Kada Business Central nije dovoljan: vodič za tvrtke koje posluju na temelju projekata

Ovako to izgleda u praksi i što možete učiniti po tom pitanju.

Brojke koje stoje iza problema

• Naplativa iskorištenost u sektoru profesionalnih usluga pala je na 68,9 %  znatno ispod ciljanih 75 %. Svaki vraćeni postotni bod izravan je prihod, bez dodatnog zapošljavanja.
• Prosječno curenje prihoda iznosi 4,3 %. Za tvrtku s prihodom od 5 mil. € to je 215.000 € ostvarenog, ali nefakturiranog prihoda izgubljenog svake godine.
• Tim od 30 ljudi gubi do 100 sati nenaplativog vremena mjesečno  ne zato što ljudi ne rade, već zato što ručno praćenje to ne uspijeva evidentirati.
• Prekoračenja projekata povećala su se za 11,3 % u 2024., zbog nedostatka vidljivosti u stvarnom vremenu i slabog planiranja resursa.

Što nam tvrtke govore prije promjene

Ovo nisu hipotetske zabrinutosti. To su upravo izrazi koje čujemo u uvodnim razgovorima s tvrtkama za IT usluge, inženjerskim tvrtkama i konzultantskim poslovanjima diljem regije, često od organizacija koje godinama koriste Business Central:

• "Planiranje resursa osnovno je i reaktivno."
• "Previše je ručnog rada između realizacije i financija."
• "Nemamo vidljivost u stvarnom vremenu u marže projekata."
• "Fakturiranje je sporo i redovito propuštamo naplative stavke."

Ako vam nešto od ovoga zvuči poznato, problem nije u vašem timu, već u alatima s kojima radi.

Prije i poslije – stvarni primjer

IT konzultantska tvrtka s 50 zaposlenika koristi Business Central za financije, ali realizacijom upravlja u proračunskim tablicama i e-pošti.

Prije: Svakog petka voditelj projekta provodi pola dana izrađujući izvješće o marži iz tri izvora. Do ponedjeljka su neki podaci već zastarjeli. Računi se šalju dva tjedna nakon završetka projekta. Klijenti osporavaju stavke računa jer evidencije vremena nemaju dovoljno detalja.

Poslije: Vremenski planovi projekta automatski se prenose kada je posao dobiven. Resursi se dodjeljuju na temelju vještina i dostupnosti. Izvješće o marži dostupno je uživo u Power BI prije tjednog sastanka. Računi se šalju u roku od nekoliko dana nakon završetka prekretnice.

Posao se nije promijenio. Promijenili su se vidljivost i kontrola oko njega. 

Što svaka platforma donosi

Business Central snažna je financijska osnova – projektno računovodstvo, fakturiranje, financijsko izvještavanje i upravljanje troškovima. Ono u čemu nije dovoljno dobar jest upravljanje složenošću realizacije: optimizacija resursa, strukturirano izvršenje i operativna vidljivost.

Project Operations popunjava upravo tu prazninu – planiranje, dodjelu resursa, evidentiranje vremena i troškova te povezivanje realizacije s fakturiranjem. Dubinsko računovodstvo i financijsko izvještavanje za više pravnih subjekata nisu njegova prednost.

Zajedno pokrivaju cijeli životni ciklus projekta: od dobivene prilike do priznatog prihoda. 

Gdje je stvarna vrijednost

• Cjeloviti životni ciklus projekta  primopredaje između prodaje, realizacije i financija odvijaju se automatski. Nestaju proračunske tablice i lanci e-pošte između odjela.
• Optimizacija resursa  dodjela na temelju vještina, planiranje kapaciteta, predviđanje iskorištenosti. Vrijeme bez angažmana se smanjuje. Naplativa iskorištenost raste.
• Brže i točnije fakturiranje  strukturirano evidentiranje vremena s odobrenjima stvara izravnu vezu između isporučenog i fakturiranog. Curenje prihoda se smanjuje.
• Profitabilnost u stvarnom vremenu  marža projekta vidljiva je u bilo kojem trenutku ciklusa realizacije, a ne samo po završetku. Rizici se otkrivaju rano, dok još ima vremena za djelovanje.

Kada Business Central nije dovoljan?

Business Central dobro funkcionira za projektno računovodstvo, osnovno praćenje vremena, financijsko izvještavanje i fakturiranje. Za mnoge organizacije to je dovoljno.

Ograničavajući postaje kada:

• Projekti postaju složeniji
• Planiranje resursa treba obuhvatiti veći broj zaposlenika
• Prodaja i realizacija trebaju čvršću integraciju
• Uprava zahtijeva operativne uvide u stvarnom vremenu, izvan financijskog izvještavanja

Razlika je jednostavna: Business Central upravlja financijama projekata. Project Operations upravlja uspjehom realizacije projekata. Za ozbiljno projektno poslovanje važna su oba rješenja.

Za koga je ovo

• Tvrtke za IT usluge i konzultantske tvrtke
• Inženjerske tvrtke i poslovanja koja se temelje na projektima
• Agencije i tvrtke za profesionalne usluge
• Organizacije koje šire realizaciju projekata u više regija ili pravnih subjekata

Često postavljana pitanja

• Trebamo li zamijeniti Business Central kako bismo dodali Project Operations? Ne. Project Operations osmišljen je za rad uz Business Central putem izvorne Microsoftove Dataverse integracije. Business Central i dalje upravlja svim financijskim procesima.
• Koliko obično traje implementacija? 3 do 6 mjeseci za tvrtku srednje veličine, ovisno o složenosti i integracijama. Fazični pristup – prvo financijska osnova, zatim Project Operations – obično je najučinkovitiji put.
• Je li ovo prikladno za manje timove? Ako imate manje od 20–30 zaposlenika koji rade na projektima i jednostavne projekte kratkog ciklusa, sam Business Central može biti dovoljan. Project Operations donosi najveću vrijednost kada planiranje resursa za više istodobnih projekata postane složeno.
• Što se događa s našim postojećim podacima i procesima? Migracija je dio opsega implementacije. Povijesni podaci mogu se migrirati, a postojeći procesi mapiraju se tijekom faze dizajna – mnogi se ručni koraci u potpunosti eliminiraju.
• Integrira li se s našim CRM-om ili drugim Microsoftovim alatima? Da. Rješenje se izvorno povezuje s rješenjima Dynamics 365 Sales, Microsoft Teams, Power BI i Power Platform  bez potrebe za middlewareom treće strane.

Zaključak

Jaz između načina na koji danas posluje većina projektnih poduzeća i načina na koji bi mogla poslovati mjerljiv je u bodovima iskorištenosti, danima ciklusa fakturiranja i curenju prihoda. Za premošćivanje tog jaza nije potreban drukčiji tim ni veći proračun. Potrebni su povezani sustavi koji pravim ljudima pružaju prave informacije u pravo vrijeme.

Većina tvrtki s kojima surađujemo nije shvaćala koliko gubi dok to napokon nisu mogle jasno vidjeti. Sama ta vidljivost mijenja način na koji uprava donosi odluke.

Spremni ste vidjeti kako bi to izgledalo za vaše poslovanje? Razgovarajte sa stručnjakom iz BE-terna o tome kako Dynamics 365 Business Central i Dynamics 365 Project Operations mogu zajedno funkcionirati u vašoj organizaciji – bez ometanja onoga što već dobro funkcionira.