10 saker att tänka på innan ni köper ett CRM
Blog

10 saker att tänka på innan ni köper ett CRM

7 min read Jul 31, 2020

CRM-programvara är just nu en av de programvaror för företag som växer allra snabbast. Fokus på kunden har blivit standard i många företag, och för att det ska fungera krävs ett bra CRM-verktyg. Men det finns mängder av lösningar på marknaden, så att välja rätt CRM-lösning för just er verksamhet kan vara knepigt.


To help you choose the best CRM solution for your company, I have prepared 10 things to consider when making this important decision.

1. Know your needs

First, think about what you really want to get from your CRM. Many solutions provide you with lead management, sales channels, marketing tools, integration with mailing providers, etc. Before you can choose the best solution for yourself, the key thing is to write down your requirements and expectations.

Think about the features that could improve your employees’ performance or automate many of the processes in your company. Knowing your process and plans for the future can help you choose the best and the most cost-effective CRM system for you. The most complex and most expensive system is not necessarily the best fit for you.

Jag har här tagit fram tio saker att tänka på när ni fattar detta viktiga beslut. 

2. Krav – på plats eller online

Själv skulle jag välja ett online-baserat system, men många företag vill fortfarande ha applikationer på sina egna fysiska servrar. Skäl till detta kan vara:

  • Bestämmelser som förhindrar datalagring i molnet (man får t.ex. inte lagra medicinska journaler i en molntjänst).
  • Säkerhet
  • Intern företagspolicy

Gäller ovanstående inte er är mitt råd att välja en online-lösning. Med en online-tjänst har ni tillgång till ert CRM varifrån som helst och när som helst. Då får ni ett system som är vad vi kallar ”evergreen”, vilket betyder att det uppdateras kontinuerligt, så att ni alltid har de senaste versionerna. Säkerhetskopiering sköts av leverantören och ni behöver inte bekymra er om underhåll och uppdateringar. Till och med säkerheten hanteras av experter, vilket innebär att all information går säker för hackare.

Nackdelen med en online-lösning är att ni har begränsad tillgång till filer, hårdvaran delas med andra och ni har liten eller begränsad kontroll över när uppdateringar sker.

Bestämmer ni er ändå för en lösning på plats, så se till att kontrollera kraven för den lösning ni valt. Många CRM-lösningar har höga krav vad gäller databaser och serverprestanda. Fundera också över kundaspekten. Har lösningen en webbklient, eller kan applikationen användas på alla enheter (t.ex. Android, iOS, Windows, Linux osv.).

3. Bygga ut

Det finns många olika lösningar på marknaden. Vissa har en uppsjö olika funktioner, andra är mer begränsade. Det finns dock en sak till att ha i åtanke – går det att bygga ut lösningen? Går det att lägga till funktioner till den här programvaran? Kan du lägga till extra moduler som du kanske behöver, nu eller i framtiden? Lista era viktigaste behov nu och framåt och se om verktygen finns eller om de går att addera, tex, marknadsföringsverktyg, som Apsis, MailChimp, ClickDimensions etc.

4. Bygga om

Många  CRM-system innehåller en lång rad olika funktioner som standard, Men det finns inget CRM som passar just ert företag perfekt från början. Fundera därför på om det är enkelt att modifiera det. Kan man:

  • Lägga till nya fält?
  • Modifiera layout och visningsalternativ?
  • Lägga till ytterligare logik?

Många mindre CRM-lösningar är svåra att skräddarsy, medan andra är för dyra. På företagsnivå får man ibland betala mer för en licens som ger er tillgång till en del av källkoden, för att där kunna lägga in egen kod.

Även om ni inte tror att ni behöver anpassa systemet i nuläget så kan jag lova er att alla företag har en specifik process de behöver ha med – och inget CRM har exakt alla funktioner för det.

5. Befintlig utrustning

Ni har säkert många verktyg ni redan använder i verksamheten. Det kan vara program som Outlook, MailChimp, Gmail eller något annat. Ni kanske också använder LinkedIn, Instagram eller andra sociala nätverk för er marknadsföring. Med rätt CRM kan ni integrera alla dessa skilda verktyg och program i ett enda system, där ni får bättre översikt och fullständig kontroll. Ett annat exempel är dokumentlagring, anteckningar och så vidare. Allt sådant kan integreras i ett CRM, där alla i företaget kan mötas och kommunicera på ett enklare sätt.

Något som är ännu viktigare är dock att tänka över vilka affärssystem ni har, som ERP och redovisningssystem. Ni måste enkelt kunna integrera ert nya CRM med de befintliga systemen i företaget. Integreringar mellan system kan bli dyrt, särskilt om det inte finns några fördefinierade åtkomstpunkter för att extrahera och skriva data.

6. Mobil support

Har företaget ett försäljningsteam eller andra medarbetare som tillbringar mer tid utanför än på kontoret? Förmodligen har de sin laptop med sig, där de lägger in information i ert nuvarande system, eller än värre, fyller i Excel-filer som sedan rapporteras till chefen i slutet av dagen.

Många CRM-lösningar erbjuder mobil support så att användare enkelt kan få information via mobiltelefonen. Vissa lösningar har till och med offline-support, så att ni slipper vara beroende av internetåtkomst för att arbeta. När telefonen kopplar upp sig mot nätet igen synkroniserar programmet informationen med CRM-systemet.

7. Testa innan ni köper

Att köpa en dator eller annan utrustning kan gå på några minuter om man har tur, men att välja rätt programvara för företaget bör vara något som får ta tid och tänkas över noga. Skärmdumpar och presentationer i all ära, att faktiskt testa programvaran kan vara en helt annan sak.

Mitt nästa råd är att testa lösningen innan ni köper den. Allt fler CRM-lösningar finns som gratis provversioner – så varför inte prova? Ni kommer att ha ert CRM-system länge, så försök att inte stressa fram ett beslut, och fundera på det så länge ni behöver.

8. Det ska växa med företaget

Eftersom ni kommer att ha ert CRM under lång tid måste ni tänka på framtiden. Klarar systemet att växa tillsammans med företaget?Kan systemet leverera om ni adderar ett nytt affärsområde, en stor mängd nya prospekts eller en ny typ av försäljningslogik? 

Ni kanske inte blir dubbelt så stora över en natt Och att investera i en för stor lösning kan bli dyrt just nu men tänk inte för litet eftersom ni kan komma att växa ur er lösning för snabbt.

9. Motivera medarbetarna

När man bestämmer sig för att förändra eller införa ett helt nytt system i ett företag skulle man kunna tro att själva implementeringen är den svåraste delen. Tyvärr kommer den jobbigaste delen efter implementeringen – när ni börjar använda det. Det finns i alla företag medarbetare som helt enkelt inte vill lära sig nya system och vägrar inse att de kan vara snabbare, bättre och enklare. De fortsätter arbeta som de alltid har gjort.

Ni måste här hitta vägar runt detta, för att få slutanvändarna att acceptera och använda den nya programvaran. Ett sätt kan vara att jämföra hur lång tid en uppgift tar på ”det gamla sättet” och hur snabbt man kan göra det i det nya systemet.

När användare ser fördelarna med en ny lösning brukar de vanligtvis ändra inställning.

10. Resultatet av rätt CRM

En bra implementation av rätt CRM kommer ge er fler och fler fördelar i takt med att ni använderdet. Det blir lättare att dokumentera resultat, skapa prognoser, överbrygga överlämningar mellan försäljning och leverans.    Samtidigt skapa med tiden bättre och bättre analys och rapport möjlighet. En ofta bortglömd fördel är att en tydlig försäljningsmetod tillsammans med ett stöttande CRM verktyg kommer underlätta och effektivisera introduktion av nya säljare. De kommer komma ingång snabbare och jobba på samma sätt som övriga organisationen. 

Slutligen

Alla företag är unika och har alldeles specifika behov vad gäller programvara och verktyg. Förhoppningsvis kan mina råd här ovan vara till någon hjälp när ni ska välja verktyg, så att ni hittar rätt för just ert företag.

**CTA**

Gillar du vad du läser?

Prenumerera på vårt nyhetsbrev och få relevanta uppdateringar ...

Om författaren

Rok Ljalić

CRM Support Team Manager