Do novog analitičkog (BI) rešenja u samo tri koraka – odakle početi i kako uspeti?
Blog

Do novog analitičkog (BI) rešenja u samo tri koraka – odakle početi i kako uspeti?

11 min read Jul 04, 2022

U eri koju obeležavaju pojmovi kao što su digitalizacija, automatizacija, implementacija, Cloud, SaaS, pretplata i slično, već je svima sasvim jasno šta svaki od njih znači, pa se nećemo baviti njihovim značenjem, već ćemo deliti konkretna iskustva uvođenja analitike, planiranja i optimizacije sa najvažnijim koracima.


Svaka kompanija priča svoju priču i stoga ne postoji jedinstven recept za uspeh, ali su se iskristalisali koraci koji nam omogućavaju da tranzicija bude uspešna. Prelazak sa statičke analitike, koju imamo direktno sa ERP-a i/ili pripremljene u Excel-u, na dinamičke izveštaje pogodne za self-service izveštavanje. Ovaj proces, kao i svaki drugi, zahteva vreme i resurse, kako novčane, tako i ljudske. Međutim, po svim povratnim informacijama, koristi su dugoročne, i iz našeg iskustva, mnogo veće od početnog ulaganja. Iz ove perspektive, najvažnija stavka u iniciranju uvođenja ili prelaska na izveštavanje korišćenjem savremenih alata, su volja i podrška menadžmenta u sprovođenju promena i implementacije.

undefined

Slika 1. Proces prelaska na dinamičke izveštaje

Sam proces se može podeliti na tri velike celine koje nadograđuju sistem i međusobno su zavisne, gde svaka ima svoje specifičnosti koje donose benefite, ali i neke izazove unutar svake faze. Prvi korak je uvođenje izveštavanja pomoću alata koji nam omogućavaju da iskoračimo u oblasti izveštavanja i analitike. Drugi korak je uključivanje dodatnih odeljenja / izveštaja / celina u izveštavanje, što se svodi na prihvatanje izabranog alata u okviru većeg skupa zaposlenih i odeljenja. Sa istim ciljem kao u prvom koraku, a to je da obezbede brzo, automatizovano i tačno izveštavanje, kompanije su u mogućnosti da vide podatke na isti način iz različitih perspektiva, odnosno iz jednog izvora (engl. one single source of truth). Treći korak je uključivanje AI/ML algoritama za optimizaciju upotrebljivosti podataka i unapređivanje procesa sa ciljem korišćenja podataka na načine koji nisu nužno vidljivi ljudskom oku.

Sve počinje odabirom pravog BI alata – usklađivanje karakteristika alata, potreba i želja

Prvi i najizazovniji korak je uvođenje alata za izveštavanje i samo izveštavanje. Microsoft Power BI, Qlik Sense i Tableau se već godinama smatraju tržišnim liderima među alatima za izveštavanje, o čemu svedoči njihova pozicija u »Gartner Magic« kvadrantu. Svaki od ovih alata ima svoje specifičnosti i prednosti, a u zavisnosti od tehničkih preduslova, poslovnih procesa i karakteristika kompanije, procenjuje se koji alat najbolje odgovara zahtevima kompanije.

Proces odabira alata zahteva vreme i saradnju između kompanija i implementatora, kako bi se postavila dobra osnova za sve buduće korake i procese koji će biti uključeni u izveštavanje. Identifikacija svih postojećih sistema koji se koriste u poslovanju i koji će služiti kao izvori podataka (ERP, CRM, VMS i DMS...) je neophodna kako bi se integracija postojećih sistema sa sistemom izveštavanja mogla kvalitetno isplanirati i uključiti u kriterijume odabira. Takođe, potrebno je aktivno učešće IT odeljenja, kako bi se donele odluke o tome da li je i kako prihvatljivo korišćenje Cloud servisa i SaaS usluga, koji danas nude neke prednosti u odnosu na tradicionalni način korišćenja vlastitog hardvera za sve potrebne sisteme.  

Finansijski kontroling, dashboard

Slika 2. Finansijski kontroling, dashboard

Minimalne greške, optimizovano vreme, brže donošenje odluka i jedna verzija istine za sve

Izbegavanje grešaka, smanjenje vremena potrebnog za izradu izveštaja, mogućnost detaljnije analitike i brže donošenje odluka, zahvaljujući automatizovanoj obradi podataka i većoj dostupnosti podataka, opšte su prihvaćeni ciljevi kojima se kompanije vode prilikom uvođenja analitike u poslovanje. U većini slučajeva, priprema izveštaja zahteva:

  • komunikaciju i saradnju više odeljenja i lica i komplementarnost
  • nekoliko sati do nekoliko dana aktivnog rada na preuzimanju podataka iz različitih izvora podataka i Excel tabela
  • tumačenje i vizuelizaciju konačnih podataka sa ograničenim i nefleksibilnim alatima
  • ad-hoc pripremu dodatnih izveštaja koji nisu dostupni u drugim sistemima.

Korišćenjem BI alata i uspostavljanjem automatizovanih i objedinjenih izveštaja, navedeni izazovi su eliminisani i obezbeđen je jedan pogled na podatke ili jedna verzija istine. Jedna verzija istine u praksi se pokazala važnom, tako da svi stejkholderi u kompaniji budu upoznati sa podacima na jednak i konzistentan način, bez obzira na potencijalne promene unutar timova ili neke individualne korekcije koje nisu nužno bile opšte prihvaćene i/ili poznate. Uvođenje izveštavanja u njegov osnovni deo uključuje i zahteva potrebu definisanja svih poslovnih pravila i izuzetaka koji se javljaju u poslovanju. Ovaj korak ponekad zahteva malo više vremena i truda s obzirom na to da se često dešava da procesi dozvoljavaju više scenarija koji nisu komplementarni nego što može dovesti do nekonzistentnosti. U ovakvim situacijama potrebna je volja svih uključenih u procese, kako bi se ti procesi, ukoliko je potrebno, doradili ili promenili, a neophodna je i podrška menadžmenta. Kao rezultat, dobijamo procese koji ne zavise od pojedinaca, ali se mogu objediniti i na taj način olakšati prenos znanja među zaposlenima.

Visok nivo saradnje, poverenja i prihvatanja BI alata – važno je da svi govorimo istim jezikom

Takođe, prva faza uvođenja izveštavanja je važna jer stvara vezu između korisnika i novog sistema i korisnika i implementatora. Čak i u slučajevima kada na samom početku korisnici i implementator „ne govore istim jezikom“, u ovoj fazi se upoznaju i pronalaze svoj jezik koji im postaje zajednički, pružajući na taj način dodatno razumevanje u prenošenju zahteva i želja. Pored toga, ključni korak u ovoj fazi je sticanje poverenja u novi sistem i navikavanje na njegove mogućnosti i upotrebu. Ovaj period je osetljiv jer svaka promena izaziva prirodnu otpornost i potrebno je planirati i ulagati vreme, kako bi sve prednosti na kraju rezultirale poboljšanjima. U ovim trenucima je najizraženija i najpotrebnija sinergija implementatora i zaposlenih kako bi se željeni sistem implementirao na najbolji mogući način.

Proces prate izazovi kojima se zajedničkim radom i angažovanjem treba baviti i na njima aktivno raditi kako ne bi bili prepreka uspešnom završetku projekta. Najizraženiji izazovi su:

  • svakodnevni operativni zadaci nasuprot zadacima koji se odnose na sistem izveštavanja
  • promena načina izveštavanja, prilagođavanje novim procesima
  • nova zaduženja
  • merenje ROI-ja.  

Svaki od ovih izazova iz perspektive kratkoročnog uspeha može izgledati kao velika i neisplativa investicija, ali se dugoročno pokazalo da ne postoji prečica i alternativa, već se planovi i procesi moraju uskladiti, menjati i agilno im pristupati, dok se korak uvođenja izveštavanja ne završi, tj. dok se proces izveštavanja nije stabilizovao i korisnici počinju da veruju novom sistemu.

Unapredite, automatizujte, planirajte

Nakon uvođenja sistema izveštavanja, sledeći koraci mogu uključivati različite pravce. Obično se svode na:

  • modifikaciju postojećih izveštaja
  • implementaciju novih izveštaja za postojeće korisnike
  • implementaciju i integraciju procesa planiranja
  • uključivanje izveštaja novih odeljenja, odnosno novih korisnika.

Izmena postojećih izveštaja i novih izveštaja za postojeće korisnike, su koraci koji prirodno proizilaze iz korišćenja sistema i razumevanja svih prednosti koje im je doneo u prvom koraku i nekih poboljšanja koja vam omogućavaju da koristite sistem do njegovog punog potencijala.

Uključivanje korisnika iz novih odeljenja u rad može se identifikovati sa prednostima i izazovima prvog koraka, uz dodatak da je sada u pojedinim delovima kompanije implementirano izveštavanje i iz prve ruke mogu da čuju iskustva svojih kolega. Ono što je specifično za ovaj korak je da su se implementator i korisnici već upoznali i uspostavili vezu i znaju ograničenja i očekivanja. Ovaj korak je generalno znatno kraći od inicijalnog uvođenja izveštavanja.

Oblak reci

Slika 3. Oblak reči

Pozitivni efekti integrisanja planiranja u novi alat za izveštavanje – središnji deo svih događaja

Najveći iskorak koji se može učiniti u ovom koraku je uključivanje procesa planiranja u alat za izveštavanje. Glavna prednost integracije planiranja u alat za izveštavanje je centralizovana lokacija za planiranje zasnovana na jedinstvenoj pozadini koju imamo u alatu za izveštavanje i koja je automatski povezana sa stvarnim podacima. Pored pružanja svih podataka svim korisnicima planiranja, važno je istaći da današnji alati omogućavaju promenljive i kompleksne bezbednosne politike, kako bi se osiguralo da pojedini korisnik vidi podatke koji su samo njemu potrebni i dostupni.

Uključivanjem planiranja u alat za izveštavanje, takođe možemo napraviti značajan korak napred u automatizovanju planiranja i učitavanja plana u sve neophodne druge sisteme, koji se oslanjaju na navedene vrednosti planiranja, kao što je učitavanje plana u ERP. Ovaj tip integracije obezbeđuje da u svim sistemima uvek budu učitani podaci koji predstavljaju odobrenu i definisanu verziju plana i ne postoji mogućnost da se plan ručno uređuje u pojedinačnoj verziji i da se on ne deli sa svim uključenim kolegama.

Funkcionalnosti planiranja koje su integrisane u alat za izveštavanje omogućavaju nam: bottom-up ili top-down način planiranja, linearnu raspodelu, raspodelu težine ili automatizovanu raspodelu po akciji u prethodnom periodu.

Sam izbor alata koji omogućava planiranje integrisano u analitičko rešenje, zavisi od toga koje su funkcionalnosti samog alata neophodne za preduzeće. Na tržištu postoji više kvalitetnih alata za planiranje kao što su K4Analytics, Write!, emark Analytics, Farseer...

Moderna vremena podržavaju one koji optimizuju i automatizuju svoje procese uz pomoć savremenih AI/ML tehnologija

Treći korak, koji može da bude nadogradnja na izveštavanje i planiranje, jeste korišćenje svih podataka koji su uključeni kao izvor za naprednu analitiku, predviđanje i optimizaciju. Glavni cilj ovog pristupa je korišćenje istorijskih podataka kao glavni izvor i osnovu za odlučivanje i predviđanje budućih događaja (prodaja, churna, rezervacije klijenata, predviđanje budućih porudžbina i neophodnih sirovina za proizvodnju i sl.). Glavna prednost ovakvog pristupa je isključivanje uticaja individualnog donošenja odluka na osnovu osećanja, što će rezultirati upotrebom istorijskog znanja i model će aktivno učiti na osnovu dostupnih podataka. Jedan od značajnijih primera je planiranje prodaje, što podrazumeva dobro upravljanje zalihama koje smanjuje količinu finansijskih sredstava zarobljenih u vrednosti robe na lageru. Ovaj korak je jedinstven za svako preduzeće i specifične ciljeve koji treba da se ostvare kroz implementaciju, pa je neophodno temeljno pripremiti prethodne faze kako bismo imali najbolji mogući ishod.

Optimizacija plana rada, dashboard

Slika 4. Optimizacija plana rada, dashboard

Zaključak: U eri nepredvidivosti, analitički alat nije stvar izbora - već nužde

U današnjem nepredvidivom svetu i izazovima koji nas okružuju, možemo reći da više nije pitanje da li ćemo imati izveštavanje, već je pitanje koja će odeljenja i izveštaji prvi započeti proces izveštavanja. Pored toga, alati koji omogućavaju izveštavanje nadograđuju se iz dana u dan i kreiraju nove mogućnosti, a sve u cilju maksimalnog korišćenja podataka generisanih u kompaniji i omogućavanja donošenja odluka koje će naše poslovanje usmeriti ka željenom cilju.

poslovna inteligencija

Ukoliko vas zanima rešenje za poslovnu inteligenciju, budite slobodni da kontaktirate naše eksperte.

Kontaktirajte nas

Svideo vam se sadržaj koji ste pročitali?

Prijavite se na naš newsletter i budite u toku sa najnovijim informacijama ...

O autoru

Stjepan Livačić

Business Intelligence Team Lead