Når teknologi skal virke i virkeligheden. Sådan lykkes ERP-transformationen

Når Mia Jensen taler om ERP-projekter, går der ikke mange minutter, før hendes engagement bliver tydeligt. Hun interesserer sig for teknologien, men det er især dét, teknologien kan gøre muligt, der driver hende.

Hvordan kan en arbejdsgang gøres enklere? Hvad skal der til, for at et nyt system skaber reel værdi? Og hvordan sikrer man, at organisationen ikke bare får en ny teknisk løsning, men faktisk bliver i stand til at arbejde på en bedre måde?

Mit mantra er at alt kan optimeres og holde fast i, at vi kan gøre tingene bedre.”

Det kan være de store, tværgående processer. Men det kan også være mindre konkrete forbedringer i hverdagen. Som når en medarbejder bruger mange timer hver måned på en manuel rapport, som med den rette løsning kan laves langt mere effektivt.

Det er i den slags muligheder, Mia finder sin motivation: Når teknologi bliver omsat til noget, mennesker kan mærke i deres arbejde.

Erfaring fra begge sider af bordet

Mia har oplevet ERP- og transformationsprojekter fra både kunde- og leverandørsiden. Det har givet hende en stærk forståelse for de forskellige interesser, forventninger og udfordringer, der mødes i et stort projekt.

På kundesiden har hun blandt andet været med i projekter hos en større dansk grossistvirksomhed. Her oplevede hun, hvor stor betydning det har, at organisationen er bygget op omkring projektet, allerede inden arbejdet for alvor går i gang.

Det indebærer blandt andet at afsætte de rigtige medarbejdere, etablere tydelige beslutningsveje og sammensætte et hold, der forstår den eksisterende forretning mixet med dem, der tør udfordre den.

Man har brug for mennesker, der kender organisationen og processerne. Men man har også brug for nogen, der kan se tingene anderledes og hjælpe med at vise vejen frem,

Balancen er vigtig. Hvis projektet udelukkende tager udgangspunkt i, hvordan virksomheden arbejder i dag, risikerer man at implementere fortiden i et nyt system. Omvendt kan man heller ikke skabe en brugbar løsning uden de mennesker, der kender forretningens reelle behov. 

Et ERP-projekt er ikke et IT-projekt

En af de største misforståelser i transformationsprojekter er ifølge Mia, at de primært handler om IT, for det er ikke teknologien, der skaber transformationen, men menneskerne. Teknologien hjælper os og giver os redskaber.

Et ERP-projekt påvirker arbejdsgange, roller, ansvar og beslutninger på tværs af organisationen. Derfor kan ansvaret ikke alene placeres hos IT. Forretningen skal tage ejerskab og være aktivt involveret og kunne forklare, hvad den har brug for, hvilke processer der er afgørende, og hvor der er mulighed for at arbejde smartere.

Det betyder ikke, at alle eksisterende arbejdsgange nødvendigvis skal føres videre. Tværtimod. Et nyt ERP-system er en mulighed for at stille de spørgsmål, der ellers let bliver glemt i en travl hverdag:

Hvorfor gør vi det sådan? Er processen stadig nødvendig? Kan den forenkles? Og er vi klar til at arbejde på en ny måde?

Her ser Mia sin rolle som mere end blot teknisk rådgivning. En stærk implementeringspartner skal også turde udfordre kunden, gøre opmærksom på risici og sige tydeligt til, når en beslutning kan bringe projektet i fare.

For Mia er ærlighed en vigtig del af et tillidsfuldt samarbejde.

Ejerskab kræver mere end en styregruppe

Forretningens ejerskab begynder hos ledelsen, men det må ikke slutte dér.

Ledelsen skal sætte retningen, forklare, hvorfor forandringen er nødvendig, og sikre, at projektet har de nødvendige ressourcer. Men i større organisationer spiller mellemlederne en mindst lige så vigtig rolle. Det er ofte dem, der skal omsætte retningen til hverdagen og hjælpe medarbejderne gennem forandringen.

Mia har oplevet projekter i større organisationer, hvor manglende tilgængelighed til beslutningstagere og uklare beslutningsveje bremsede fremdriften. Når en beslutning bliver udskudt i ugevis, risikerer et helt projektteam at stå stille.

Derfor skal ejerskab være aktivt. Beslutningstagerne skal være tilgængelige, rollerne skal være tydelige, og organisationen skal fortsat gentage, hvorfor projektet er vigtigt. Ikke kun ved opstarten, men gennem hele forløbet.

Et stort projekt bliver hårdt undervejs. Derfor er det også ledelsens ansvar at hjælpe med at holde gejsten oppe, når organisationen bliver presset.

Medarbejderne skal kunne se sig selv i forandringen

Selv den bedste tekniske løsning kan miste sin værdi, hvis medarbejderne ikke forstår, hvad den betyder for dem.

Mia har mødt medarbejdere, som følte sig overvældede af de nye systemer og som var bekymrede for, om deres opgaver eller rolle ville forsvinde. I den situation er det ikke nok at fortælle, at den nye løsning er mere moderne eller mere effektiv. Forandringen skal omsættes til den enkelte medarbejders virkelighed.

Hvad bliver lettere? Hvilke manuelle opgaver kan forsvinde? Hvad skal medarbejderen lære? Og hvordan kommer rollen til at udvikle sig?

I et tidligere projekt var en af de første øvelser derfor at samle de ting, medarbejderne selv længtes efter at kunne gøre bedre med et nyt system. De konkrete ønsker blev brugt aktivt gennem projektet som en påmindelse om, hvorfor organisationen havde sat forandringen i gang.

Det er en tilgang, som Mia tror meget på. Man skal ikke alene kommunikere den overordnede business case. Man skal gøre værdien relevant og helt lavpraktisk for de mennesker, der skal leve med løsningen hver dag.

Hvis businesscasen bygger på konkrete effektiviseringsgevinster, vil de typisk ikke kunne realiseres fuldt ud fra dag ét. Alle vaner tager tid at ændre. Ved meget store forandringer kan medarbejderne, som Mia ser det, næsten betragte sig selv som nye i jobbet.”

Det er samarbejdet, der gør forskellen

ERP-projekter bliver aldrig helt enkle. Der vil være frustrationer, svære beslutninger og perioder, hvor vejen til målet virker meget længere væk, end man havde forventet. Men det er netop her, Mia finder energien i sit arbejde.

Hun motiveres af at skabe struktur, samle mennesker om en fælles retning og finde løsninger, når et projekt møder modstand. Og hun lægger vægt på at fremhæve de små succeser undervejs, så organisationen kan se, at arbejdet gør en forskel.

Forberedelse, tydeligt ejerskab og de rigtige ressourcer er afgørende. Men i sidste ende er det kvaliteten af samarbejdet, der binder det hele sammen. For Mia er det essensen af at arbejde med IT. 

Teknologien er vigtig, men den største værdi opstår først, når mennesker bruger den til at skabe en bedre måde at arbejde på.