Vodič za nove korisnike

Što je ERP rješenje?

ERP (engl. Enterprise Resources Planning) je vrsta softverskog rješenja koje organizacije koriste za upravljanje i automatizaciju osnovnih poslovnih procesa. Nazivamo ga srcem poslovanja jer omogućuje učinkovito vođenje svakodnevnih poslovnih operacija. ERP obično pokriva područja poput financija, ljudskih resursa, proizvodnje, upravljanja opskrbnim lancem, upravljanja odnosima s klijentima (CRM) i upravljanja zalihama.

Koje su prednosti ERP rješenja?

U osnovi, svrha ERP rješenja je pomoći organizacijama u unaprjeđenju produktivnosti, donošenju odluka na temelju podataka, poboljšanju suradnje i postizanju bolje ukupne učinkovitosti. ERP sustavi dizajnirani su za pružanje centraliziranog i sveobuhvatnog pregleda podataka organizacije što mogućuje učinkovito upravljanje resursima, procesima i informacijama. Stoga u ERP rješenju treba biti što više podataka kako bi se osigurao jedinstveni izvor istine za cijelo poslovanje.

Strateško odlučivanje: rukovoditeljima i donositeljima odluka pruža uvide temeljene na podacima, omogućujući im da donose informirane i strateške odluke za budućnost poslovanja.
Poboljšana učinkovitost: ERP sustavi integriraju različite poslovne procese, što eliminira potrebu za ručnim unosom podataka i smanjuje vjerojatnost pogrešaka.
Automatizacija rutinskih zadataka: ERP automatizira zadatke i procese, oslobađajući vrijeme zaposlenika da se usredotoče na aktivnosti koje imaju veću stratešku i dodanu vrijednost.
Dugoročne uštede troškova: ERP smanjuje i operativne i administrativne troškove optimiziranjem procesa, poboljšanjem planiranja, poboljšanjem financijskog upravljanja i povećanjem zadovoljstva korisnika.
Jedinstven izvor istine: centralizacija podataka osigurava njihovu dosljednost i smanjuje vrijeme potrošeno na traženje informacija u različitim sustavima.
Informacija u stvarnom vremenu: ERP pruža uvid u poslovanje u stvarnom vremenu, omogućavajući brzo i informirano donošenje odluka.
Bolja suradnja: uz zajedničku bazu podataka, timovi u cijeloj organizaciji imaju pristup istim ažuriranim informacijama, što potiče suradnju i poboljšava ukupnu komunikaciju.

Za koga je ERP rješenje?

ERP rješenje napravljeno je tako da koristi širokom rasponu poduzeća i organizacija u raznim industrijama. Sva poduzeća imaju različite načine poslovanja i stoga je ERP rješenje prilagođeno njihovim specifičnim potrebama, prema segmentima industrije, veličini i međunarodnoj zastupljenosti.

U nastavku su navedeni ključni akteri i vrste organizacija za koje je ERP rješenje korisno:

Poduzeća koja se bave proizvodnjom: ERP rješenje je posebno pogodno za proizvodna poduzeća. Pomaže u upravljanju zalihama, planiranju proizvodnje, opskrbnom lancu, kontroli kvaliteta i drugim procesima uključenim u proizvodne operacije.
Poduzeća za distribuciju i upravljanje opskrbnim lancem: organizacije uključene u distribuciju i upravljanje opskrbnim lancem imaju koristi od ERP sustava jer optimizira razine zaliha, obradu narudžbi, logistiku i predviđanje potražnje.
Maloprodajna poduzeća: trgovine na malo, kako fizički tako i online trgovine, koriste ERP sustave za upravljanje zalihama, prodajom, odnosima s kupcima i drugim aspektima svog poslovanja. Ovo pomaže u poboljšanju učinkovitosti i zadovoljstva kupaca.
Industrije koje se temelje na uslugama: ERP rješenje je relevantno za industrije koje se temelje na uslugama, kao što su profesionalne usluge i savjetovanje. Pomaže u upravljanju projektima, raspodjeli resursa, fakturiranju i drugim procesima usmjerenim na usluge.
Financijske usluge: u financijskom sektoru, uključujući i bankarstvo i osiguranje, ERP sustavi pomažu u upravljanju financijskim transakcijama, usklađenošću, rizicima i izvješćivanjem.
Globalne organizacije: za poduzeća s globalnim operacijama, ERP sustavi olakšavaju koordinaciju i standardizaciju procesa na različitim lokacijama. Pomažu u prevladavanju izazova povezanih s korištenjem više valuta, jezika i regulatornih zahtjeva.

Kako ERP koristi različitim poslovnim odjelima?

Financijski odjel implementira ERP sustave za automatizaciju financijskih zadataka kao što su računovodstvo, definiranje proračuna, fakturiranje i obračun plaća, smanjujući ručne pogreške i štedeći vrijeme. ERP pruža pristup financijskim podacima u stvarnom vremenu, omogućujući pravodobno i točno financijsko izvješćivanje i analizu. Također, ERP sustavi često uključuju funkcije koje pomažu u osiguravanju usklađenosti sa zakonodavnim standardima i zahtjevima za financijsko izvješćivanje.

Odjel upravljanja lancem opskrbe i nabave koristi ERP sustave kao pomoć u praćenju narudžbi i isporuka i optimiziranju razine zaliha prikazivanjem razina zaliha, potražnje i aktivnosti lanca opskrbe u stvarnom vremenu. ERP omogućuje bolju komunikaciju i suradnju s dobavljačima jer poboljšava procese nabave i smanjuje vrijeme isporuke.

Odjel za proizvodnju implementira ERP za planiranje proizvodnje time omogućavajući optimizaciju raspodjele resursa, planiranja i upravljanja kapacitetima. ERP sustavi često uključuju funkcije upravljanja kvalitetom, koje osiguravaju poštivanje standarda kvalitete i olakšavaju praćenje i rješavanje pogrešaka.

Odjel za prodaju i marketing koristi analizu podataka i alate za izvješćivanje kako bi pomogao u predviđanju proizvodnje i analizama učinka. Nadalje, ERP sustavi često uključuju CRM module koji pomažu u upravljanju informacijama o klijentima, praćenju potencijalnih kupaca i poboljšanju interakcije s klijentima.

IT odjel smanjuje potrebu za više samostalnih aplikacija jer ERP sustavi integriraju različite poslovne procese. ERP sustavi često dolaze sa snažnim sigurnosnim funkcijama koje IT timovima pomažu u osiguravanju integriteta podataka i zaštiti osjetljivih informacija. Također, ERP sustavi dizajnirani su tako da se povećavaju s rastom organizacije, pružajući fleksibilnost i prilagodljivost promjenljivim poslovnim potrebama.

Odjel za ljudske resurse koristi ERP za integrirane procese ljudskih resursa, kao što su pronalaženje kandidata, zapošljavanje, obračun plaća i upravljanje učinkom, pojednostavljujući procese ljudskih resursa i smanjenje administrativnog opterećenja. ERP pruža uvid u podatke o zaposlenicima, čime pomaže u strateškom planiranju, upravljanju talentima i planiranju uspjeha.

ERP ili Prikaz proračuna u tablicama

Može li ERP sustav zamijeniti proračunske tablice, čak i za najmanja poduzeća?

Danas ERP softver koristi čak i najmanjim poduzećima. Ako imate rastuće poduzeće u kojem povezane informacije i funkcionalnosti svih operacija imaju smisla, možete uživati u mnogim prednostima ERP-a po vrlo niskoj cijeni i zauvijek zaboraviti na gnjavažu korištenja proračunskih tablica.
ERP alati za mala poduzeća se obično nalaze u oblaku i brzo se instaliraju.

ERP rješenje nudi nekoliko prednosti u odnosu na korištenje proračunske tablice:

Upravljanje podacima, dijeljenje informacija i suradnja odvijaju se u stvarnom vremenu u cijeloj organizaciji, dok se u proračunskom prikazu tablice koristi jednostavno upravljanje podacima i nedostaje mu integrirana funkcionalnost.
Integracija različitih poslovnih procesa, dok proračunska tablica koristi samostalne datoteke koje se možda neće lako integrirati s drugim sustavima.
Mogućnost rukovanja velikim količinama podataka i podrška složenim poslovnim procesima, dok je tablični prikaz sklon pogreškama s povećanjem količine i složenosti podataka.
Točnost i dosljednost podataka održavanjem jednog izvora istine, dok tablični prikaz koristi ručno unesene podatke kojima se može manipulirati. Ovo povećava vjerojatnost pogrešaka i nedosljednosti.
Jake sigurnosne funkcije i kontrola pristupa, dok u tabličnom prikazu ne postoji kontrola pristupa i sigurnosnih funkcija, što ga čini izazovnijim za upravljanje i zaštitu osjetljivih poslovnih podataka.

Koji su ključni moduli ERP rješenja?

Zašto su zanimljivi? Trebam li odmah implementirati sve module? Mogu li početi s malim brojem? Mogu li ih dodati kasnije?

ERP moduli su komponente ili funkcionalne jedinice unutar ERP rješenja koje se bave specifičnim poslovnim procesima ili funkcijama. Svaki modul usmjeren je na određeno područje poslovnih operacija i dizajniran je da neometano radi s drugim modulima unutar ERP rješenja.

Privlačnost ERP modula leži u njihovoj sposobnosti da centraliziraju i automatiziraju različite poslovne procese, što dovodi do poboljšane učinkovitosti, suradnje i točnosti podataka. Implementacija ERP modula može dovesti do bolje vidljivosti poslovnih operacija, poboljšanog donošenja odluka i povećanja ukupne produktivnosti.

Različite module ERP sustava možete implementirati dinamikom koja vam odgovara i prilagoditi ih svojim specifičnim potrebama. Uobičajeni pristup je započeti sa osnovnim modulima koji se bave neposrednim poslovnim potrebama te omogućavaju lakši prijelaz i pomažu korisnicima da se postepeno prilagode novom sustavu. Kako organizacija raste ili se razvija, mogu se dodati dodatni moduli kako bi se odgovorilo novim zahtjevima ili poboljšali postojeći procesi. Takav pristup se često naziva faznom implementacijom.

Financije i računovodstvo

Glavna knjiga: Upravlja financijskim transakcijama i pruža centralizirani pregled financijskog položaja poduzeća.
Glavna knjiga: Upravlja obradom plaćanja dobavljačima i prodavačima.
Potraživanja od korisnika: Upravlja fakturiranjem kupaca i praćenjem primljenih uplata.
Trajna imovina: Prati i upravlja trajnom imovinom organizacije, kao što su imovina i oprema.

Ljudski potencijali (HR)

Sustav upravljanja ljudskim resursima (HRMS - Human Resource Management System): Upravlja informacijama o zaposlenicima, plaćama, benefitima i drugim procesima vezanim uz ljudske resurse.
Zapošljavanje: Olakšava proces zapošljavanja, od objave oglasa do odabira kandidata.
Obuka i razvoj: Prati programe obuke i stručnog usavršavanja zaposlenika.

Upravljanje lancem opskrbe (SCM - Supply Chain Management)

Upravljanje zalihama: Prati i upravlja razinama zaliha, pomažući optimizirati zalihe i smanjiti troškove prijevoza.
Obrada narudžbe: Upravlja procesom naručivanja od početka do kraja, od unosa narudžbe do isporuke.
Nabava: Pojednostavljuje procese nabave, uključujući i odabir dobavljača, nabavu i upravljanje odnosima s dobavljačima.

Proizvodnja

Planiranje i određivanje rasporeda tijekom proizvodnje: Pomaže u planiranju i rasporedu proizvodnih aktivnosti kako bi se optimiziralo korištenje resursa.
Upravljanje kvalitetom: Upravlja procesima kontrole kvalitete i osigurava sukladnost sa standardima kvaliteta.
Kontrola prodajnog prostora: Nadgleda i upravlja radnim aktivnostima u stvarnom vremenu.

Upravljanje odnosima s kupcima (Customer Relationship Management - CRM)

Prodaja i marketing: Upravlja interakcijama s kupcima, potencijalnim kupcima i marketinškim kampanjama.
Služba za korisnike: Prati zahtjeve korisničke podrške, upravlja ugovorima o uslugama i povećava sveukupno zadovoljstvo korisnika.

Upravljanje projektima

Planiranje projekta: Pomaže u planiranju i organizaciji projekata, raspodjeli resursa i praćenju napretka.
Upravljanje resursima: Upravlja raspodjelom i korištenjem resursa kroz projekte.

Poslovna inteligencija (BI - Business Intelligence) i izvještavanje

Izvještavanje i analitika: Pruža alate za generiranje izvješća i analiziranje podataka za podršku u donošenju odluka.
Nadzorne ploče: Nude vizualne prikaze ključnih pokazatelja učinka (KPI - Key Performance Indicators) za brzi pregled.

Integracija i upravljanje podacima

Integracija podataka: Olakšava razmjenu podataka između različitih modula i vanjskih sustava.
Upravljanje glavnim podacima: Održava središnji repozitorij ključnih poslovnih podataka kako bi se osigurala dosljednost u cijeloj organizaciji.

Usklađenost i upravljanje rizicima

Usklađenost s propisima: Osigurava usklađenost s industrijskim propisima i standardima.
Upravljanje rizikom: Identificira i upravlja potencijalnim rizicima za organizaciju.

Sigurnost i kontrola pristupa

Autentifikacija korisnika: Osigurava siguran pristup ERP sustavu s autentifikacijom korisnika.
Kontrola pristupa: Definira uloge i dopuštenja za upravljanje korisničkim pristupom određenim funkcijama i podacima.

Trebate li se odlučiti za ERP u oblaku ili za lokalni ERP?

ERP rješenje se tradicionalno instaliralo lokalno jer je važno različitim odjelima. Međutim, sa složenijim poslovnim procesima i više različitih korisnika koji pristupaju različitim aplikacijama, ERP je danas očigledan izbor za implementaciju u oblaku.

Razlozi zbog kojih još uvijek koristite lokalno spremljene aplikacije često su sigurnosni problemi ili propisi koji vam onemogućuju pohranjivanje osobnih podataka u oblak. Međutim, preporučujemo ERP u oblaku.

Rješenje u oblaku smanjuje početne troškove, lako se prilagođava, automatski se ažurira, omogućuje pristup vašem ERP-u s bilo kojeg mjesta i bilo kada. Nadalje, pružatelji usluga ERP-a u oblaku obavljaju više posla na IT infrastrukturi i održavanju, smanjujući opterećenje vašeg internog IT tima. To omogućuje vašem timu da se više usredotoči na strateške inicijative umjesto na rutinsko održavanje.

Lokalni ERP daje organizacijama direktniju kontrolu nad njihovim podacima i infrastrukturom što može biti kritičan čimbenik za poduzeća koja imaju stroge zahtjeve za privatnošću podataka i usklađenošću. Lokalna ERP rješenja također mogu ponuditi opsežnije mogućnosti prilagodbe. Međutim, lokalni ERP može uključivati i veće početne troškove.

U konačnici, izbor između online ERP-a i lokalnog ERP-a ovisi o jedinstvenim potrebama organizacije, proračunu i strateškim ciljevima. Neke se tvrtke mogu odlučiti za hibridni pristup koji kombinira elemente obaju modela implementacije, poznat kao rješenje za hibridni oblak, kako bi iskoristile prednosti i jedne i druge opcije.

Želim ERP rješenje. Koji je moj prvi korak?

BE-terna vam pomaže započeti na ispravan način, tako da dobijete sve potrebno od samog početka. Imamo supermoći da pomognemo u svim vrstama ERP projekata, posebno u onim najizazovnijim.

Definirajte svoje ciljeve i potrebe: pomažemo vam definirati rezultate i ciljeve koje želite postići pomoću ERP-a. To može biti poboljšanje učinkovitosti, smanjenje troškova, poboljšanje korisničke usluge ili pojednostavljenje procesa. Uz to, provodimo i procjenu potreba da bismo identificirali specifične potrebe vaše organizacije. To činimo procjenom postojećih procesa, radnih procesa i kritičnih točaka.
Izbor ERP rješenja: nudimo različita ERP rješenja. Prilagođavamo i konfiguriramo rješenje kako bi odgovaralo vašoj industriji i vašim specifičnim poslovnim potrebama i ciljevima.
Analiza troškova i dobiti te realno planiranje proračuna: pomažemo vam da u procjeni troškova povezanih s implementacijom i održavanjem ERP sistema, uključujući i licenciranje, obuku i podršku. Također vam pomažemo u razvoju sveobuhvatnog proračuna koji uključuje ne samo početne troškove rješenja, već i troškove povezane s implementacijom, prilagodbom, obukom i stalnom podrškom.
Mogućnost implementacije: u ovoj fazi odlučujemo hoćemo li se odlučiti za opciju implementacije lokalnog ERP-a, ERP-a u oblaku ili hibridnog ERP-a. Razmatramo prednosti i izazove svakog pristupa na osnovu specifičnih zahtjeva, resursa i IT infrastrukture vaše organizacije.
Prilagodba, konfiguracija i migracija podataka: kao vaš partner od povjerenja, stručnjaci smo za prilagodbu i konfiguraciju sustava kako bi zadovoljili specifične potrebe vašeg poslovanja. To može uključivati prilagođavanje tokova poslovanja, kreiranje prilagođenih izvješća i integraciju ERP rješenja s drugim postojećim rješenjem. Također, planiramo i provodimo migraciju podataka iz postojećih sustava u novi ERP sustav.
Obuka i upravljanje promjenama: zaposlenicima koji će koristiti ERP rješenje pružamo sveobuhvatnu obuku. Uz to, pomažemo u razvoju plana upravljanja promjenama kako bismo pomogli zaposlenicima da se prilagode novim procesima i tehnologijama.
Pilot testiranje, implementacija i nadzor: provodimo pilot testiranje s malom grupom korisnika kako bismo identificirali probleme i napravili potrebne prilagodbe prije pune implementacije. Implementiramo ERP rješenje u cijeloj organizaciji, pratimo njegovu učinkovitost i prikupljamo povratne informacije od korisnika kako bismo brzo riješili sve probleme.
Kontinuirano poboljšanje, podrška i održavanje: pomažemo da uspostavite proces za kontinuiranu evaluaciju i poboljšanje. Redovito pregledavamo rad ERP rješenja, prikupljamo povratne informacije korisnika i vršimo potrebne prilagodbe kako bismo optimizirali njegovu učinkovitost. Nudimo stalnu podršku i obavještavamo vas o svim novim funkcijama i ažuriranjima koja mogu koristiti vašoj organizaciji.

Otkrijte naša ERP rješenja

Pomoći ćemo Vam pronaći savršeno rješenje za Vas.
Dynamics 365 Finance and Supply Chain
Dynamics 365 Business Central