Infrastrukturna podjetja za učinkovito delovanje obvladujejo ogromno količino zapletenih dokumentov. Poleg tega morajo zagotavljati tudi skladnost z zakonodajo, natančne revizijske sledi, varnost in zaupnost podatkov – kar dodatno zapleta že tako zahteven proces.

Namesto da se osredotočimo na težavo, poglejmo rešitev. Rešitev Utilities Infrastructure Management (UIM)  ponuja zmogljivo funkcionalnost Document Classification, ki infrastrukturnim podjetjem omogoča enostavno organizacijo, sledenje in uporabo dokumentov v različnih modulih – za učinkovitejše upravljanje finančnih in operativnih podatkov.

Kaj je Document Classification (klasifikacija dokumentov)?

Klasifikacija dokumentov pomeni razvrščanje dokumentov v vnaprej določene kategorije na podlagi njihove vsebine, atributov ali drugih značilnosti. Ta sistematični pristop podjetjem omogoča učinkovito upravljanje velikih količin dokumentov, pridobivanje dragocenih vpogledov in dostop do ažurnih informacij.

5 ključnih prednosti razvrščanja dokumentov

Organizirano razvrščanje dokumentov prinaša številne koristi:

1. Poenostavljen dostop do informacij: Z označevanjem dokumentov lahko zaposleni učinkoviteje uporabljajo iskalne funkcije in hitreje najdejo ustrezne vsebine.
2. Izboljšana učinkovitost: Avtomatizirana klasifikacija dokumentov ohranja red in preprečuje, da bi se pomembni dokumenti izgubili v množici podatkov.
3. Boljše sprejemanje odločitev: Lažji dostop do pravih informacij izboljšuje kakovost odločitev in podjetjem omogoča hitrejše odzive na priložnosti.
4. Natančna analiza dokumentov: Klasifikacija pomaga prepoznati vzorce, trende in vpoglede, kar vodi do boljšega razumevanja in interpretacije podatkov.
5. Skladnost s predpisi: Zagotavlja, da so dokumenti razvrščeni po določenih kriterijih in enostavno dostopni za revizije ali preglede.

Klasifikacija dokumentov v okviru rešitve UIM (Utilities and Infrastructure Management)

V okviru rešitve UIM klasifikacija dokumentov podpira upravljanje dokumentacije, ki je pomembna za:

• Nabavo
  
• Upravljanje projektov
• Upravljanje osnovnih sredstev

Ta funkcionalnost zagotavlja, da so dokumenti, kot so zahtevki za nabavo, pogodbe z dobavitelji in naročilnice, pravilno kategorizirani in hitro dostopni. To je še posebej pomembno v infrastrukturi in energetiki, kjer so zahteve glede skladnosti z zakonodajo izjemno stroge.

S pravilno klasificiranimi dokumenti lahko uporabniki hitro dostopajo do ključnih informacij. Na primer, v nabavnih procesih enostaven dostop do zahtevkov in pogodb omogoča bolj informirano izbiro dobaviteljev in učinkovitejša pogajanja o pogojih.

Personalizirane oznake dokumentov (Document Tags)

Rešitev UIM omogoča uporabnikom, da dokumentom dodelijo lastne oznake (»tags«) z uporabniško določenimi vrednostmi. Oznake delujejo kot ključne besede za dodatno označevanje in razvrščanje dokumentov ter omogočajo boljše poročanje in poenostavitev poslovnih procesov. Z uvedbo strukturiranega sistema oznak podjetja zagotovijo dosledno sledenje dokumentov, enostavno iskanje in manj napak pri delu.

Nastavitev Document Classification (klasifikacije dokumentov)

Nastavitev funkcionalnosti Document Classification v UIM vključuje ustvarjanje vrst oznak in pripadajočih vrednosti v modulu Organization administration. Vsaka vrsta oznake ima lahko več vrednosti, ki jih je mogoče prednostno razvrstiti in povezati z določenimi moduli. Ko so oznake nastavljene, jih je mogoče pripeti dokumentom, kar ustvarja kombinacije oznak, ki izboljšajo razvrščanje in poročanje.

Uporaba oznak v modulih za nabavo, projekte in osnovna sredstva

Oznake se lahko uporabljajo za različne dokumente v modulih za nabavo, projekte in osnovna sredstva, od katerih ima vsak svoje edinstvene funkcionalnosti in pravila prenosa.

Procurement Module

V tem modulu lahko oznake dodelite dokumentom, kot so zahteve za nabavo (PR), naročilnice (PO), pogodbe (PA) in povpraševanja (RFQ). Oznake pomagajo pri kategorizaciji in filtriranju dokumentov, kar olajša sledenje in poročanje.

• Oznake se med dokumenti prenašajo glede na potek nabavnega procesa – na primer iz zahtevka za nabavo (PR) na povpraševanje (RFQ), nato na okvirni sporazum (PA) in končno na naročilnico (PO).

Modul za projekte

V tem modulu lahko oznake dodelite projektom, skupinam projektov in kategorijam projektov. Prikazane so tudi pri knjiženih projektnih transakcijah, kar izboljšuje preglednost in usklajenost pri upravljanju dokumentacije.

• Oznake iz skupine projektov se samodejno prenesejo na nove projekte; oznake iz skupine kategorij projektov se privzeto prenesejo na posamezno kategorijo projekta, oznake projekta in kategorije projekta pa so prikazane pri projektnih transakcijah, kar zagotavlja doslednost pri klasifikaciji dokumentov.

Modul za osnovna sredstva

Oznake lahko dodelite osnovnim sredstvom in skupinam osnovnih sredstev. S tem olajšate upravljanje dokumentacije, povezane s sredstvi, ter izboljšate preglednost sledenja spremembam.

• Oznake iz skupin osnovnih sredstev se prenesejo na posamezna sredstva in so vidne na transakcijah osnovnih sredstev, kar zagotavlja pregledno sledljivost.

Izboljšan potek dela in upravljanje podatkov

Funkcionalnost Document Classification se brezhibno povezuje z različnimi konfiguracijami delovnih tokov, vključno z naročilnicami, zahtevki za nabavo in pogodbami. Poleg tega so vrste oznak in njihove vrednosti na voljo za uvoz in izvoz prek podatkovnih entitet, kar podjetjem omogoča celovito in ažurno klasifikacijo dokumentov znotraj sistemov.

Zaključek 

Funkcionalnost Document Classification v okviru rešitve UIM je močno orodje, ki izboljšuje upravljanje dokumentacije v modulih za nabavo, projekte in osnovna sredstva v okolju Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations. Z uvedbo strukturiranega sistema oznak lahko podjetja dosežejo večjo učinkovitost, natančnost in preglednost pri upravljanju dokumentacije. Ne glede na to, ali gre za optimizacijo delovnih tokov, izboljšano upravljanje podatkov ali napredne možnosti poročanja, klasifikacija dokumentov v UIM predstavlja pomemben korak naprej za podjetja, ki želijo zagotoviti doslednost, preglednost in optimizacijo svojih procesov upravljanja dokumentov.