Vi ger dig resultat. Starta din digitala omvandlingsprocess nu och upptäck möjligheterna för ert företag i morgon.
Vi erbjuder skräddarsydda lösningar för din bransch.
5 min read • Feb 27, 2026
Oavsett om det handlar om funktionella plagg för fjällvandring eller utrustning för längre cykeläventyr utvecklar VAUDE kläder, accessoarer och produkter för outdoor- och cykelsport med höga krav på kvalitet och hållbarhet. Det medelstora familjeägda företaget kombinerar produktutveckling med ett starkt innovationsfokus – inte minst internt. Genom att avlasta sin försäljningsorganisation med en AI-agent som hanterar inkommande beställningar och förfrågningar effektiviserar VAUDE sina processer och frigör tid för medarbetarna att fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter.
VAUDE utvecklar slitstarka och funktionella produkter enligt principen ”Design for Life”, med fokus på återvinningsbarhet, reparerbarhet och så låg resursförbrukning som möjligt. Ambitionen är att kombinera passionen för bergssport med ansvar för människor och miljö.
Sedan 2021 använder företaget BE-terna Fashion baserat på Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations. I samband med införandet ersattes ett äldre, kraftigt kundanpassat system.
Med den nya lösningen har vi ersatt vårt gamla, kraftigt kundanpassade system och tagit ett stort steg mot att framtidssäkra vår IT-miljö med ny molnteknik, betonar Daniel Köhler, IT-chef på VAUDE.
Trots moderniseringen fanns manuella moment kvar, särskilt i överföringen av information från e-post till ERP-systemet. Det var dessa processer man ville automatisera.
Tillsammans med BE-terna analyserade VAUDE vilka processer som hade störst potential för AI-stöd. Eftersom företaget redan arbetade inom Microsofts ekosystem fanns en stabil teknisk grund med tillgång till dokumentanalys, språkmodeller och Azure-tjänster.
Daniel Köhler beskriver hur man tidigt såg att flera moment inom intern försäljning lämpade sig för automatisering, men att lösningen behövde vara genomförbar med begränsade resurser. Därför startades ett pilotprojekt i form av en AI-agent för avdelningen.
Vid den tiden bestod en stor del av arbetet av att läsa och besvara mejl, registrera order manuellt, ta fram restorderöversikter och hantera returfrågor. Det lämnade lite utrymme för mer kvalificerad kunddialog.
AI-agenten utvecklades för två huvudsakliga uppgifter: att registrera inkommande order i ERP-systemet och att skapa restorderöversikter för kunder. Projektet genomfördes på tolv veckor och inkluderade omfattande tester där medarbetare skickade testmejl för att säkerställa korrekt hantering.
Sedan driftsättningen i september har agenten blivit en integrerad del av arbetet. Hittills har 71 procent av orderna identifierats och registrerats korrekt. I övriga fall har agenten bedömt att ärendet kräver mänsklig hantering och vidarebefordrat det. Förfrågningar om restorderöversikter hanteras i dagsläget helt automatiskt.
Förfrågningarna varierar kraftigt. Det kan handla om en bild på en produkt med en kort kommentar, eller om detaljerade beställningar i bifogade Excel-filer med kundspecifika format.
När ett mejl kommer in analyserar agenten innehållet och avgör om det rör sig om en faktisk beställning eller exempelvis en fråga om en tidigare order. Det kräver en tolkning av sammanhanget, inte bara en identifiering av nyckelord.
Om innehållet i ett mejl till exempel lyder ”Jag har en fråga om min beställning av artikel XY” betyder det inte nödvändigtvis att mejlet är själva ordern, förklarar Daniel Köhler.
När en order har identifierats extraheras relevanta uppgifter som artikelnummer, färg, storlek, antal och leveransdatum. Hos VAUDE består ett artikelnummer av flera komponenter som ofta anges i löpande text. Agenten måste därför tolka informationen och sätta samman korrekt artikelnummer innan ordern importeras via EDI-funktionen i BE-terna Fashion, där automatiska valideringar genomförs.
Slutligen genereras ett svar till kunden.
En viktig förutsättning var full transparens. I ett särskilt gränssnitt redovisar agenten hur den har tolkat mejlet, vilka uppgifter som extraherats och vilka beslut som fattats. Medarbetarna granskar och godkänner förslaget innan det genomförs.
Enligt Köhler skulle det tekniskt sett vara möjligt att automatisera hela processen utan mänskligt godkännande. Samtidigt vill företaget bygga erfarenhet stegvis och behålla kontrollen. Även med godkännandesteget innebär lösningen en tydlig avlastning, eftersom medarbetarna får ett färdigt förslag istället för att börja från grunden.
Agenten är inte självlärande, vilket är ett medvetet beslut. Eftersom den arbetar direkt i produktionssystemet kan fel få konsekvenser. Därför utvecklas och förbättras funktionerna kontrollerat tillsammans med BE-terna. Nya verktyg kan läggas till vid behov, men alltid inom tydligt definierade ramar.
Den första fasen har varit framgångsrik och fler avdelningar har visat intresse för AI-stöd. Möjliga framtida användningsområden är exempelvis kundkommunikation kring reparationer och hållbarhetsfrågor.
Grundidén bakom vårt AI-arbete är automatisering. Vi tänker inte längre ”bara” i effektivitetsvinster, utan vill frigöra medarbetarna från repetitiva uppgifter och låta AI ta över dem, betonar Daniel Köhler.
Målet är att låta medarbetarna fokusera på det som verkligen skapar värde: tänkande, relationer och kvalificerad kunddialog.
