JAKO AG: Met teamwerk naar een succesvol ERP-project

Al tijdens de eerste ontmoeting in Leipzig maakte BE-terna indruk op JAKO met een grondige kennis van de branche en een groot aantal bekende en informatieve referenties, zodat de voorwaarden voor een succesvolle samenwerking vanaf het begin aanwezig waren. Als gevolg hiervan werd het gezamenlijke voorbereidende project in augustus 2019 gelanceerd.

Het was vooral de uitgebreide industrie-ervaring en knowhow met betrekking tot complexe vereisten zoals beschikbaarheidscontrole; afwerking en assemblage; aansluiting van logistieke systemen; vertegenwoordiging van productontwikkelingsprocessen enz. die BE-terna de voorsprong gaf. Het hoge niveau van technische expertise voor grote databases om krachtig werk mogelijk te maken was een ander argument om met BE-terna in zee te gaan.

Een hele reeks industriespecifieke eisen van JAKO

Deze branche-ervaring en expertise is echter ook nodig omdat JAKO een hele reeks speciale branchespecifieke vereisten had waaraan de nieuw geïntroduceerde softwareoplossing moest voldoen: het productontwikkelingsproces bij JAKO is bijvoorbeeld behoorlijk complex, vooral als het gaat om speciale producten op maat, d.w.z. aanpassing van de door klanten gevraagde en bestelde producten. Aangezien het bedrijf een fabrikant van teamsportuitrustingen is, moest er rekening worden gehouden met een grote verscheidenheid aan vereisten. Van gelijktijdige levering van de volledige teamkit tot het overwegen van verschillende leveringsdata in de toekomst om deelleveringen optimaal te kunnen uitvoeren. Bovendien biedt JAKO op verzoek van de klant bepaalde "value added services" aan en integreert deze via de verkooporders in de verschillende logistieke processen.

Bovendien moesten tal van interfaces, zoals logistieke transporttechnologie, het bestaande AutoStore magazijnsysteem, Tradebyte en webshops met elkaar worden verbonden. De efficiëntie van de logistieke en factureringsprocessen moest maximaal zijn. Een ander aandachtspunt was de bewaking van de beschikbaarheid, die zowel overdag als 's nachts continu gegarandeerd moest zijn om op elk moment te kunnen communiceren dat de producten aan de klant geleverd konden worden. Na zorgvuldig onderzoek voldeed 

BE-terna Fashion precies aan het eisenprofiel dat JAKO zocht. Ze zagen met name enorme voordelen in het hebben van een hoogwaardige en schaalbare oplossing met gevestigde industrienormen en best-practice processen. Het project startte in juni 2020 en ging in juni 2022 live.

Gestroomlijnde en geoptimaliseerde processen dankzij duidelijk gedefinieerde projectdoelen

Er werden een aantal duidelijke projectdoelen gedefinieerd en geïmplementeerd. Door over te stappen op de modebrancheoplossing op basis van Business Central konden verschillende processen bij JAKO worden gestroomlijnd en enorm worden geoptimaliseerd. Dankzij centraal stamgegevensbeheer met aanvullende financiële boekhoudklanten zijn er bijvoorbeeld geen aparte databases meer voor Zwitserland en België. 

De reductie van lokale databases en de consolidatie in een centrale database vormt de basis voor groepsbrede rapportage. Product data management (PDM) is volledig vertegenwoordigd in BE-terna Fashion en uitgebreid met de JAKO-specifieke aanpassingen. De stamgegevens zijn volledig herzien en geherstructureerd om de standaardoplossing BE-terna Fashion zo breed mogelijk te kunnen gebruiken.

Diverse verbeteringen in de dagelijkse gang van zaken bij JAKO

Bij JAKO wordt de hele waardeketen nu afgedekt met een volledig geïntegreerde oplossing: van PDM, verkoop en inkoop, via planning en roostering, logistiek en webshop, tot financiën en BI. Dit gaat gepaard met een groot aantal fundamentele verbeteringen die direct merkbaar zijn en het bedrijf ondersteunen in zijn dagelijkse werkzaamheden.

De beschikbaarheid van de goederen wordt nu bijvoorbeeld onmiddellijk berekend op het moment dat de goederen worden uitgevoerd. Daarom is het niet langer nodig om voor de gegevensverwerking toevlucht te nemen tot batchverwerking en tijdrovende en prestatie-intensieve reserveringsberekeningen. De exportimplementatie werd aanzienlijk versneld door de volledige integratie van alle benodigde gegevens en documenten. Uiteindelijk betekent dit dat JAKO zaken die vroeger dagen duurden, nu in slechts een paar uur kan afhandelen.

De toewijzing van goederen is in hoge mate geautomatiseerd. Er wordt rekening gehouden met factoren zoals prioriteiten, beschikbaarheid, uitstel van leverdata en ordersplitsingen.

Optimale oplossingsconcepten en ideeën

Maik Weber, projectmanager bij JAKO AG, is positief over BE-terna en het project:

Vanaf het begin waren we ervan overtuigd dat we met BE-terna een partner aan onze zijde zouden hebben met veel ervaring in de sector, die ons zou kunnen voorzien van optimale oplossingsconcepten en ideeën voor de speciale uitdagingen in de textielhandel waarmee we regelmatig worden geconfronteerd.

Een bijzonder positief punt dat ik wil noemen is dat het BE-terna projectteam ons met uitstekende vakkennis heeft ondersteund."

Steve Fischer, projectmanager bij BE-terna GmbH, trekt ook een positieve conclusie:

Bij JAKO draait alles om het team. Niet voor niets is het leidende principe van het bedrijf WE ARE TEAM. Deze gedachte was ook altijd duidelijk tijdens het gezamenlijke werk met het JAKO-projectteam.

Ik ben trots op wat we samen hebben bereikt en kijk nu al uit naar nieuwe uitdagingen. Want verdere optimalisatie en digitalisering in het ERP zit al in de pijplijn."

Over JAKO

Van de garage tot de toonaangevende teamsportoutfitter. Het succesverhaal van JAKO begon in 1989 en wordt nog steeds geschreven. Vandaag de dag is JAKO een van de marktleiders in de Duitse teamsportbranche. Wereldwijd dragen meer dan 100.000 teams in meer dan vijftig landen de uitrusting van het merk uit Mulfingen-Hollenbach in Baden-Württemberg.

Sinds de oprichting is het de doelstelling van het bedrijf om de ideale partner te zijn voor alle teams. Voetbal is het belangrijkste segment Daarnaast voorziet JAKO teams in bijna alle teamsporten van uitrusting, evenals een groeiend aantal bedrijven. De artikelen zijn bijzonder functioneel, duurzaam en gaan lang mee. De lange beschikbaarheid van de individuele productlijnen gedurende meerdere jaren is een integraal onderdeel van de duurzaamheidsstrategie van het bedrijf.