19 min read • Jan 11, 2021
Postopek izbire programske opreme za upravljanje maloprodaje je kompleksna in zahtevna naloga. Za tipično srednje veliko maloprodajno podjetje lahko vpeljava, vzdrževanje in posodabljanje programske rešitve v obdobju petih let predstavljajo znatno naložbo. Poleg tega bo izbrana programska oprema vplivala na učinkovitost vašega poslovanja v naslednjih 6 do 10 letih.
Glede na to, za kakšno obvezo gre, in višino naložbe je popolnoma neverjetno, kako malo trgovcev na drobno je pripravljenih vložiti potrebna sredstva in izvesti skrbno analizo svojega poslovanja. Težava je ravno v tem, da se bo pomanjkanje napora na začetku pokazalo šele na koncu. Zato ni presenetljivo, da veliko projektov vpeljave novih poslovnih rešitev na koncu ne izpolni poslovnih potreb in pričakovanj.
Pri izbiri rešitve je treba izpolniti nekaj predhodnih korakov, ki so sicer prepogosto zanemarjeni. Tako podjetje zagotovi, da bo kritična odločitev, ki bo še leta vplivala na poslovanje, sprejeta na podlagi empiričnih podatkov in pragmatičnih meril.
V nadaljevanju zapisa bomo podrobneje opisali sedem najpogostejših napak, ki jih številni trgovci na drobno naredijo pri izbiri poslovne programske opreme:
Številni postopki izbire programske opreme se začnejo z napačno domnevo, da bo programska rešitev, ki jo je razvil vodilni proizvajalec programske opreme, vse, kar potrebujete za učinkovito upravljanje poslovanja. To prepričanje se običajno še utrdi pri izbiri predstavitvene različice programske opreme, saj so si številni programski vmesniki podobni tako po videzu kot po občutku ob uporabi. Tudi stroški različnih poslovnih rešitev so pogosto vsaj na prvi pogled primerljivi.
Zakaj določeni trgovci na drobno uspešno zaključijo postopek vpeljave programske opreme, medtem ko nekaterim drugim ne uspe?
Dejansko obstajajo velike razlike med različnimi programskimi rešitvami, čeprav se na površju morda zdijo neverjetno podobne. Proces odkrivanja lastnosti in funkcionalnosti poslovne rešitve predstavlja še toliko večji izziv zaradi tisočih dodatkov, ki so jih razvila manjša podjetja za programsko opremo, da bi z njimi zakrpali vrzeli v določenih funkcionalnostih. Kako naj torej maloprodajno podjetje loči realnost od fikcije oziroma kako naj pride do rešitve, ki bo zagotovila uspeh njegovega projekta?
Prvi korak je pregled naslednjih treh kategorij poslovnih rešitev:
Poslovne rešitve, ki so posebej zasnovane za določeno panogo, se običajno imenujejo vertikalne rešitve. Ko iščete programsko rešitev za svoje maloprodajno podjetje, se lahko celovita vertikalna aplikacija zdi kot luč na koncu tunela, saj se možnosti izdelkov, specifičnih za vašo panogo, običajno lahko primerjajo z obstoječimi procesi v vašem maloprodajnem podjetju.
Preden pa se odločite za ta vabljiv korak, morate najprej upoštevati nekaj dejavnikov. Samostojne, povsem integrirane vertikalne rešitve so v preteklosti večinoma razvijali manjši ponudniki programske opreme, katerih viri so bili pogosto omejeni. Običajno zaradi tega niso mogli zagotavljati vseh potrebnih posodobitev izdelka, kar je povzročilo stagnacijo programske opreme. Najnovejši trend je zato postal izbira večjih proizvajalcev programske opreme, ki imajo finančno sposobnost in dovolj razpoložljivih sredstev za stalne naložbe v izboljšave določenega izdelka.
Horizontalna rešitev je pravzaprav drugo ime za rešitev, ki ustreza vsem (ang. one-size-fits-all). Gre za generično programsko rešitev, od katere se pričakuje, da bo zadovoljila poslovne potrebe v različnih panogah. Tovrstne rešitve imajo več prednosti: opravljen je preizkus funkcionalnosti, enostavno je najti dobavitelja/tehnološkega partnerja, stroški lastništva pa so običajno nižji v primerjavi z drugimi rešitvami. Po drugi strani pa dejstvo, da so takšne poslovne rešitve namenjene poslovanju v vseh panogah, pomeni razvodenitev poslovnih procesov, specifično povezanih z maloprodajo. Ta kategorija poslovnih rešitev je lahko dobra izbira, če ste pripravljeni spremeniti svoje poslovne procese, da se bodo ujemali s tistimi, razvitimi v programski opremi. Prav tako morate biti pripravljeni vložiti čas in vire, potrebne za večje prilagoditve.
Diagonalne programske platforme povezujejo širino horizontalnih programskih aplikacij z ozko specializiranimi vertikalnimi dodatki in nudijo funkcionalno bogate nabore rešitev. Če razmišljate o diagonalni rešitvi, je ključnega pomena, da za vpeljavo izberete le enega partnerja, ki ima bogate izkušnje in poglobljeno razume integracijo celotnega nabora rešitev. S takšnim pristopom se boste izognili neizbežnim težavam z odgovornostjo, do katerih lahko pride med vpeljavo, ki jo izvaja veliko število ponudnikov storitev. Naš nasvet? Rešitve ne poskušajte sestaviti sami.
Najboljši način je, da začnete interno zbirati potrebe in zahteve. Opredelite poslovne cilje in strateške zahteve svojega podjetja. Preglejte svoje poslovne potrebe in prepoznajte vse izzive, ki vašemu podjetju preprečujejo, da bi doseglo svoje cilje. Da bi to dosegli, je ključnega pomena pripraviti dokument, ki bo opisoval interno vizijo in področje dejavnosti podjetja. V tem dokumentu boste opredelili zgoraj naštete cilje, pri čemer morate poskrbeti, da jasno opredelite in ločite, kaj je treba narediti in kaj je samo na seznamu želja.
Ta dokument mora vsebovati naslednje ključne informacije:
Pri sestavljanju tega dokumenta poskusite biti realistični. Ne pozabite, če boste več kot 3-7 % svojih zahtev označili za »nujne«, boste na koncu odstranili vse komercialno dostopne rešitve poslovne programske opreme!
Ko bodo podatki o vaši organizaciji zbrani, konsolidirani in organizirani, bo treba analizirati vsako potencialno rešitev za upravljanje maloprodaje posebej, da ugotovite, v kolikšni meri ustreza vašim prednostnim ciljem in zahtevam.
Naš nasvet pri omenjeni analizi je, da največ pozornosti namenite poročilom o učinkovitosti dela, enostavnosti in hitrosti vnosa podatkov, času, potrebnem za obdelavo posodobitev in poročil, ter intuitivnosti uporabniškega vmesnika.
Prehod na nov sistem zahteva odprtost, pa tudi pripravljenost, da začnete razmišljati in delati na drugačen način. Nova programska oprema ima lahko drugačno strukturo za delo s podatki, drugače zasnovane procese in drugačno logiko, kot ste je vajeni.
Ena največjih napak, ki jih lahko naredite, je prepričanje, da že natančno veste, kaj potrebujete od novega sistema upravljanja maloprodaje, še preden ste začeli postopek izbire in zbiranja zahtev.
Zelo pogosta napaka je, da ste osredotočeni samo na obstoječe poslovne procese in poskušate najti sistem upravljanja maloprodaje, ki jim bo lahko sledil, jih pospešil in poenostavil njihovo upravljanje – ne da bi bile z vaše strani potrebne kakršne koli spremembe. eneTo je nekakšna bližnjica v razmišljanju, ki pogosto vodi v nenehno ponavljanje slabih navad. Menjava sistema vam ponudi redko priložnost, da analizirate in izboljšate (morda celo do temeljev spremenite) svoje poslovne procese. Najučinkovitejši začetek tega potovanja je torej, da ne začnete takoj iskati rešitve. Postopka se raje lotite interno. Preglejte svoje postopke in identificirajte tiste, ki so zastareli, neučinkoviti ali preveč zapleteni. Nato vpeljite potrebne spremembe in prilagoditve ter te izboljšane postopke uporabite kot izhodišče pri iskanju sistema, ki lahko zadovolji vaše potrebe.
Še ena razširjena napaka je trdno prepričanje o tem, kakšen model sodelovanja potrebujete. Sistemi za upravljanje maloprodaje v oblaku postajajo vse bolj priljubljeni zaradi številnih razlogov, ki segajo od prihranka stroškov do hitrosti izvedbe. Prehod na poslovanje v oblaku pa predstavlja pomemben in kompleksen projekt, ki zahteva pripravljenost na popolno spremembo poslovne strategije – skupaj z vsemi tradicionalnimi in ustaljenimi načini dela.
Vse dejavnike upoštevajte še preden se odločite za prehod na rešitev, ki deluje v oblaku, je nameščena na lokaciji ali pa deluje v hibridnem modelu. Zastavite si praktična vprašanja (npr. »Ali imamo ustrezno internetno povezavo?«), finančna vprašanja (npr. »Ali nam bo ta oblika naročnine prihranila denar ali bo dolgoročno dražja?«), funkcionalne zahteve (npr. »Ali bo potrebna prilagoditev sistema?«) in varnostne pomisleke (npr. »Ali je 'varnostna kopija' naših podatkov ustrezna in ali so podatki varni in v skladu z zakonskimi zahtevami?«). Prav tako pomislite tudi na vse druge dejavnike, ki lahko vplivajo na vaše poslovanje.
Morda vas skrbi, da boste v primeru prehoda na nov sistem, ki deluje na povsem drugačen način od starega, naleteli na odpor zaposlenih, ki so vajeni svoje naloge opravljati na določen način, »kot so to počeli vedno«. Najprej slaba novica - res boste. Dobra novica pa je, da to ne skrbi samo vas. Skoraj vedno se pojavi določen odpor do menjave sistema, ne glede na to, kako slaba je bila stara programska oprema ali koliko bo nova izboljšala učinkovitost vsakodnevnih opravil. Ne smete dovoliti, da vas nasprotniki odvrnejo od iskanja novejših in boljših načinov upravljanja vašega poslovanja. Raje se osredotočite na vse prednosti, ki jih bo takšna sprememba prinesla vam in vašemu podjetju.
Programska oprema za podporo poslovanju in avtomatizacijo procesov predstavlja srce in možgane storilnosti, učinkovitosti in uspeha vašega podjetja. Zdaj pa si predstavljajte, da potrebujete kirurški poseg na enem izmed pomembnih organov v vašem telesu. Bi se najprej pogovorili s tremi zdravniki in potem izbrali najcenejšega? Ko razmišljate o ceni programske rešitve, se ne smete osredotočati le na zneske, ampak najprej pomislite na to, koliko vrednosti boste pridobili. To pomeni, da je pri ceni programske rešitve upoštevano tudi znanje ponudnika storitev, njegove izkušnje, strokovnost in količina virov, ki jih ima na voljo. Poceni viri bodo verjetno sčasoma pripeljali do uporabe ročnega vnosa podatkov, ki med uporabniki vzbuja nezanimanje in kaže na neizkušenost ponudnika. Projektnih vodij in poslovnih analitikov s poglobljenim strokovnim znanjem o določeni panogi in poslovnih procesih ni mogoče najti po nizki ceni. Še visoke cene niso vedno jamstvo preverjenih in izkušenih strokovnjakov, cene s popusti pa redkokdaj pomenijo najboljše vire. To pa ni vse, na kar morate biti pozorni. Pri izbiri rešitve, ki bo v naslednjih nekaj letih podpirala vaše poslovanje, morate upoštevati tudi dolgoročno strategijo razvoja rešitve. Pri tem se je treba vprašati, kateri ponudniki storitev ohranjajo korak s trendi in vlagajo v inovacije ter prihajajoče tehnologije. Morda so njihove rešitve na papirju dražje, vendar vam bodo pomagale ostati konkurenčni tudi v prihodnosti.
Kot pri večini stvari v življenju tudi pri tehnologiji dobite, kar plačate. Izbira ponudnika rešitve samo na podlagi cene je enako, kot da bi izbrali najcenejšega kirurga. Poleg tega je na prvi pogled nizka cena običajno povezana s pogodbami z več izvajalci in stroški, ki se napihnejo med izvedbo projekta. Dolgoročno gledano lahko rešitev, ki se zdi danes poceni, postane jutri dražja, ko se boste morali ukvarjati z dragimi integracijami, da bi zagotovili izkušnjo, ki jo uporabniki pričakujejo. Za zaključek – obrestovalo se vam bo, da stvari že od začetka naredite prav.
Pogosto naletimo na zastarelo prepričanje, da bo kupec nekako zmanjšal stroške in tveganja, povezana s projektom, če bo dragocene poslovne podatke varoval v strogi tajnosti in jih ponudniku storitev razkrival le po koščkih. V resnici gre za tvegano in drago strategijo z negativnimi dolgoročnimi poslovnimi posledicami. Čeprav ponudnik storitev v zgodnjih fazah postopka izbire nosi določeno tveganje, podjetja običajno ne razumejo, da pristop k pogajanjem, ki pričakuje, da bo ena stran izgubila, zavračanje zahtev za ključne informacije, povezane s projektom (poslovni razlogi, proračunska pričakovanja itd.), in neustrezen dostop do voditeljske ekipe pripeljejo do povečanega projektnega in finančnega tveganja. Pravzaprav lahko omejevanje dostopnih podatkov pripelje do tega, da ponudnik storitev za projekt postavi previsoko ceno, ker želi s tem zmanjšati tveganje zaradi pomanjkanja informacij. Še pomembneje pa je, da so strateški vpogledi in nasveti, ki bi lahko pripeljali do bistvenega izboljšanja poslovnih procesov in potencialnih gospodarskih prednosti, izpuščeni in predstavljajo košček sestavljanke, ki manjka prav zaradi tega, ker naročnik s ponudnikom ni delil dovolj informacij.
To nikakor še ni konec zgodbe. Če podjetja med izbirnim postopkom na ponudnike storitev gledajo kot na blago, zamujajo prednosti trdnega, iskrenega in dvosmernega odnosa med ponudnikom storitve in naročnikom. Na ta način nastane okolje, v katerem se morata ob pojavu izzivov in nesporazumov stranki namesto na zdravo pamet zanašati na odločbe in pogodbene pogoje. To se nato spremeni v igro, v kateri ponudnik storitev zmaga večkrat kot naročnik.Maloprodajna podjetja poslovne sisteme kupijo ali nadgradijo vsakih 6 do 8 let, ponudniki storitev pa vsako leto vpeljejo vsaj 6-8 poslovnih sistemov. Kdo je torej bolje usposobljen za usmerjanje kompleksnih rešitev k ustvarjanju višje vrednosti - organizacija, ki nujno potrebuje generalni tehnološki servis, ali partner, ki s tehnološkimi rešitvami vsak dan rešuje poslovne izzive? S tem se nam neizogibno zastavi vprašanje: zakaj bi pri tako strateško pomembni transformacijski naložbi strokovnjake postavili na stranski tir?Če se želite izogniti škodljivemu in nepotrebnemu projektnemu tveganju:
Že star pregovor pravi, da knjige ne smemo soditi po platnicah, kar pomeni, da odločitev ne smemo sklepati na podlagi videza. V preteklih 20 letih so organizacije postale prepričane, da je uporabniški vmesnik programske opreme ključni del sestavljanke v postopku izbire programske opreme. Prepričane so, da bo po zaključku demonstracijske različice slika postala povsem jasna, vsa vprašanja bodo dobila odgovore in glede odločitve ne bo nobenega dvoma več. Na žalost je to zelo napačna predpostavka. V izbiro programske opreme, ki bi ustrezala vašemu maloprodajnemu poslovanju, je vključenih na desetine dejavnikov. Grafična podoba uporabniškega vmesnika ali demonstracijska različica sta med najmanj pomembnimi. Kljub temu se številni ponudniki rešitev še vedno zanašajo na pristop s preizkusi demonstracijske različice, ko poskušajo potencialne stranke prepričati, da je njihova programska oprema prava za njihovo poslovanje. Zaradi tega številna podjetja dobijo lažen občutek udobja zaradi videza in občutka, ki ju daje programska oprema.Namesto tega bi se morale ekipe za izbiro poslovnih rešitev osredotočiti na tiste elemente, ki predstavljajo veliko tveganje in/ali stroške, ko gre za maloprodajno programsko rešitev ali ponudnika storitev/partnerja. Zato si je treba zastaviti naslednja vprašanja:
Ko enkrat najdete rešitev, za katero mislite, da bi vam ustrezala, to še ni konec poti. Preden začnete s projektom, si vzemite trenutek in skrbno preverite pretekle rezultate ponudnika storitev programske opreme. Stopite v stik z vsaj tremi referencami, ki imajo podobne zahteve kot vaša panoga (najboljša izbira so trgovci, ki delajo na vašem območju ali v regiji). Pogovorite se o njihovih izkušnjah z določenim ponudnikom storitev. Ko stopite v stik z referenco, ne pozabite na čas in poskrbite, da imajo vaša vprašanja določeno strukturo. Čeprav je zelo malo verjetno, da vam bo ponudnik programske rešitve posredoval informacije o nezadovoljni stranki, postavite vprašanja, ki so za vas najpomembnejša, saj lahko odkrijete odgovore na nekatera pomembna vprašanja. Ta vprašanja vam lahko pomagajo pomiriti nekatere pomisleke.Enak način razmišljanja velja za partnerja za vpeljavo, s katerim boste sodelovali. To je podjetje, ki bo dejansko vzpostavilo vaš sistem za upravljanje maloprodaje in z vami ter vašo ekipo sodelovalo skozi celoten projekt. Dober odnos s partnerjem za vpeljavo je ključnega pomena, če želite zagotoviti uspeh celotnega procesa. Idealni partner bo razumel vas in vaše poslovne ter organizacijske cilje, obenem pa bo preverjeno poznal sistem, ki ga uporabljate.
Projekti, povezani s programsko opremo za upravljanje maloprodaje, so kompleksni in zahtevni. Ob tem bo programska rešitev, ki jo izberete, naslednjih 5 do 10 let pomembno vplivala na vaše poslovanje in poslovne procese – zato to ni odločitev, ki bi jo jemali zlahka.Med samim postopkom imejte v mislih teh 7 napak, do katerih pride med izborom in smo jih predstavili v tem zapisu. Uporabite jih kot hitri test za izbiro programskega maloprodajnega sistema, ki bo izboljšal vaše poslovne rezultate in med uporabo ne bo spodkopal vaše storilnosti in prilagodljivosti.Če boste sledili temu metodičnemu postopku boste bistveno izboljšali verjetnost za uspeh projekta, pri čemer je uspeh odvisen od tega, da so vsi deli projekta zaključeni pravočasno in v skladu s proračunom ter da ustvarjajo merljivo poslovno vrednost danes in v prihodnosti.
Ste zmedeni zaradi velikega števila podobnih maloprodajnih rešitev na trgu? Potrebujete pomoč, da ugotovite, kaj resnično potrebujete? Stopite v stik z nami.
Naročite se na naše e-novice in najnovejše vsebine boste prejeli na vaš e-naslov.
