20 min read • Jan 11, 2021
Proces izbora softvera za upravljanje maloprodajom predstavlja složen i težak zadatak. Za jednu tipičnu maloprodajnu tvrtku srednje veličine, implementacija, održavanje i ažuriranje softverskog rješenja tijekom petogodišnjeg razdoblja može dostići poprilično ozbiljnu razinu ulaganja sredstava. Povrh svega, odabrani softver utjecat će na operativnu učinkovitost vašeg poslovanja u razdoblju od idućih 6 do 10 godina.
S obzirom na značajnu razinu predanosti i investicije, apsolutno je zapanjujuće kako svega nekoliko trgovaca na malo ulaže odgovarajuće resurse i provodi potrebnu dubinsku analizu svog poslovanja. Problem se nalazi upravo u tome što će se manjak rada na početku pokazati na samom kraju. Stoga nije iznenađujuće da mnogi novi projekti implementacije poslovnog rješenja na kraju završe tako da ne ispune poslovne potrebe i očekivanja.
Iako se prečesto zanemaruju, potrebni su preliminarni koraci prilikom odabira rješenja kako bi se osiguralo da se kritična poslovna odluka koja će godinama utjecati na tvrtku donese na temelju empirijskih podataka i pragmatičnih kriterija.
U nastavku bloga detaljno ćemo razraditi sedam najčešćih pogrešaka koje mnogi trgovci na malo rade tijekom procesa odabira poslovnog softvera:
Mnogi procesi prilikom izbora softvera započinju pogrešnom pretpostavkom kako će softversko rješenje razvijeno od strane vodećeg proizvođača softvera biti sve što je potrebno za učinkovito upravljanje poslovanjem. Ovo uvjerenje obično postaje još utemeljenije tijekom izbora demo verzije softvera, s obzirom na to da veliki broj programskih sučelja pokazuje sličnosti kako u izgledu, tako i u osjećaju prilikom njihovog korištenja. Troškovi različitih poslovnih rješenja su također često usporedivi, barem na prvi pogled.
Zašto toliko trgovaca na malo uspješno završava proces implementacije softvera, kad toliko drugih u tome ne uspijeva?
Realnost je da postoje velike razlike između različitih softverskih rješenja, iako se na površini mogu činiti nevjerojatno sličnima. Proces otkrivanja obilježja i funkcionalnosti jednog poslovnog rješenja još je izazovniji uslijed tisuće komplementarnih dodatnih add-on proizvoda (dodataka) koje su razvile manje softverske tvrtke kako bi premostili nedostatke u određenim funkcionalnostima. Kako onda jedna maloprodajna tvrtka može odvojiti stvarnost od fikcije, odnosno kako doći do rješenja koje će usmjeriti njezin projekt prema uspjehu?
Prvi korak jest ispitivanje sljedeće tri kategorije poslovnih rješenja:
Poslovna rješenja koja su posebno dizajnirana za određenu industriju, obično se nazivaju vertikalnim rješenjima. Kada tražite softverski sustav za svoje maloprodajno poslovanje, sveobuhvatna vertikalna aplikacija može se činiti kao svijetlo na kraju tunela s obzirom da se mogućnosti proizvoda specifične za industriju obično lako uspoređuju s postojećim procesima unutar vašeg maloprodajnog poslovanja.
Međutim, postoji nekoliko čimbenika koje trebate uzeti u obzir prije nego se odlučite na ovaj primamljiv korak. Samostalna, u potpunosti integrirana vertikalna rešenja kroz povijest su uglavnom razvijali manji proizvođači softvera koji su često bili ograničeni resursima. To je obično dovodilo do nemogućnosti pružanja svih potrebnih ažuriranja proizvoda, što je rezultiralo stagnacijom softvera. Iz tog je razloga nedavni trend postao okretanje većim proizvođačima softvera koji imaju financijsku sposobnost i dovoljnu količinu resursa za kontinuirano ulaganje u poboljšanje određenog proizvoda.
Horizontalno rješenje je zapravo drugo ime za rješenje koje pristaje svima (eng. one-size-fits-all), tj. generičko softversko rješenje od kojeg se očekuje da zadovolji poslovne potrebe u raznim industrijama. Ovaj tip rješenja ima nekoliko prednosti: obavlja se testiranje funkcionalnosti, lako je naći dobavljača/tehnološkog partnera, a i troškovi vlasništva obično su niži u usporedbi s ostalima. S druge strane, činjenica da su ovakva poslovna rješenja osmišljena za poslovanje u svim industrijama zapravo znači razvodnjavanje poslovnih procesa specifično vezanih za maloprodaju. Ova kategorija poslovnih rješenja može biti dobar izbor ukoliko ste spremni modificirati svoje poslovne procese kako bi isti odgovarali onima razvijenim unutar softvera. Međutim, također morate biti spremni uložiti vrijeme i resurse u značajnu prilagodbu.
Dijagonalne softverske platforme povezuju širinu horizontalnih softverskih aplikacija s usko specifičnim vertikalnim dodacima (engl. add-ons) za stvaranje funkcionalno bogatih skupova rješenja. Ako razmišljate o dijagonalnom rješenju, ključno je angažirati samo jednog partnera za implementaciju koji ima veliko iskustvo i dubinsko razumijevanje integracije cijelog skupa rješenja. Ovaj pristup će vas spasiti od neizbježnih problema s odgovornošću koji se mogu pojaviti tijekom implementacije od strane velikog broja pružatelja usluga. Naš savjet? Ne pokušavajte sami sastaviti rješenje.
Najbolji način je da interno započnete s prikupljanjem potreba i zahtjeva. Definirajte korporativne ciljeve, i strateške imperative vaše tvrtke. Pregledajte svoje poslovne potrebe i identificirajte sve izazove koji sprečavaju vašu tvrtku da ispuni svoje ciljeve.
Kako bi se navedeno postiglo, ključno je izraditi dokument koji će opisati internu viziju i djelokrug same tvrtke. U ovom dokumentu definirat ćete gore navedene ciljeve, pazeći da jasno identificirate i razdvojite što će se učiniti, što se mora učiniti ili je pak samo na listi želja.
Ovaj dokument treba sadržavati sljedeće ključne informacije:
Pokušajte biti realni prilikom sastavljanja ovog dokumenta. Budite svjesni da ćete, ako više od 3-7% svojih zahtjeva kategorizirate kao "mora biti učinjeno", na kraju eliminirati sva komercijalno dostupna rješenja poslovnog softvera!
Nakon što su podaci o vašoj organizaciji prikupljeni, konsolidirani i organizirani, trebali biste analizirati svako potencijalno rješenje za upravljanje maloprodajom kako biste utvrdili koliko dobro odgovara svakom od vaših prioritetnih ciljeva i zahtjeva.
Naš savjet prilikom navedene analize je da najviše pažnje obratite na izvještaje o učinkovitosti rada, jednostavnost i brzinu unosa podataka, vrijeme potrebno za obradu ažuriranja i izvješćivanja, kao i intuitivni karakter korisničkog sučelja.
Prelazak na novi sustav zahtijeva otvoren um, kao i spremnost da se počne razmišljati i raditi na drugačiji način. Novi softver može imati različitu strukturu za rad s podacima, različit dizajn procesa i drugačiju logiku od one na koju ste naviknuli.
Jedna od najvećih pogreški koje možete napraviti je vjerovanje da već znate točno što vam je potrebno kada je u pitanju novi sustav za upravljanje maloprodajom čak i prije nego ste započeli proces selekcije i prikupljanja zahtjeva.
Vrlo česta pogreška je da samo gledate u svoje postojeće poslovne procese i pokušavate pronaći sustav za upravljanje maloprodajom koji će ih moći pratiti, čineći ih bržim i lakšim za upravljanje - bez ikakvih drugih promjena koje su potrebne s vaše strane. To predstavlja svojevrsni prečac u razmišljanju koji često dovodi do neprestanog ponavljanja loših navika. Promjena sustava pruža vam rijetku priliku da analizirate i unaprijedite (možda čak revolucionirate) svoje poslovne procese. Stoga je najdjelotvorniji način da započnete ovo putovanje ne tražeći odmah rješenje. Umjesto toga, započnite na internoj razini. Mapirajte svoje procedure i identificirajte one koji su zastarjele, neučinkovite ili pak previše složene. Zatim napravite potrebne izmjene i prilagodbe - i koristite ove unaprijeđene procese kao polaznu točku u potrazi za sustavom koji može zadovoljiti vaše potrebe.
Još jedna uobičajena pogreška je čvrsto uvjerenje o tome kakav vam model angažmana treba. Sustavi za upravljanje maloprodajom koji se nalaze u oblaku postaju sve popularniji iz više razloga, od uštede troškova do brzine izvršenja. No, prelazak na poslovanje u oblaku predstavlja značajan i kompleksan projekt koji zahtijeva spremnost za potpunu promjenu poslovne strategije – uz sve tradicionalne i ustaljene načine rada.
Prije nego li se odlučite za prelazak na poslovno rešenje koje se odvija u fizičkim prostorijama, u oblaku ili pak u hibridnom modelu morate pažljivo izvršiti procjenu svih faktora. Uzmite u obzir praktična pitanja (npr. "Imamo li odgovarajuću internetsku povezanost?"), financijska pitanja (npr. "Hoće li nam ovakav oblik pretplate uštedjeti novac ili će dugoročno gledajući na kraju ispasti skuplji?"), funkcionalne zahtjeve (npr. "Hoće li biti potrebna prilagodba sustava?"), brige u pogledu sigurnosti (npr. "Je li 'back-up' naših podataka odgovarajući i da li su podaci sigurni i u skladu sa zakonskim odredbama?"), kao i sve druge faktore koji mogu biti relevantni za vaše poslovanje.
Također, možete se brinuti da ćete ukoliko pređete na novi sustav koji radi na potpuno suprotan način u odnosu na stari sustav, naići na otpor zaposlenika koji su navikli da odrađuju svoje zadatke na određeni način "kako su oduvijek radili". Prvo idu loše vijesti - hoćete. Dobra vijest je da niste sami u toj brizi. Gotovo uvijek postoji neki oblik otpora prema promjeni sustava — bez obzira koliko je stari softver bio loš, ili koliko će novi poboljšati obavljanje zadataka na dnevnoj razini. Ne biste trebali dopustiti da vas svi oni koji kažu "ne" obeshrabre kada je riječ o nalaženju novijih, boljih načina za upravljanje vašim poslovanjem. Umjesto toga usmjerite se na sve pogodnosti koje ćete vi i vaša tvrtka dobiti nakon ove promjene.
Često se događa da voditelji tvrtki prepuštaju proces izbora softvera odjelu zaduženom za IT i očekuju da oni to sami obave. Iako je, strogo govoreći, ovdje u pitanju IT tehnologija, softver za upravljanje maloprodajom nema samo veze s tehnologijom.
IT odjeli imaju tendenciju filtrirati poslovne zahtjeve (čak i kada su upoznati sa njima) kroz njima svojstvene tehnološke predrasude. To često dovodi do liste želja koja obuhvaćaju sve moguće karakteristike i funkcije u pokušaju da se ništa ne izostavi. Posljedično, tehnološka kompatibilnost i usuglašenost sa procesom postaju važniji od poslovnih benefita i interakcije s klijentima.
S druge strane, za potrebe uspješnog izbora softvera, morate učiniti poslovne potrebe glavnim uporištem vašeg projekta. ERP i CRM inicijative bi, prije svega, trebale biti poslovni projekti podržani od strane IT - a ne obratno.
Ako ovo nije čist IT projekt, koliko ljudi i tko sve bi trebao biti uključen u njega?
Iskusni pružatelji poslovnih rješenja će zahtijevati, odnosno bit će im potrebno da provedu vrijeme s članovima vaše tvrtke kako na strateškoj, tako i na operativnoj razini. Sve navedeno je bitno iz razloga što je potrebno prikupiti informacije o korporativnim ciljevima i poslovnim procesima kako bi se pronašlo, cjenovno odredilo i napravilo odgovarajuće rješenje koje u pravoj mjeri odgovara vašim poslovnim potrebama. Vi, baš kao i svaka uključena zainteresirana strana širom tvrtke mora odvojiti potrebno vrijeme kako bi osposobila i informirala pružatelja rješenja kako bi omogućio pragmatičnu preporuku zasnovanu na dobivenim saznanjima.
Prosječan životni ciklus implementacije poslovnog softvera je od 6 do 8 godina. Investiranje vremena, energije i resursa potrebnih za izgradnju odgovarajućeg temelja i okvira poslovnog procesa, onoga koji se bavi i tekućim i budućim zahtjevima će se značajno isplatiti dugoročno gledajući. Ukoliko vam drugi prioriteti trenutno oduzimaju veliku količinu vremena, najbolji način postupanja je odlaganje ovog projekta do momenta kada mu možete posvetiti vrijeme koje zahtjeva.
Uzdržavanje od neposrednog i najbližeg rješenja je bolje nego žurenje u ono koje je pogrešno.
Softver za poslovanje i automatizaciju procesa je zapravo srce i mozak produktivnosti, efikasnosti i uspjeha vaše tvrtke. Sada zamislimo da vam je potrebna operacija nekog od ovih ključnih organa u vašem tijelu. Da li biste razgovarali s tri doktora i onda izabrali onoga koji je najjeftiniji?
Prilikom procjene cijene softverskog rješenja ne biste se trebali samo usmjeriti na iznose, već prije svega razmislite o kategoriji dobivene vrijednosti. Ovo zapravo podrazumijeva da se u softversko rješenje uračuna i znanje pružatelja usluga, njegovo iskustvo, profesionalnost, kao i količina njegovih resursa. Jeftini resursi će vjerojatno na kraju dovesti do realizacije ručnog unošenja podataka što budi nezainteresiranost i pokazuje neiskustvo. Projektni menadžeri i poslovni analitičari s dubinskim poznavanjem primjene znanja specifičnog za određenu industriju i sa stručnošću u domeni poslovnih procesa ne mogu se naći po maloj cijeni. Čak i premium cijene ne garantiraju uvijek provjerene i iskusne stručnjake, a cijene s popustom rijetko kada rezultiraju resursima najvišeg nivoa.
To svakako nije sve na što morate obratiti pažnju. Kada birate rješenje koje će biti podrška vašem poslovanju u narednih nekoliko godina, također morate uzeti u obzir dugoročnu strategiju samog rješenja. Ovo zapravo podrazumijeva ispitivanje koji pružatelji usluga prate trendove i ulažu u inovacije i nadolazeće tehnologije. Njihova rješenja mogu biti skuplja na papiru - ali ona su ta koja će vam pomoći da ostanete konkurentni u budućnosti.
Kao i kod većine stvari u životu, od tehnologije dobivate onoliko koliko ste platili. Odabir pružatelja rješenja samo na osnovi cijene je ekvivalentan izboru najjeftinijeg kirurga. Osim toga, ono što se na prvi pogled može činiti niskom cijenom obično dolazi s ugovorima s više strana i napuhanim troškovima tijekom daljnjeg rada. Dugoročno gledajući, ono što je danas jeftino rješenje može postati znatno skuplje sutra kada ćete morati izvršiti skupe integracije kako biste pružili iskustvo koje potrošači očekuju. Da zaključimo - uvijek se isplati na početku napraviti stvari kako treba.
Postoji jedno zastarjelo uvjerenje da će čuvanje vrijednih korporativnih informacija u strogoj tajnosti, odnosno davanje pružateljima usluga isključivo "dio po dio" spomenutih informacija na neki način doprijeti smanjenju troškova i rizika za projekt. U stvarnosti, to je riskantna i skupa strategija s negativnim dugoročnim poslovnim posljedicama.
Iako pružatelj usluga nosi određeni rizik tijekom ranih faza procesa odabira, tvrtke obično ne shvaćaju da usvajanje strategije pregovaranja dobit/gubitak i odbijanje zahtjeva za ključnim informacijama vezanim uz projekt (poslovni pokretači, proračunska očekivanja itd.), kao i odgovarajući pristup voditeljskom timu u konačnici dovode do povećanog projektnog i financijskog rizika. Zapravo, pružanje ograničenog skupa podataka može dovesti do toga da pružatelj usluga odredi previsoku cijenu prilikom procjene projekta u namjeri da umanji rizik od nepoznatog. Još važnije, strategijski uvidi i savjeti koji su mogli dovesti do značajnih poboljšanja poslovnih procesa i potencijalnih ekonomskih prednosti se izostavljaju i predstavljaju dio slagalice koji nedostaje upravo zbog ograničenih skupova podataka koji se dijele s pružateljem usluga.
To svakako nije sve. Odnoseći se prema pružateljima usluga kao prema robi tokom procesa selekcije, tvrtke propuštaju dobrobiti jednog čvrstog, iskrenog i dvosmjernog odnosa između pružatelja usluga i kupca. To stvara situaciju u kojoj, kada se pojave izazovi i nesporazumi u vezi s projektom, obje strane se moraju vraćati na odredbe i uvjete ugovor, a ne na zdrav razum. To tada postaje igra u kojoj pružatelj usluga češće pobjeđuje nego onaj koji te usluge traži.
Maloprodajne tvrtke kupuju ili nadograđuju poslovne sustave svakih 6 do 8 godina; pružatelji usluga svake godine implementiraju barem 6-8 poslovnih sustava. Dakle, tko je bolje kvalificiran za usmjeravanje složenih skupova rješenja prema ostvarivanju veće koristi - organizacija kojoj je hitno potreban tehnički remont, ili partner koji svakodnevno rješava poslovne probleme tehnološkim rješenjima? Što neizbježno zahtijeva pitanje: Zašto ostaviti stručnjake sa strane za tako strateški važne transformacijske investicije?
Kako biste izbjegli nezdrav i nepotreban projektni rizik:
Kao što i sama izreka kaže - nikada ne treba suditi o knjizi na osnovu njezinih korica, odnosno nikada ne treba donositi zaključak samo na temelju izgleda.
Tijekom proteklih 20 godina organizacije su se uvjerile da je softverski zaslon ključni dio slagalice u samom procesu odabira softvera. To uvjerenje podrazumijeva da jednom kada je demo verzija završena cjelokupna slika će postati potpuno jasna, dobit će se odgovori na sva pitanja i sve sumnje će nestati. Nažalost, ovo je vrlo pogrešna pretpostavka.
Deseci su čimbenika uključeni u odabir softvera koji bi najbolje odgovarao vašem maloprodajnom poslovanju. Grafički izgled korisničkog sučelja ili demo verzija su među onima koji su od najmanje važnosti. Međutim, mnogi pružatelji rješenja se još uvijek oslanjaju na tehniku "isprobajte demo verziju" prilikom pokušaja da uvjere potencijalne kupce da upravo oni posjeduju pravi softver za njihovo poslovanje. Kao rezultat toga, mnoge tvrtke su uljuljkane u lažan osjećaj ugode zbog izgleda i dojma softvera.
Umjesto toga, timovi zaduženi za odabir poslovnog rješenja trebali bi se usmjeriti na one elemente koji predstavljaju značajan rizik i/ili trošak kada je riječ o softverskom rješenju za maloprodaju ili samom pružatelju usluga/partneru. To podrazumijeva postavljanje sljedećih pitanja:
Vrlo često, kada se od pružatelja softverskih usluga traže informacije o proizvodima koje implementiraju, prva stvar na kojoj stvarno inzistiraju jest pokazati vam demo verziju. Ovakav pristup vodi u krivom smjeru. Prije svega, potrebno je dobiti odgovore na navedena pitanja. Tek tada nabavite demo verziju i koristite je kao "šlag na vrhu torte". Ako softver izgleda moderno i lijepo, to je dobra dodana značajka, ali svakako ne bi trebao biti vodeći faktor u vašoj odluci.
Jednom kada pronađete rješenje za koje mislite da bi vama odgovaralo, to jednostavno nije kraj puta. Prije nego započnete projekt, odvojite trenutak i pažljivo provjerite dosadašnje rezultate pružatelja softverskih usluga. Obratite se najmanje tri reference relevantne za vašu industriju (postojeći maloprodajni klijenti, idealno oni koji rade u vašem području ili regiji) kako biste razgovarali o njihovom iskustvu s određenim pružateljem usluga. Važno je voditi računa o vremenu kada kontaktirate referentnu osobu; pobrinite se da pitanje koje postavljate sadrži određenu strukturu. Iako je vrlo malo vjerojatno da će vam pružatelj softverskog rješenja dati informacije o nezadovoljnom kupcu, svakako postavite pitanja koja su vam od primarne važnosti jer biste mogli otkriti odgovor na neka od važnih pitanja - ili jednostavno postaviti neka odmori svoje sumnje.
Isti način razmišljanja vrijedi i za implementacijskog partnera s kojim odlučite raditi. Ovo je tvrtka koja će učinkovito postaviti vaš novi sustav upravljanja maloprodajom, radeći uz vas i vaš tim tijekom cijelog projekta. Dobar odnos s vašim implementacijskim partnerom nužan je kako bi se osigurao uspjeh samog procesa. Idealan partner će razumjeti vaše poslovne i organizacijske ciljeve, a u isto vrijeme imati dokazano poznavanje sustava kojeg koristite.
Projekti softvera za upravljanje maloprodajom vrlo su uključen i zahtjevan proces. Istovremeno, softversko rješenje koje odaberete značajno će utjecati na vaše poslovanje i poslovne procese sljedećih 5 do 10 godina – stoga ovo nije odluka koja se donosi olako.
Tijekom samog procesa imajte na umu 7 pogrešaka koje se prave prilikom izbora, a istaknute su u ovom blogu. Koristite ih kao lakmus test za odabir poslovnog softverskog sustava za maloprodaju koji poboljšava vaše poslovne rezultate, prije nego posegnete za onim koji će potkopati vašu produktivnost i fleksibilnost tijekom procesa korištenja.
Slijedite ovaj metodički proces i značajno ćete povećati vlastitu vjerojatnost uspjeha projekta - gdje je uspjeh određen obavljanjem svega na vrijeme, u skladu s proračunom i stvaranjem mjerljive poslovne vrijednosti, kako danas tako i u budućnosti.
Ostavlja li vas velika količina sličnih maloprodajnih softvera na tržištu čini zapanjenim i zbunjenim? Trebate li pomoć da shvatite što vam je stvarno potrebno? Kontaktirajte nas.
Prijavite se na naš newsletter i prvi saznajte informacije o novostima, poslovnim rješenjima i događanjima.
