Od troškovnika do obračuna: kako držati građevinski projekt pod kontrolom

Upravo je zato kod građevinskih tvrtki teško odvojiti financijsko upravljanje od samog vođenja projekta. Nije dovoljno dobro knjižiti račune i pratiti prihode i rashode. Da bi tvrtka znala gdje projekt stvarno stoji, financijski podaci moraju imati vezu s troškovnikom, ugovorom, nabavom, podizvođačima, izmjerenim količinama i izvedenim radovima.

Microsoft Dynamics 365 Business Central daje financijsku i ERP osnovu, dok BE-project tu osnovu proširuje procesima specifičnima za građevinske i projektno orijentirane tvrtke. Ideja nije dodati još jedan alat uz postojeće evidencije, nego povezati podatke koji već nastaju tijekom projekta tako da prate isti posao od ponude do konačnog obračuna.

Projekt ne počinje prvim računom

Profitabilnost projekta počinje se oblikovati puno prije nego što se išta fakturira. Već u ponudi tvrtka definira što će izvesti, u kojim količinama, uz koje troškove i po kojoj cijeni. Troškovnik je zato puno više od dokumenta koji se šalje investitoru. U njemu se nalazi početna ekonomska logika projekta. Problem nastaje kada nakon potpisivanja ugovora taj dokument ostane odvojen od sustava u kojem se kasnije vode nabava, računi i financije. Tada se projekt praktički počinje graditi drugi put: jedanput u troškovniku, drugi put u ERP-u, a često i treći put u dodatnim Excel tablicama koje koriste voditelji projekata.

BE-project omogućuje rad s kompleksnim i višerazinskim troškovnicima, uključujući hijerarhiju stavki, dodatne stavke i komplete stavki. Troškovnici se mogu uvoziti i izvoziti putem Excela, a pojedine stavke povezati s lokacijama i podlokacijama projekta. Time ono što je definirano u fazi ponude može ostati relevantno i nakon ugovaranja. Ista struktura nastavlja se koristiti kod nabave, praćenja realizacije, izmjera i obračuna.

Projekt definiran u ponudi tako ostaje osnova za daljnje vođenje projekta.

Kada se plan susretne sa stvarnim troškovima

Prve veće razlike između kalkulacije i stvarnosti obično postanu vidljive kada krene izvedba. Materijal treba naručiti, dio posla preuzimaju podizvođači, količine se mijenjaju, a na projekt počinju pristizati troškovi iz različitih izvora. Ako svaki od tih podataka živi zasebno, voditelj projekta može vrlo dobro znati što se događa na gradilištu, a financije istodobno imati potpuno drugu sliku projekta.

Povezivanje BE-projecta s Business Centralom omogućuje da se nabava, ulazni računi i podizvođački radovi promatraju u kontekstu konkretnog projekta i njegovih troškovničkih stavki. To je posebno važno kod projekata koji traju mjesecima ili godinama. Pitanje više nije samo koliko je tvrtka do danas potrošila, nego na što je potrošila, u odnosu na koji dio projekta i kako se taj trošak uspoređuje s planom.

Ako se, primjerice, trošak neke vrste radova počne značajno udaljavati od početne kalkulacije, vrijednost informacije je najveća dok projekt još traje. Na kraju projekta takva analiza može objasniti zašto je marža pala. Usred projekta još može pomoći da se nešto promijeni.

Izvedene količine povezuju gradilište i financije

Kod građevinskih projekata jedna od najvažnijih informacija često je vrlo konkretna: koliko je nečega stvarno izvedeno. U troškovniku može biti predviđeno 1.000 četvornih metara određene vrste radova. Tijekom izvedbe potrebno je znati koliko je tih radova završeno, gdje su izvedeni i kojoj ugovorenoj stavci pripadaju. Upravo ta količina kasnije postaje osnova za obračun i situaciju.

BE-project omogućuje unos izmjera prema troškovničkim stavkama, uz povezivanje s objektom, etažom, prostorijom ili drugom lokacijom. Mogu se koristiti i složenije formule i nizovi mjerenja, pri čemu sustav iz unesenih podataka izračunava ukupne izmjerene količine. Tako se zadržava jasna veza: troškovnik → izvedena količina → obračun → situacija → fakturiranje

Umjesto da se količine ponovno prenose iz jedne evidencije u drugu, podatak može pratiti projekt kroz sljedeće faze. U praksi je upravo to često razlika između sustava koji samo evidentira financijski rezultat i sustava koji pomaže objasniti kako je taj rezultat nastao.

Projektni controlling treba odgovoriti na pitanje što će se dogoditi dalje

Kod kontrole projekta lako se fokusirati na podatke koje već imamo. Koliki su troškovi do danas? Koliko smo fakturirali? Koliko nam je ostalo budžeta? Sve su to korisne informacije, ali same po sebi ne govore dovoljno o zdravlju projekta.

Voditelja projekta i upravu zapravo zanima nešto drugo: Ako projekt nastavi ovim tempom, jesmo li još uvijek na putu prema marži koju smo planirali?

Odgovor na to pitanje zahtijeva kombinaciju financijskih i operativnih informacija.Troškovi projekta ne dolaze samo iz materijala. Tu su radni sati, oprema, podizvođači i drugi projektni troškovi. BE-project omogućuje njihovo praćenje kroz kalkulacije povezane s troškovničkim stavkama, dok se financijska strana procesa vodi u Business Centralu.

Kada se ta dva pogleda spoje, voditelj projekta može pratiti gdje nastaju odstupanja, financije imaju pouzdanu osnovu za obračun, a uprava dobiva realniji pogled na očekivani rezultat. Početna marža tada nije broj koji se izračuna jednom prilikom izrade ponude i ponovno pogleda na kraju projekta. Ona postaje nešto što se može pratiti tijekom izvedbe.

Manje vremena na sastavljanje slike projekta

U mnogim tvrtkama problem nije nedostatak podataka. Podataka ima dovoljno, ali se nalaze na previše mjesta. Troškovnik je u Excelu, izmjere u drugoj datoteci, nabava u ERP-u, računi kod financija, projektna dokumentacija u folderima, a voditelj projekta vodi još svoju evidenciju jer mu je to najbrži način da dobije pregled. Svaki pojedini alat može dobro obavljati svoju funkciju. Teškoća nastaje kada treba odgovoriti na jednostavno pitanje: gdje projekt danas stvarno stoji?

BE-project Project Cockpit objedinjuje ključne informacije o projektu, među njima planove plaćanja i napretka, djelomične račune i predujmove te povezanu dokumentaciju. Voditelj projekta tako može na jednom mjestu pratiti koliko je ugovoreno, koliko izvedeno i fakturirano, koji su troškovi već nastali i kako se projekt razvija u odnosu na plan. To ne znači da svaki projekt treba svesti na jedan ekran ili nekoliko KPI-jeva. Građevinski projekti za to su previše složeni. Vrijednost Cockpita je prije svega u tome da daje zajedničku početnu točku iz koje se može ići u detalj tamo gdje je potrebno.

Ista logika vrijedi i za dokumentaciju. Ponude, ugovorni troškovnici, certifikati i druga projektna dokumentacija mogu ostati vezani uz projektni kontekst, umjesto da ih korisnici traže po odvojenim lokacijama. BE-project pritom podržava i standarde i formate koji se koriste u građevinskoj industriji, među njima GAEB, ÖNORM i REB, kao i integracije povezane s DATANORM-om te UGL/UGS procesima za nabavu i dobavljače. To je posebno korisno tvrtkama koje rade na više tržišta ili surađuju s partnerima koji takve standarde već koriste.

Od početne kalkulacije do stvarnog rezultata

Najvažnija stvar kod ovakvog pristupa nije pojedinačna funkcionalnost. Vrijednost dolazi iz kontinuiteta podataka kroz cijeli projekt. Troškovnik koji nastaje tijekom ponude ne mora nakon ugovaranja postati mrtav dokument. Može ostati osnova za nabavu i realizaciju. Izvedena količina može se povezati s ugovorenom stavkom. Troškovi se mogu uspoređivati s planom. Situacija i fakturiranje nastavljaju isti proces, a controlling dobiva kontekst potreban za praćenje rezultata.

Pojednostavljeno, proces izgleda ovako: troškovnik → kalkulacija → ugovor → nabava → podizvođači → realizacija → izmjere → troškovi → situacije → fakturiranje → controlling Business Central pritom daje ERP i financijsku osnovu, a BE-project dodaje sloj potreban za vođenje građevinskog projekta. To ne mijenja činjenicu da projekt i dalje vode ljudi. Voditelj projekta mora donositi odluke, gradilište mora reagirati na stvarne uvjete, a financije moraju razumjeti posljedice tih odluka. Dobar sustav tu ne zamjenjuje iskustvo. Njegova je uloga da ljudima koji vode projekt na vrijeme pokaže istu sliku. Jer na kraju nije najvažnije znati koliko je projekt do sada koštao. Važnije je znati  kamo projekt ide dok još postoji vrijeme da se na njegov rezultat utječe.

Kako bi to izgledalo u vašem poslovanju?

Ako se kod vas troškovnici, nabava, izmjere, situacije i financije još uvijek vode kroz više odvojenih evidencija, prvi korak ne mora biti velika ERP transformacija. Možemo zajedno pogledati kako danas teče vaš projektni proces, gdje se informacije prekidaju i kako bi povezivanje  Microsoft Dynamics 365 Business Centrala i BE-projecta moglo izgledati u vašem konkretnom slučaju.

**CTA**