The ERP Dilemma: To Customize or not to Customize

Če razmišljate o sodobnih tehnologijah, ki bi jih lahko morda vpeljali v svoje poslovanje, se verjetno sprašujete: »Ali potrebujem prilagojeno rešitev ali naj izberem standardizirano programsko opremo?« To je eno od prvih vprašanj, ki se zastavlja ob vstopu v svet poslovno-informacijskih sistemov (ERP). V tem zapisu bomo poskrbeli, da boste našli pravi odgovor!

Vnaprej pripravljena rešitev, včasih imenovana »standardna rešitev«, je programska oprema v prvotnem stanju brez dodatnih prilagoditev ali razširitev. V tem kontekstu se pogosto uporablja tudi izraz gotova rešitev, ki ima enak pomen.

Rešitve ERP imajo veliko možnosti in nastavitev, s katerimi lahko strokovnjaki zagotovijo ustrezne funkcionalnosti. Vendar pa nekatere funkcije niso potrebne za poslovne procese in jih je zato bolje »skriti«. Konfiguracija pomeni nastavitev obstoječih funkcionalnosti programske opreme. Primeri konfiguracije so nastavitve tega, katere oznake bodo prikazane, katera metoda obračunavanja stroškov se bo uporabljala, katere specifične vloge bo podpiral vaš sistem ERP itd.

Podjetja pa imajo tudi procese, ki zahtevajo dodatne prilagoditve programske opreme ERP, saj vgrajene funkcionalnosti ne zadostujejo. Te prilagoditve so lahko pripravljene samo za določeno podjetje in njegove potrebe, pri čemer bo partner za vpeljavo dodal nove možnosti, ki niso vključene v izvirni kodi programske opreme. Za to gre pri prilagojenem sistemu ERP.

MICROSOFT DYNAMICS 365

Kaj vse je mogoče s pomočjo ERP-a?

Več

Povedano karseda preprosto: Za konfiguracijo gre, če je možnost že v programski opremi in vam ni treba pisati kode, da bi jo prilagodili, skrili ali prikazali. Če pa programsko opremo razširite z novimi funkcijami in morate za to pisati programsko kodo, gre za prilagoditev. Potrebujete nove funkcionalnosti obstoječih modulov? Ali morda potrebujete popolnoma nov modul? V obeh primerih boste morali rešitev prilagajati.

Ne glede na okoliščine bo partner za uvedbo sistema ERP popisal vaš proces in zbral vaše zahteve. V sodelovanju s partnerjem se lahko odločite, ali boste programsko opremo vpeljali brez sprememb, jo konfigurirali ali prilagodili. Splošno vprašanje je: »Bomo programsko opremo prilagodili poslovnim procesom ali bomo reorganizirali svoje procese, da bodo ustrezali programski opremi?«

Kako izbrati sistem ERP, ki bo ustrezal vašemu podjetju?

Torej ste se odločili za vpeljavo sistema ERP in zdaj se veselite, da boste lahko izkoristili celoten potencial centraliziranega pretoka informacij in izboljšane učinkovitosti. Preden pa lahko začnete uživati v prednostih, morate sprejeti ključno odločitev - standardizacija ali prilagoditve? Bi morda izbrali konfiguracijo?

Prvo vprašanje, ki si ga morate zastaviti, je: »Ali so naši procesi usklajeni s panožnimi standardi? Bi lahko rekli, da so naša panoga in naši poslovni procesi tipični?« Če je odgovor pritrdilen, je standardizirana rešitev ERP najverjetneje že na voljo in čaka na vas.

Če pa so za vaše poslovne procese značilna odstopanja in če obstajajo posebni predpisi ali zahteve lokalnega trga, se morate vprašati, ali vam ne bi morda bolj koristila konfiguracija. Če bo zadostovala preprosta konfiguracija, boste prihranili nekaj časa in sredstev, ki bi jih sicer porabili za prilagoditev.

Če pa niso ustrezne niti standardizirane niti konfigurirane rešitve, boste morali razmisliti o prilagoditvi. Prilagoditev je pametna zamisel, kadar so vaši poslovni procesi po svoji naravi edinstveni. V tem primeru je najprimernejša rešitev prilagojena programska oprema, če vam to seveda omogoča proračun. V nasprotnem primeru velja razmisliti, ali lahko spremenite svoje poslovne procese, da bodo usklajeni s standardom. Če je odgovor da, se boste s prilagoditvijo procesov izognili prilagoditvi in še vedno imeli vse koristi vpeljave sistema ERP. Če pa je odgovor ne, morate ponovno razmisliti o svojih zahtevah.

Ni vse črno-belo: prednosti in slabosti standardizirane ter prilagojene programske opreme ERP

Čeprav se na prvi pogled zdi, da se obleka po meri vedno bolje prilega, to ne drži vedno. Če želite najti programsko opremo ERP, ki bo ustrezala vašim poslovnim potrebam, se je treba poglobiti v prednosti in slabosti tako prilagojenih kot standardnih rešitev.

Prilagojena programska oprema ERP: Ali je vredna truda?

Velika prednost prilagojene rešitve ERP je, da boste deležni prilagodljive programska oprema, ki bo razvita po meri vašega poslovanja. Ker je programska oprema prilagojena vašim poslovnim potrebam, bo partner, odgovoren za vpeljavo rešitve, uskladil tudi gradivo za usposabljanje, da bo ustrezalo vašim zaposlenim, ki bodo rešitev tako vzeli za svojo. Prilagojena programska oprema bo odprla vrata neštetim možnostim, omogočila nemoteno izpolnjevanje potreb lokalnega trga itd. Dobro prilagojena programska oprema je lahko vir konkurenčne prednosti in namesto, da bi izgubljali čas s prilagajanjem procesov, se boste lahko osredotočili na svojo osnovno dejavnost.

Vendar pa začetni razvoj in vpeljava prilagojene rešitve zahtevata čas. Obenem vzdrževanje prilagojene programske opreme zahteva usposobljene zaposlene na področju informacijskih tehnologij. V podjetjih, kjer digitalne tehnologije niso v središču poslovanja, teh zaposlenih že tako primanjkuje. Prilagoditev pogosto pomeni tudi višje stroške vpeljave in vzdrževanja. Podpora po vpeljavi v primeru prilagojene programske opreme je lahko bolj kompleksna, ker je bila koda spremenjena. Kompleksnost je odvisna tudi od obsega prilagoditev. Dandanes se rešitve posodabljajo bolj pogosto kot kdaj koli prej in s prilagojeno programsko opremo ni vedno lahko ostati v koraku s časom. Na srečo imajo sodobne rešitve ERP, kot je Microsoft Dynamics 365, določene mehanizme za uspešno reševanje tega izziva.

Standardna programska oprema ERP: Narejena za vsakogar, vendar ni za kogarkoli!

Če poslujete v panogi z veliko podjetji, boste brez težav našli celo vrsto standardnih rešitev, ki ustrezajo vašim poslovnim procesom. V večini primerov so začetni stroški standardnih rešitev nižji od tistih, ki jih lahko pričakujete pri prilagojeni programski opremi. Prav tako je čas denar, kar je dodatna prednost, ki govori v korist vnaprej pripravljenih rešitev. Vpeljava je pri standardnih rešitvah hitrejša, celoten postopek uvajanja pa je krajši kot pri rešitvah po meri. Dejstvo, da so na trgu že pripravljene rešitve, vam omogoča, da poslujete, ne da bi se morali ubadati s hrošči v programih. Prav tako se zbirka znanja, ki je na voljo na spletu, povečuje z vsakim novim uporabnikom, tako da boste bolje pripravljeni na prihodnje izzive.

Obstaja verjetnost, da je bila vaša težava v takšni ali drugačni obliki že rešena. Tudi če težava še ni bila rešena, celotna ekipa za podporo že dobro pozna programsko opremo in lahko v kratkem času odgovori na vaša vprašanja. Če pa se potrebe vašega podjetja razlikujejo od standardnih, obstaja velika verjetnost, da jih standardna rešitev ne bo mogla zadovoljiti. To pomeni, da bodo imeli končni uporabniki pri uporabi težave, da morda manjkajo nekatere funkcije ali da ima programska oprema nekatere funkcije, ki jih sploh ne potrebujete. Poleg tega je tovrstna rešitev manj prilagodljiva in se ji morate prilagoditi vi.

To ni odločitev informacijskega oddelka, temveč poslovna odločitev!

To vprašanje je še posebej zanimivo zato, ker nima enega samega pravilnega odgovora. Kljub temu je treba začeti na začetku. Razlika ni v programski opremi, temveč v vašem načinu poslovanja. Dajanje splošnih nasvetov je nehvaležno opravilo, toda če imate majhno ali srednje veliko podjetje s procesi, ki ne odstopajo od standardnih, je bolje, da najprej razmislite o vnaprej pripravljeni rešitvi. Če pa so vaši procesi edinstveni ali ima vaša panoga nekatere posebnosti, je svojo pot ERP najbolje začeti z analizo rešitev ERP, ki jih je mogoče prilagoditi, kot je Microsoft Dynamics 365.

Naj povzamemo!

Tega izziva ne želimo prikazati v napačni luči, saj je končna odločitev stvar kompromisov. Standardizirana rešitev vam bo prihranila precej tveganj, vendar pa bo ob tem zahtevala tudi dodatno prilagoditev vašega načina poslovanja. Po drugi strani se boste s prilagoditvami izognili spreminjanju procesov, vendar bodo zahtevale dodaten napor, več časa in večji proračun. Ste pripravljeni spremeniti svoje procese ali boste raje zavihali rokave in uvedli prilagojeno rešitev ERP? Pravilnega ali napačnega odgovora ni, saj je ta odvisen od vaših specifičnih poslovnih potreb.

Če potrebujete dodatno pomoč pri izbiri rešitve, ki je najboljša za vaše podjetje, se obrnite na nas.

Upravljanje procesov s standardizirano ali prilagojeno programsko opremo?

Kaj vse je mogoče s pomočjo ERP-a?

Kako izbrati sistem ERP, ki bo ustrezal vašemu podjetju?

Ni vse črno-belo: prednosti in slabosti standardizirane ter prilagojene programske opreme ERP

Prilagojena programska oprema ERP: Ali je vredna truda?

Standardna programska oprema ERP: Narejena za vsakogar, vendar ni za kogarkoli!

To ni odločitev informacijskega oddelka, temveč poslovna odločitev!

Naj povzamemo!

Želite prebirati več takšnih vsebin?

Aleksandra Radojković

Nadaljuj z branjem

Zakaj podjetja v professional services izgubljajo maržo — in kako to rešiti

5 primerov, kako podjetja z UI zmanjšujejo stroške in zaloge

Integracija ERP za finance: skriti strošek nepovezanih sistemov