Moderna ERP-system: Värde och fördelar
Blog

Moderna ERP-system: Värde och fördelar

8 min read Jun 03, 2020

ERP-lösningar går nu att använda från molnet, och detta har fört med sig vissa förändringar vad gäller implementering. I den här bloggen ska vi reda ut vilka faktorer som påverkar implementeringen av en ERP-lösning och hur denna förändring i sin tur påverkar dem som arbetar med lösningarna.

Innan molnet

Hur såg affärsapplikationer ut innan molnet, då?

Microsoft gav sig in i marknaden för affärslösningar år 2002, då man köpte lösningarna Navision och Axapta. Navision, som nu heter Dynamics 365 Business Central, riktade sig på den tiden främst till mindre företag, medan Axapta, i dag Dynamics 365 for Finance and Supply chain management, var tänkt till större företag. Trots stora skillnader mellan lösningarna finns det en hel del funktioner som är typiska för traditionella affärslösningar: 

  • De användes på företagets egen infrastruktur (eller infrastruktur i en extern datacentral).
  • Hur man gör anpassningar – en viktig del i implementeringen, eftersom standardfunktionerna ofta inte räcker till för alla kundens behov. I traditionella lösningar innebar detta vanligtvis direkta förändringar i programkoden från leverantören (Microsoft i det här fallet).
  • En strukturerad implementeringsmetod – individuella faser utfördes efter varandra (ofta den så kallade vattenfallsmodellen), där faserna gjordes i ordningen: analys, design, utveckling, test, träning, övergång till produktion.
  • Förändringshantering – uppdateringar till standardlösningen (i form av snabbfixar, förbättringar etc.) gjordes under livscykeln för en viss version, men var ofta ganska komplicerade att genomföra i miljöer som kundanpassats mycket. 
  • Uppgraderingar till hela applikationen – en ny version introducerades under en period på ett till två år, vilket medförde stora förändringar, både vad gäller datastruktur och teknik. Ju fler anpassningar, desto svårare var övergången till en ny version.

Dynamics 365 affärsapplikationer

Microsofts affärslösningar innefattar i dag bland annat Dynamics 365 Business Central och Dynamics 365 Finance and Supply Chain, plus många andra Dynamics 365-appar. Alla lösningarna har utformats med tanke på moderna molntjänster, och man har med dem försökt täcka alla utmaningar som implementering av traditionella affärslösningar medför. Detta innebär att implementeringsmetoden påverkas, både ur leverantörens och ur kundens perspektiv. Vad är det för påverkan, då?  

Infrastruktur

Vi börjar med infrastruktur – kanske det område som uppenbart påverkas.

Med en molnlösning behöver vi inte längre tänka på vilket maskin- och programvara som krävs för att allt ska fungera bra. Vi behöver inte tänka på system- och programvaruuppdateringar. Vi behöver inte oroa oss för att systemet ska räcka till, att säkerhetskopiera och så vidare. Vi kan få ut mycket information med hjälp av telemetri, som berättar för oss hur vårt system mår. 

Infrastruktur i molnet gör det enkelt att bygga upp nya miljöer för olika syften, t.ex. utveckling, tester, prestandatester och annat, vilket är en stor fördel jämfört med en lokal infrastruktur (ytterligare miljöer i molnet medför naturligtvis ytterligare kostnader).

Det är dock viktigt att poängtera att Dynamics 365 ERP-lösningar också kan installeras på lokal infrastruktur, som då förstås blir mer komplex. I sådana fall måste leverantören göra en detaljerad plan över vilken maskin- och programvara som behövs. Dessutom måste underhålls- och uppdateringssystem installeras. 

**CTA**

Kundanpassningar

Något av det viktigaste leverantörer av traditionella ERP-lösningar insett är att det kan vara svårt för kunder att bestämma sig för huruvida de ska uppgradera sin lösning. Många tvekar på grund av de många kundanpassningar de tror krävs. Ju mer kundanpassad lösningen är, desto mer arbete krävs för att uppgradera. 

Vi har därför sett att man inte längre talar om att uppgradera, utan oftare om att implementera om. 

En av molntjänsternas främsta fördelar är kontinuerliga uppdateringar och tillägg av nya funktioner – uppdateringar kan ske praktiskt taget varje månad. För att kunder ska kunna lära sig nya versioner av sina lösningar på ett smidigt sätt var man tidigare tvungen att förändra kundanpassningarna i grunden. Förr kunde man ibland göra ändringar i baskoden från leverantören, men det är inte möjligt i en molnlösning. En ny modell introduceras, där implementören inte längre kan göra ändringar i standardkoden, men i stället kan skriva egen kod – en så kallad extension – på särskilda ställen i programkoden (så kallade extensionspunkter).  När tillverkaren ersätter standardkoden och inte gör omfattande förändringar (t.ex. tar bort vissa datastrukturer eller programvarudelar) fungerar befintliga extensioner med den nya uppdateringen på samma sätt som innan. (Vid byte av laptop, exempelvis, fungerar alla USB-enheter precis som innan). Tillvägagångssättet att utforma kundanpassningar förändras därmed. 

Å andra sidan finns en ”utvecklingsplattform med låg kod”, som kallas Power Platform, som innehåller Power BI, Power Apps, Power Automate. Dessa tjänster gör att man kan bygga snabba lösningar inom självbetjäning, applikationsutveckling och automation. 

Metod

Applikationerna i den moderna Dynamics 365-familjen uppdateras varje månad, eller ännu oftare. Stora förändringar är just nu igång – stora, massiva lösningar har börjat delas upp i mindre delar. Vi ser detta eftersom hela moduler tas bort och ersätts av nya molnlösningar (några färska exempel är Dynamics 365 Human Resources, Dynamics 365 Financial Insights och Dynamics 365 AI). I en sådan miljö är det svårt att föreställa sig stelbenta och oflexibla metoder för att implementera komplexa affärslösningar. Miljön har Microsoft tagit fram en metod som kallas CRP (Conference Room Pilot), som är en blandning av vattenfallsmodellen och den agila metoden. 

I det här fallet består implementeringen av följande steg:

  • Agil förberedelse av inneliggande uppgifter.
  • Fastställa faser i form av CRP-workshoppar.
  • Iterativ implementering av CRP-faser (varje CRP-fas består av en kort analys, design, utveckling, test, framsteg sker samtidigt som alla projektaktiviteter från inställningar, anpassningar, integrering, migrering...)
  • Träning
  • Test
  • Övergång till produktion

De främsta fördelarna med en sådan metod är:

  • Samarbete med kunden från början till slut i projektet.
  • Översikt av framsteg på kontinuerlig basis och vid behov korrigerande åtgärder.
  • Kontinuerlig återkoppling från användare.
  • Anpassning av krav enligt leverans i flera steg (ofta förändras kraven under själva implementeringen), vilket resulterar i snabbare implementering.

Applikationslivscykel

I traditionella lösningar är vi vana vid autonomi i kodhantering och patchinstallation, men i molnlösningar fungerar detta helt annorlunda. För Dynamics 365 Finance and Operation hanteras applikationslivscykeln enbart via samarbetsportalen LCS (Lifecycle Services), vilket när det gäller molnlösningar innebär att uppdateringar i produktionsmiljö utförs av Microsoft som en del i deras vanliga service. Både kunden och den som implementerar har tillgång till systemet via användargränssnittet. Förut kunde vi enkelt gå in och få tillgång till data, installera programfixar och göra specialåtgärder, men det är inte längre möjligt. Nu finns en process som exakt beskriver de steg du behöver ta för att installera ett nytt paket i produktion, ett krav är t.ex. att testa i en särskild testmiljö.  

Automatiserade tester har nu blivit särskilt viktiga, eftersom vi inte kan låta systemet misslyckas på grund av bristfälliga tester.  

Evergreen-lösning

Uppdateringar inkluderar kontinuerliga tillägg av funktioner. För Dynamics 365 for Finance and Supply Chain har kunden åtta uppdateringar per år och måste acceptera minst två per år, vilket i praktiken kan innebära att man hoppar över tre uppdateringar i rad. Dessutom är kritiska programfixar alltid tillgängliga för den tidigare versionen (dvs. om den nuvarande versionen är 10.0.6 så finns kritiska programfixar för version 10.0.5 tillgängliga). 

På så sätt har kunder alltid den senaste uppdateringen, som inkluderar alla kända kritiska programfixar och nya funktioner.

Detta innebär att vi som implementerar programvaran måste acceptera uppdateringar flera gånger om året och se till att alla tillägg fungerar korrekt. Återigen – automatiserade tester spelar en viktig roll.

När det handlar om en molnlösning får vi förstås inte glömma att vi pratar om en heltäckande tjänst, vilket innebär att uppdateringar berör både systemet och applikationsprogramvaran.

Det finns en skillnad mellan att implementera i molnet och att göra det på plats. Vid fysisk implementering har kunden mer flexibilitet (de får ta hand om systemet själva), men det går inte utan regelbundna uppdateringar.

Gillar du vad du läser?

Prenumerera på vårt nyhetsbrev och få relevanta uppdateringar ...

Om författaren

Iztok Juvan

Chief Technology Officer