Implementering av lösningar för energi- och infrastrukturföretag ur ett projektperspektiv

Projektimplementering på energi- och infrastructurföretag

Kunder i samma bransch kräver vanligtvis liknande anpassningar. En lösning som Utilities and Infrastructure Management (UIM), med redan anpassade funktioner, minskar då behovet av ytterligare modifieringar. Detta gör implementeringsprojekt enklare att genomföra, och med färre anpassningar förenklas nästan alla faser av implementeringen, vilket gör den mer standardiserad, billigare, snabbare och med färre risker.

Genom att jämföra våra projekt innan UIM fanns tillgängligt med nyligen genomförda projekt har vi sett en tydlig tidsbesparing. Alla anpassningar gjorde att sådana projekt ofta tog ungefär två år. På senaste tiden har den tiden reducerats till ungefär ett år, tack vare att kunder valt UIM. 

En Utilities and Infrastructure Management-lösning kan påskynda en implementering med så mycket som 80 procent. 

Det innebär att om en kund väljer en kundanpassad Dynamics 365, så skulle det ta nästan ett år mer att implementera än om de väljer Dynamics 365 Finance and Operations och UIM som lösning (tillägg).

Utilities and Infrastructure Management-lösningen – beprövad, pålitlig och alltid uppdaterad

Implementeringsprojekt avslutas vanligtvis inom de första två eller tre månaderna efter utrullning av systemet, men produktionssystemets livscykel har då bara börjat. I och med Microsoft Dynamics 365, med nya versioner som regelbundet kommer ut, och en strikt uppdateringspolicy, där kunder alltid har den aktuella versionen, har gjort systemunderhåll enklare, eftersom kunder alltid använder den mest pålitliga och säkra versionen. Detta gör det på vissa vis även lite svårare, eftersom kundanpassningar måste testas med varje ny version av D365 – detta kallas ”One Version”.

Genom att använda UIM har kunder mindre kundanpassningar att testa och kan vara säkra på att UIM fungerar utan problem med uppdateringarna i Dynamics 365, eftersom BE-terna ser till att UIM är kompatibelt med alla nya D365-versioner. Med de nya UIM-versionerna får kunder även buggfixar, förbättringar och nya funktioner.

**CTA**

Håll budget och tidsram i stora ERP-implementeringar – fem regler för framgångsrik ERP-implementering i energi- och infrastrukturföretag

Vi har lärt oss mycket från våra tidigare projekt, och har identifierat fem viktiga aspekter som kan bidra till en framgångsrik implementering.

1.  Definiera affärsmål tidigt

Vi rekommenderar att ni identifierar de främsta skälen till varför ni behöver ett nytt ERP-system. Ledningen måste sätta upp tydliga mål och kommunicera dem till organisationen, vare sig det handlar om att förenkla eller uppdatera affärsprocesser, använda standardlösningen i så stor utsträckning som möjligt, ta fram mer detaljerade rapporter eller uppfylla krav och regelverk. Sådana mål blir ovärderliga under implementeringen eftersom de kan hjälpa till att undvika alltför stora kundanpassningar, hantera modifieringskrav eller reda ut fördelar och nackdelar med ett nytt system.

2.  Detaljerad analys och design

Det som definieras i den första fasen kommer att användas senare i projektet. Se till att vara tillräckligt noggranna i den här fasen, så att projektet står på en solid grund. Om ni missar eller förbiser något kommer detta att dyka upp senare och kräva modifieringar, vilket kan leda till ökade kostnader, eller längre implementeringstid. Detta gäller i synnerhet stora projekt, där ytterligare kostnader och förseningar kan bli överväldigande.

3.  Begränsa kundanpassningar

Standardversionen av den nya lösningen når aldrig upp till alla krav och kan inte vara likadan som det gamla systemet. Ofta måste man därför kompromissa mellan att anpassa standardlösningen och att förändra affärsprocesserna så att de passar den. Enligt vår erfarenhet är det enbart i sällsynta fall det är vettigt att göra större kundanpassningar. Att välja standardlösningen så ofta som möjligt och sedan förändra företagets processer snarare än lösningen har visat sig vara nyckeln till framgång här. Anpassningar ska bara göras för de mest kritiska och svåranpassade delarna av arbetet. Företaget undviker då oräkneliga anpassningar som ger mycket lite värde. Blir de för många kan de göra implementeringen dyrare och längre – och eventuellt även öka kostnaden för underhåll i senare skeden. När standardlösningen inte klarar av de processer som behövs är tillägg till lösningen ett bättre alternativ än anpassningar.

4.  Arbeta aktivt med förändringshantering

Att byta ERP-system är en utmaning för vilket företag som helst. Ju större företag, desto större utmaning. Hur bra implementeringen och arbetet i systemet fungerar beror till stor del på hur väl ett företag hanterar förändring. Det innebär förändringar i affärsprocesser, rapportering, medarbetarnas roller och ansvarsområden, användning av det nya systemet och så vidare. Att få en organisation att välkomna förändringar kräver stora insatser. Vissa företag anlitar till och med konsulter i förändringshantering för att vägleda dem genom processen.

5.  Arbeta i nära kontakt med kunden från början till slut i projektet.

Medarbetare i de företag som berörs av implementeringen har också, förutom sina vanliga arbetsuppgifter, olika projektuppgifter. När olika arbetsuppgifter krockar kan det hända att medarbetarna får mindre tid att lägga på projektet. Eftersom ERP-implementering kräver kundåterkoppling i varje fas kan detta påverka projektet negativt. Det kan ta längre tid, information kan komma att saknas och det kan uppstå brister i kommunikationen. 

Att se till att de framtida användarna är engagerade i projektet är därför det viktigaste för projektledaren.

Vill du veta mer om projektimplementering och dess olika faser? Läs min blogg ERP-implementering ur ett projektperspektiv, där jag beskriver och förklarar varje fas i processen mer detaljerat.