE

Lad dine kunder brillere

Udforsk muligheder

Kan du lide hvad du læser?

Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og få relevant updates...

Om forfatteren

Rok Ljalić

CRM Support Team Manager