Zašto kompanije koje pružaju profesionalne usluge gube profitne marže i kako to mogu da spreče

Rizici postaju vidljivi tek na kraju meseca.

U trenutku kada finansijski tim izvesti da je profitna marža ispod planiranog nivoa, projekat je često već pri kraju. Tada je mogućnost da se ishod promeni veoma ograničena.

Excel tabele funkcionišu, dok više ne funkcionišu

Gotovo svaka kompanija koja pruža profesionalne usluge prolazi kroz fazu u kojoj Excel tabele imaju ključnu ulogu. I zaista, u početku one dobro obavljaju posao. Fleksibilne su, jednostavne za korišćenje i lako se prilagođavaju.

Međutim, obično dođe trenutak kada to više nije dovoljno.

To najčešće izgleda ovako:

• različiti projektni menadžeri koriste različite šablone za prognoziranje,
• stvarno utrošeni rad nije povezan sa prvobitnom procenom,
• planovi resursa vode se odvojeno od budžeta projekta,
• finansijski tim prekasno dobija informacije o napretku projekta,
• fakturisanje zavisi od ručnih potvrda,
• profitabilnost projekta analizira se tek na kraju meseca,
• menadžerski izveštaji zahtevaju ručno objedinjavanje podataka,
• različiti timovi rade sa različitim verzijama istih podataka,
• raste neizvesnost u vezi sa tačnošću podataka.

U tom trenutku problem više nije samo efikasnost. Postaje pitanje poverenja:

Možemo li zaista da verujemo podacima na osnovu kojih donosimo odluke?

Za finansijske direktore (CFO), operativne direktore (COO), IT direktore (CIO) i rukovodioce zadužene za isporuku usluga, to predstavlja ključni trenutak.

Kako izgleda efikasan proces upravljanja profitnim maržama

Kompanije koje uspešno štite svoje profitne marže uglavnom upravljaju profitabilnošću kroz međusobno povezan proces kontrole.

Sam proces je jednostavno opisati, ali ga je teško održavati ako prodaja, realizacija projekata, planiranje resursa, finansije i fakturisanje funkcionišu odvojeno.

Efikasan proces upravljanja profitnim maržama obuhvata:

• Realnu procenu obima posla
  Prodajni i projektni tim zajedno definišu potreban obim angažovanja, uloge, pretpostavke, rizike i komercijalni model.
• Raspoređivanje resursa u skladu sa planom realizacije
  Resursi se dodeljuju na osnovu uloge, nivoa iskustva, raspoloživosti, interne cene rada i očekivane profitne marže.
• Realizaciju projekta u okviru dogovorenog obima i budžeta
  Projektni timovi upravljaju radom u skladu sa dogovorenim obimom, budžetom, ključnim etapama i kriterijumima za prihvatanje.
• Precizno evidentiranje radnog vremena i troškova
  Radni sati, troškovi, troškovi podizvođača i aktivnosti na projektu evidentiraju se redovno i tačno.
• Prognoziranje profitne marže po završetku projekta
  Projektni menadžeri ne analiziraju samo ostvarene rezultate, već procenjuju i očekivane konačne troškove, prihode i profitnu maržu.
• Pravovremeno i tačno fakturisanje
  Fakturisanje po ključnim etapama, time and material modelu, troškova, retainer ugovora i usluga koje se ponavljaju sprovodi se u skladu sa ugovorenim komercijalnim uslovima.
• Analizu profitabilnosti po projektu, klijentu i poslovnoj liniji
  Rukovodstvo prati profitabilnost kako na nivou pojedinačnih projekata, tako i na nivou celokupnog portfolija, a ne samo kroz zbirne finansijske pokazatelje.
• Pravovremeno reagovanje kada se pojavi rizik po profitnu maržu
  Timovi mogu da pokrenu zahtev za izmenu, prilagode raspodelu resursa, redefinišu obim projekta, eskaliraju rizike ili ažuriraju projekcije pre nego što dođe do gubitka profitne marže.

Kada je ovaj proces prekinut, pad profitnih marži postaje teško uočiti na vreme. Kada su svi njegovi elementi povezani, rukovodioci mogu da reaguju dok još postoji mogućnost da utiču na ishod.

Za kompanije koje pružaju profesionalne usluge i nalaze se u fazi rasta, upravljanje profitnim maržama nije samo finansijska disciplina. Ono je preduslov za održiv rast. Kompanija može profitabilno da raste samo ako su odluke o projektima, resursima, fakturisanju i finansijama povezane dovoljno rano da mogu da utiču na rezultate.

Gde ERP i PSA sistemi zaista prave razliku

Upravo u ovom trenutku kompanije obično počinju ozbiljno da razmatraju uvođenje ERP ili PSA platformi.

Ne zato što im je potrebna nova tehnologija, već zato što im je potreban viši nivo strukture i kontrole.

Sama platforma jeste važna, ali nije polazna tačka. Polazna tačka je operativni model, odnosno način na koji se prodaja, realizacija projekata, operativni timovi, finansije i menadžment usklađuju oko planiranja, izvršenja, praćenja i unapređenja profitabilnosti projekata.

U uspešnim kompanijama koje pružaju profesionalne usluge, ERP i PSA platforme stvaraju vrednost tako što povezuju čitav životni ciklus projekta:

• CRM prodajnu priliku,
• ponudu i komercijalnu procenu,
• budžet projekta,
• strukturu projektnih zadataka (Work Breakdown Structure),
• plan resursa,
• troškove rada i prodajne cene definisane po ulogama,
• evidenciju radnog vremena i troškova,
• troškove podizvođača,
• projektno računovodstvo,
• priznavanje prihoda,
• fakturisanje po ključnim etapama,
• WIP (Work in Progress),
• izdavanje faktura,
• prognoziranje projekta,
• izveštavanje o profitabilnosti.

Najveća vrednost nije u tome što se svi podaci nalaze na jednom mestu. Prava vrednost je u tome što su podaci o projektu, realizaciji, resursima i finansijama međusobno povezani.

To rukovodstvu omogućava da pouzdano odgovori na pitanja kao što su:

• Da li smo projekat prodali uz odgovarajuću profitnu maržu?
• Da li se realizacija odvija u skladu sa prvobitnom procenom?
• Koji projekti nose najveći rizik?
• Koji klijenti su najprofitabilniji?
• Koje poslovne linije ostvaruju najveće profitne marže?
• Gde previše angažujemo iskusne stručnjake?
• Koji posao je završen, ali još nije fakturisan?
• Za koje projekte je potrebno pokrenuti zahtev za izmenu?
• Kolika je očekivana profitna marža po završetku projekta?

Na ova pitanja nije moguće pouzdano odgovoriti ako prodaja, realizacija projekata, evidencija radnog vremena, planiranje resursa i finansije funkcionišu kao odvojeni sistemi.

Kako integrisane ERP i PSA platforme pomažu u upravljanju profitnim maržama

Kompanijama koje pružaju profesionalne usluge integrisane ERP i PSA platforme omogućavaju efikasniji i bolje povezan operativni model tokom celog životnog ciklusa projekta.

U Microsoft Dynamics 365 okruženju, ovaj operativni model najčešće čine Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Project Operations, Dynamics 365 Finance, Power BI i Power Platform.

Tipična arhitektura rešenja obuhvata:

• Dynamics 365 Sales za upravljanje prodajnim prilikama, kvalifikaciju potencijalnih klijenata, upravljanje prodajnim pipelineom i prenos informacija iz prodaje ka projektnom timu.
• Dynamics 365 Project Operations za procenu projekata, upravljanje projektnim ugovorima, strukturu projektnih zadataka (Work Breakdown Structure), planiranje resursa, evidenciju radnog vremena i troškova, realizaciju projekata i uvid u stanje svakog projekta.
• Dynamics 365 Finance za projektno računovodstvo, fakturisanje, priznavanje prihoda, kontrolu troškova, međukompanijske procese, odobravanja, finansijsko izveštavanje i finansijsko poslovanje kroz više pravnih lica.
• Power BI za menadžerske kontrolne table, analizu profitabilnosti projekata, izveštavanje o iskorišćenosti resursa, prognoziranje profitnih marži i analizu celokupnog portfolija.
• Power Platform za proširenje poslovnih tokova, procese odobravanja, razvoj jednostavnih poslovnih aplikacija, integracije i automatizaciju procesa kada je potrebna kontrolisana fleksibilnost standardnih procesa.

Važno je naglasiti da Dynamics 365 nije samo zamena za postojeći ERP sistem. U kompanijama koje pružaju profesionalne usluge on može da postane operativna i finansijska osnova koja povezuje prodaju, realizaciju projekata, planiranje resursa, fakturisanje i finansije.

Na primer:

Procene prodajnog tima nisu usklađene sa stvarnom realizacijom projekta
→ rešava se povezivanjem prodajne prilike, ponude, procene projekta i projektnog ugovora.

Projektni menadžeri koriste odvojene Excel tabele za prognoziranje
→ rešava se objedinjavanjem budžeta projekta, prognoza, ostvarenih rezultata i procene profitne marže po završetku projekta.

Radni sati se evidentiraju prekasno da bi bilo moguće upravljati profitnom maržom
→ rešava se povezivanjem evidencije radnog vremena i troškova sa projektnim računovodstvom.

Iskusni stručnjaci rade poslove koji su planirani za manje iskusne konsultante
→ rešava se planiranjem resursa po ulogama, internim cenama rada i praćenjem iskorišćenosti resursa.

Projekti sa fiksnom cenom gube profitnu maržu zbog nekontrolisanog širenja obima projekta
→ rešava se upravljanjem početnim planom projekta, procesom odobravanja izmena, projektnim prognozama i kontrolom fakturisanja.

Posao je završen, ali nije blagovremeno fakturisan
→ rešava se povezivanjem projektnih ugovora, ključnih etapa, fakturisanja, WIP stavki i procesa naplate.

Finansijski tim uočava probleme sa profitnom maržom tek na kraju meseca
→ rešava se kroz pregled ostvarenih rezultata po projektu, prognoza, izveštavanja i Power BI kontrolnih tabli.

Rukovodstvo nema uvid u profitabilnost celokupnog portfolija
→ rešava se izveštavanjem po klijentu, projektu, projektnom menadžeru, poslovnoj liniji, zemlji i tipu ugovora.

Upravo tada ERP i PSA sistemi postaju mnogo više od administrativnih alata. Oni postaju osnova za upravljanje profitabilnošću u kompanijama koje pružaju profesionalne usluge.

Primer iz prakse: projekat sa fiksnom cenom

Zamislite projekat implementacije sa unapred ugovorenom cenom od 250.000 EUR.

Početna komercijalna procena podrazumeva:

• jednog projektnog menadžera,
• dva senior konsultanta,
• tri konsultanta,
• jednog solution architecta sa delimičnim angažovanjem,
• ukupno planiranih 1.200 radnih sati,
• planiranu bruto profitnu maržu od 35%.

Tokom realizacije projekta dešava se nekoliko stvari:

• klijent traži dodatne radionice,
• testiranje traje duže od planiranog,
• senior konsultanti preuzimaju zadatke namenjene konsultantima,
• radni sati se evidentiraju sa zakašnjenjem,
• o projektnim rizicima se razgovara interno, ali se ne unose u prognoze,
• za dodatni obim posla nije podnet zahtev za izmenu.

Na kraju meseca finansijski tim izveštava da je profitna marža projekta pala na 22%.

Problem nije otkriven na vreme zato što realizacija projekta, evidencija radnog vremena, promene obima posla i finansijske prognoze nisu bili međusobno povezani.

Uz efikasniji ERP i PSA model organizacija bi mnogo ranije mogla da uoči da:

• stvarni broj radnih sati premašuje plan,
• angažovanje senior stručnjaka troši više budžeta nego što je predviđeno,
• preostali obim posla veći je od planiranog,
• dodatni posao je obavljen bez formalnog odobrenja,
• procenjena profitna marža po završetku projekta pada ispod ciljanog nivoa.

To projektnom menadžeru, direktoru zaduženom za realizaciju i finansijskom direktoru daje dovoljno vremena da reaguju, pokrenu zahtev za izmenu, prilagode obim projekta, promene raspodelu resursa, komercijalno eskaliraju problem ili ažuriraju prognozu pre nego što profitna marža bude izgubljena.

U modelu zasnovanom na Dynamics 365, ovakav nivo kontrole moguć je kada su prvobitna procena, projektni ugovor, struktura projektnih zadataka, plan resursa, evidencija radnog vremena, ostvareni rezultati projekta, ključne etape za fakturisanje i finansijsko izveštavanje međusobno povezani. Cilj nije samo da se izvesti o konačnoj profitnoj marži, već da se rizik prepozna dok još postoji mogućnost da se na njega utiče.

Primer iz prakse: managed services ugovor

Zamislite managed services ugovor sa mesečnom naknadom od 20.000 EUR.

Početni finansijski model podrazumeva:

• 120 sati podrške mesečno,
• većinu posla obavljaju konsultanti,
• ograničen angažman senior stručnjaka,
• standardna SLA vremena odziva,
• ciljanu bruto profitnu maržu od 40%.

Posle šest meseci klijent i dalje plaća 20.000 EUR mesečno, pa prihodi deluju stabilno. Međutim, stvarna realizacija pokazuje da:

• mesečno se troši oko 180 sati rada,
• senior stručnjaci se angažuju mnogo češće nego što je planirano,
• broj zahteva za podršku se povećao,
• ponavljajući problemi nisu automatizovani,
• SLA obaveze zahtevaju brže reakcije,
• specifično znanje o klijentu ograničava fleksibilnost u raspodeli resursa.

Ugovor je i dalje aktivan, a klijent zadovoljan, ali profitna marža kontinuirano opada.

Bez detaljnog praćenja profitabilnosti usluge ovaj problem može dugo ostati neprimećen. Uz odgovarajuću vidljivost koju obezbeđuju ERP i PSA sistemi, rukovodstvo može da odluči da ponovo pregovara o obimu usluge, automatizuje ponavljajuće aktivnosti, prilagodi model pružanja usluge, koriguje cenu ili promeni raspodelu resursa.

U Dynamics 365 okruženju profitabilnost usluga koje se kontinuirano pružaju može da se analizira po ugovoru, klijentu, poslovnoj liniji, ulozi resursa, kategoriji troška i stvarno uloženom radu. Na taj način rukovodstvo može jasno da razlikuje profitabilne managed services ugovore od onih koji troše više kapaciteta nego što je prvobitno planirano.