Četiri mita i četiri benefita ERP rešenja za mala i srednja preduzeća

Šta je ERP

Uopšteno, skraćenica ERP (eng. Enterprise Resource Planning) bi se odnosila na sistem za upravljanje resursima preduzeća. Međutim, danas mogućnosti ERP rešenja prevazilaze one nametnute značenjem same skraćenice. Savremena ERP rešenja se odnose na integrisane sisteme koji omogućavaju da se poslovnim procesima upravlja u realnom vremenu, a da se podaci beleže u centralizovanim bazama podataka.

Šta to, u stvari, znači? Zamislite da vaš sektor nabavke može u realnom vremenu da vidi planove prodaje, da automatski kreira predviđanja za budući period i odluči koje količine je potrebno naručiti! Ili, zamislite da vam je potreban brz uvid u finansijske pokazatelje vašeg poslovanja i, umesto da nedeljama čekate pripremu izveštaja, u par klikova dobijate tražene informacije! To su samo dva primera koja oslikavaju šta je ERP zaista: integrisani sistem za upravljanje poslovnim procesima.

Mit #1: ERP je samo za velike firme

Često se potreba za ERP rešenjem vezuje za velike sisteme. Osnovno uverenje je da su ERP sistemi skupi i isplativi jedino kada je sistem dovoljno kompleksan da manuelni rad ne dolazi u obzir. Međutim, danas to sigurno nije slučaj. Osim pristupačnih paketa, dostupna su i modularna ERP rešenja. Modularnost omogućava da se možete odlučiti koje poslovne oblasti ćete obuhvatiti digitalizacijom, a koje ćete nastaviti da obavljate kao i do sada. 

Na primer, kompanija BE-terna je prošle godine predstavila Business Central Flying Start. Reč je o Microsoft ERP rešenju koje je posebno prilagođeno malim i srednjim preduzećima i koje poseduje tri modula. Modul Finance omogućava lako knjiženje i praćenje finansijskih tokova uz usaglašenost sa zakonima naše zemlje i uvažavanje primera dobre prakse. Modul Trade olakšava praćenje prodaje i nabavke u trgovinskim preduzećima. Modul Manufacturing je posebno prilagođen proizvodnim preduzećima i omogućava potpun pregled proizvodnog procesa, od definisanja sastavnice i kapaciteta, preko nabavke do same proizvodnje.

Mit #2: ERP je samo za firme koje se bave proizvodnjom

Kada je Gartner 1990. godine prvi put upotrebio termin ERP on se zaista i jeste odnosio na proizvodne procese, na MRP (eng. Material Requirements Planning), MRP II (eng. Material Resource Planning), kao i na računarski integrisanu proizvodnju. Međutim, ubrzo je ERP izašao iz okvira same proizvodnje i postao centralno mesto za integraciju svih poslovnih procesa. Danas ERP rešenja mogu da obuhvataju različite poslovne procese od proizvodnje do prodaje, a sama primena softvera se može naći u svim industrijama. Bez obzira da li se bavite proizvodnjom ili pružanjem usluga, sigurno je da savremena ERP rešenja adresiraju i vaše potrebe. 

Mit #3: ERP implementacije su dugo i skupe

Na mit da je ERP samo za velika preduzeća nadovezuje se i verovanje da su ERP implementacije nužno dug, skup i komplikovan proces. Međutim, to ne mora da bude slučaj. Modularnost savremenih ERP rešenja skraćuje vreme implementacije jer omogućava da primenite samo onaj deo softvera koji je vama potreban. Takođe, korišćenje postojeće infrastrukture na cloud-u u velikoj meri smanjuje potrebno vreme za implementaciju kao i troškove održavanja. Ukoliko vaše procese karakteriše standardizovanost, moći ćete da primenite i standardizovano ERP rešenje bez dodatnih kastomizacija što će uticati na to da cena bude još pristupačnija. Dakle, odluka između kastomizovanog i off-the-shelf rešenja značajno će uticati na dužinu i cenu proca implementacije ERP rešenja.

Prošlog meseca je kompanija BE-terna sa svojim klijentom Telefonija Brčko d.o.o. Beograd uspela da implementira rešenje Business Central Flying Start za sedam radnih dana. 

Mit #4: ERP sistem je izazovan za usvajanje od strane korisnika

Činjenica je da svaki novi softver zahteva i vreme da se radnici obuče da ga koriste na pravi način i ostvare sve benefite koje implementirano rešenje može da donese. Za većinu preduzeća motivisanje korisnika da koriste novi softver je najizazovniji korak implementacije. Kako bi ovaj korak bio što jednostavniji, potrebno je da se pri izboru rešenja vodi računa da softver zaista donosi obećane benefite, odnosno da će zaista skratiti vreme koje vaši radnici provedu u manuelnim unosima i repetitivnim zadacima, ispravljanju grešaka koje su mogle biti izbegnute i tako dalje. 

Kako biste osigurali da će ERP rešenje koje odaberete biti prihvaćeno od strane vaših zaposlenih, dobro je omogućiti im pristup demo bazi i na taj način ih uključiti u proces od samog početka. Od koristi je i da odabrano rešenje podseća na rad u aplikacijama koje zaposleni već koriste. Na primer, velika prednost Microsoft rešenja jeste intuitivnost i činjenica da rešenja prate formate koji su korisnicima već poznati kao deo standardnog Microsoft Office paketa.

Kako smo se uspešno rešili mitova koji nas sputavaju, pogledajmo zašto je korak bliže ERP rešenju ujedno i korak bliže superiornim rezultatima.

Benefit #1: Viši prihodi

61% preduzeća koja koriste digitalne tehnologije ostvaruju viši prihod od ostalih. Prema istraživanju kompanije Deloitte, preduzeća koja su na višem stupnju upotrebe novih tehnologija ostvarila su 28% prihoda više u posmatranom periodu od 12 meseci. Pomenuto ne čudi kada se uzme u obzir da uz nove tehnologije preduzeća mogu da odgovore na zahtev tržišta brže i relevantnije, jer ostvaruju benefite automatizacije i kvalitetnijih odluka koje su rezultat centralizovanosti informacija.

Benefit #2: Niži troškovi

Koliko vremena su vaši zaposleni izgubili u prethodnom periodu u traganju za informacijom koja se u više baza podataka javlja u različitim oblicima? Koliko vremena je potrebno da isplanirate svoju proizvodnju u skladu sa zahtevima tržišta i raspoloživim kapacitetima? Da li vam naručivanje i upravljanje odnosima sa dobavljačima oduzima više vremena nego što ste prvobitno očekivali?

ERP rešenja donose automatizaciju i pojednostavljenje mnogobrojnih poslovnih procesa. Na osnovu tih benefita, kompanije mogu da ostvare i 23% niže operativne troškove, a beleži se i smanjenje administrativnih troškova za 22%. Takođe, broj isporuka koje budu obavljene na vreme može da se poveća i za 24%. 

Benefit #3: Unapređeno izveštavanje i vidljivost

Informacioni silosi sprečavaju vaše zaposlene da steknu pravu sliku o poslovnim procesima i donesu zaista informisanu odluku. Jedan od glavnih benefita implementacije ERP rešenja jeste integracija svih poslovnih procesa čime se brišu granice između odeljenja i funkcija i dobija uvid u jedinstvenu istinu o vašem poslovanju. Kako se podaci skladište na jednom mestu, mogućnosti za generisanje kvalitetnih izveštaja su mnogobrojne.

Kako su procesi automatizovani, prava slika o poslovnim procesima dostupna je u realnom vremenu. Dakle, ne čeka se da različita odeljenja unesu svoje na papirima vođenje informacije o poslovanju. Na taj način, ERP rešenje štedi vreme vaših zaposlenih, a vama omogućava da u svakom trenutku imate ažurirane informacije o poslovnim procesima. Dakle, ERP omogućava poboljšanu internu komunikaciju.

Benefit #4: Bolja povezanost

Osim unapređene interne komunikacije, ERP omogućava i napredniju eksternu povezanost. Hiperpovezanost (eng. hiperconnectivity) je jedan od atributa sveta u kome živimo. Sve je povezano, a bilo kom kupcu, dobavljaču ili nekom drugom poslovnom saradniku možete pristupiti kroz različite kanale komunikacije putem različitih uređaja. Važi i obrnuto! U trenutku kada vas vaši kupci kontaktiraju želite da znate kakav je vaš odnos bio u prošlosti, koje količine kog proizvoda su naručivali i da li su isplate bile na vreme. ERP vam omogućava da sve te informacije imate na istom mestu, bez potrebe da otvarate nove prozore, listate beleške ili pretražujete različite fajlove. Na taj način, ostajete relevantni uz uštedu vremena.

ERP rešenje karakteriše i interna povezanost, a različita odeljenja mogu olakšano da sarađuju kroz olakšano deljenje relevantih informacija.

Zaključak

ERP rešenje ne mora da bude ni skupo ni komplikovano, a benefite implementacije ostvaruju sva preduzeća bez obzira da li su proizvodna ili uslužna, velika ili mala i bez obzira u kojoj industriji posluju. Uz ERP rešenje, bilo koje preduzeće može da ostvari više prihode, niže troškove, kao i veću internu i eksternu povezanost sa zaintresovanim stranama. Sve što vam je potrebno jeste dobra volja i spremnost da u svoje poslovanje uvedete nove tehnologije.