U suradnji s BE-ternom, ENSOL 360 implementirao je Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain, Project Operations i CRM kao povezanu poslovnu platformu integriranu s postojećim Power BI okruženjem i BIM alatima. Rezultat su veća preglednost poslovanja, bolja financijska kontrola, automatizirani procesi i sigurno IT okruženje spremno za daljnji rast tvrtke.

ENSOL 360 d.o.o. je slovenska inženjerska tvrtka koja posluje pod brendom 360 Karting i specijalizirana je za projektiranje, razvoj i izvedbu karting staza i povezanih sustava. Svaka staza osmišljena je kao cjelovit poslovni model, od gamificirane vožnje i natjecateljskih utrka do vožnje na vrijeme, pri čemu je svako rješenje prilagođeno specifičnom konceptu i potrebama klijenta.

Tvrtka sa sjedištima u Izoli i Kopru te više od 50 zaposlenih upravlja cijelim životnim ciklusom projekta, od idejnog rješenja i inženjeringa do nabave, međunarodne logistike i montaže na lokaciji. ENSOL je realizirao kompleksne projekte po narudžbi u više od 30 zemalja na svim kontinentima, uključujući SAD, Ujedinjeno Kraljevstvo, Francusku, Njemačku, Saudijsku Arabiju, Ujedinjene Arapske Emirate, Indoneziju, Vijetnam, Kanadu i Meksiko.

Implementacija Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain, Project Operations i CRM rješenja realizirana je u suradnji s BE-ternom te integrirana s postojećim Power BI okruženjem i BIM alatom Archicad. Rješenje pokriva cijeli životni ciklus projekta, od prvog kontakta s klijentom do inženjeringa, nabave, transporta, montaže i završnog financijskog izvještavanja.

Izazov: rast međunarodnog poslovanja i nepovezani sustavi

Kako je ENSOL 360 širio međunarodno poslovanje, nedostatak jedinstvene platforme stvarao je sve više izazova u svim dijelovima tvrtke. Inženjering, dizajn, prodaja, nabava i upravljanje projektima radili su odvojeno, koristeći tablice, elektroničku poštu i neformalne procese bez jedinstvene strukture i bez automatiziranog protoka podataka između odjela.

Posljedice su bile različite u svakom odjelu, ali uzrok je bio isti: nije postojao jedinstveni sustav, pregled poslovanja u stvarnom vremenu niti okvir za upravljanje koji bi mogao podržati tvrtku s više pravnih subjekata, valuta i regulatornih zahtjeva.

Najveći izazovi

• Financije i IT: Nije postojala centralizirana platforma, zbog čega su procesi bili nepregledni, sigurnosni rizici veći, a usklađivanje podataka između država i pravnih subjekata uglavnom ručno.
• Upravljanje projektima: Financijski podaci o projektima vodili su se u zajedničkim Excel tablicama bez kontrole pristupa. Svaki korisnik mogao je mijenjati podatke bez revizijskog traga.
• Inženjering i dizajn: Zaposlenici su mjesečno evidentirali sate prema sjećanju, bez pregleda zadataka po fazama i bez automatiziranog prijenosa podataka iz inženjeringa u nabavu.

Ambicije tvrtke i zahtjevi usklađenosti koje donosi poslovanje u više od 30 zemalja zahtijevali su platformu spremnu za daljnji rast.

"Prelaskom na Microsoft platformu uklonili smo velik broj nekontroliranih procesa koji nisu bili usklađeni s našim sigurnosnim politikama. To je bio veliki korak naprijed."

 Zlatan Hrvatin, voditelj IT-a , ENSOL 360 d.o.o. 

Rješenje: povezani Microsoft 365 ekosustav

BE-terna je za ENSOL 360 implementirala Microsoft 365 ekosustav prilagođen projektnom načinu poslovanja tvrtke. Cilj nije bio samo zamijeniti postojeće alate, već povezati cijelu tvrtku u jedinstvenu platformu u kojoj podaci automatski prolaze između odjela i država.

Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain

Jedinstvena financijska osnova podržava više pravnih subjekata tvrtke ENSOL u više od 30 zemalja. Rješenje objedinjuje financijske podatke, podržava poslovanje u više valuta i lokalne porezne i PDV zahtjeve. Ručno usklađivanje podataka između država zamijenjeno je centraliziranim izvještavanjem i kontrolom pristupa prema ulogama.

Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Središnji alat za realizaciju projekata. Svaki član tima svakodnevno evidentira sate po zadacima i fazama projekta, čime su neformalne mjesečne procjene zamijenjene pregledom u stvarnom vremenu.
Planiranje po fazama pokriva cijeli proces realizacije:
Planiranje → Inženjering → Nabava → Transport → Montaža → Certifikacija

Kada se prodajna prilika zaključi u CRM sustavu, projektni planovi automatski se prenose u Project Operations bez ručnog unosa.

Microsoft Dynamics 365 CRM

Cjelovito upravljanje prodajnim procesom od prvog kontakta do potpisivanja ugovora. Praćenje prodajnih prilika prema vjerojatnosti realizacije, standardizirani unos podataka i automatizirani prijenos projekata nakon zaključenja prodaje omogućuju projektnom timu da uvijek radi s točnim i potpunim informacijama.

Integracija s Power BI

BE-terna je povezala postojeće Power BI okruženje tvrtke ENSOL s rješenjima Dynamics 365 Finance & Supply Chain i Project Operations te omogućila automatizirani protok podataka bez ručnog izvoza.
Menadžment sada ima objedinjeni pregled svih aktivnih projekata u stvarnom vremenu, bez promjena postojeće BI infrastrukture.

Integracija s Archicad BIM sustavom

Kada inženjerski tim završi fazu projektiranja, specifikacije materijala automatski se izvoze iz Archicada u proces nabave unutar Dynamics 365 Finance & Supply Chain rješenja. Na taj način uklonjen je ručni unos podataka i ubrzan prijenos informacija između inženjeringa i nabave.

Sigurnost i upravljanje

Prelazak na Microsoft poslovnu platformu uklonio je velik broj nekontroliranih zastarjelih procesa. Centralizirano upravljanje identitetima i pristupima, prava prema ulogama i jedinstveno upravljanje podacima u financijama, CRM sustavu i upravljanju projektima osiguravaju infrastrukturu spremnu za usklađenost sa zahtjevima međunarodnog poslovanja.

Suradnja s BE-ternom

Suradnja između ENSOL 360 i BE-terne razvila se u dugoročno partnerstvo usmjereno na kontinuirana unapređenja. Nakon početne implementacije platforme, timovi su definirali daljnje prioritete, uključujući optimizaciju CRM sustava, dublju integraciju Power BI rješenja i uvođenje procesa podržanih Microsoft Copilot tehnologijom. Partnerstvo je potom prošireno i na kompletnu optimizaciju CRM sustava. 

"Unaprijedili smo komunikaciju, definirali konkretne sljedeće korake i dogovorili nastavak suradnje. Pred nama je puno potencijala i siguran sam da ćemo uspješno nastaviti putem koji smo zajedno postavili."

Zlatan Hrvatin, voditelj IT-a, ENSOL 360 d.o.o.

"Uspješna implementacija ERP sustava zahtijeva pravo partnerstvo. Integrator mora razumjeti vaše procese, ljude i strategiju. Jednako je važno da zna prepoznati što vam je potrebno, čak i prije nego što to sami prepoznate."

Andrej Glavina, voditelj projektnih operacija, ENSOL 360 d.o.o. 

Prije implementacije i danas

Prije implementacije ENSOL 360 koristio je velik broj nepovezanih alata bez centralnog sustava za upravljanje podacima. Financijski podaci o projektima čuvali su se u zajedničkim Excel tablicama koje je svatko mogao mijenjati bez traga. Zaposlenici su sate evidentirali mjesečno prema sjećanju, bez pregleda po zadacima. Prodaja, inženjering, nabava i financije koristili su odvojene izvore podataka, bez automatiziranih veza između odjela. Također nije postojao jedinstveni pregled svih aktivnih projekata, a zastarjeli procesi predstavljali su sigurnosni i regulatorni rizik.

Danas ENSOL 360 koristi jedinstvenu Microsoft 365 platformu koja povezuje sve odjele u jedinstven i kontroliran sustav. Prava pristupa prema ulogama osiguravaju integritet podataka u cijeloj organizaciji. Svaki član tima svakodnevno evidentira sate po zadacima i projektima. Kada se prodajna prilika zaključi u CRM sustavu, projektni planovi automatski se prenose u Project Operations, a zatim izravno u Power BI. Menadžment danas ima pregled nad više od 25 aktivnih projekata u stvarnom vremenu, dok su svi procesi usklađeni i potpuno revizijski sljedivi.

Rezultati

Implementacija Microsoft 365 platforme donijela je mjerljiva unapređenja u području upravljanja, financijske kontrole i operativne učinkovitosti u svim odjelima i na svim aktivnim projektima.

Partnerstvo prošireno: BE-terna preuzela i optimizaciju CRM sustava, u tijeku implementacija Microsoft Copilota

Sažetak

ENSOL 360 želio je zamijeniti fragmentiran i pretežno ručno vođen način rada platformom koja može podržati kompleksno poslovanje globalne tvrtke. U suradnji s BE-ternom, Microsoft Dynamics 365 danas povezuje financije, prodaju, upravljanje projektima i inženjering u jedinstven upravljani sustav koji svim odjelima omogućuje bolju preglednost, kontrolu i učinkovitiju suradnju.

Produženo partnerstvo potvrđuje povjerenje kako u odabranu platformu tako i u daljnji razvoj zajedničkih rješenja. Opseg suradnje proširen je i na optimizaciju CRM sustava, a tvrtke već uvode nove procese uz korištenje Microsoft Copilota.