Komende webinar  •  BC Express: De snelle weg naar bedrijfssoftware met kosteneffectieve implementatie INSCHRIJVEN VOOR WEBINAR 
ERP-implementatie: Een tienstappengids
Blog

ERP-implementatie: Een tienstappengids

13 min read Feb 12, 2024

Wat is ERP-implementatie?  

Een ERP-systeem brengt verschillende bedrijfsfuncties samen, zoals financieel beheer, personeelszaken, verkoop en productie om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren. ERP-implementatie is de methode voor het plannen, opzetten en lanceren van een ERP-systeem. Dit duurt meestal een paar maanden en is een beetje ingewikkeld omdat een ERP-systeem helpt met en automatiseert veel verschillende taken.  

Voor een succesvolle implementatie moet de organisatie duidelijk zeggen wat het wil, processen aanpassen aan het systeem, het ERP-systeem instellen om deze veranderingen te ondersteunen en het goed testen voordat het aan de gebruikers wordt gegeven. Om deze stappen op tijd te doorlopen, is een nauwgezette planning en een gestructureerde, gefaseerde aanpak van de implementatie nodig. 

Wanneer is het juiste moment voor een ERP implementatie?  

Het bepalen van het optimale moment voor een ERP implementatie hangt af van verschillende factoren die specifiek zijn voor uw organisatie. Beoordeel of uw bedrijf klaar is voor verandering, stem de implementatie af op de strategische doelen en bestaande systemen en controleer of er middelen beschikbaar zijn om een naadloze overgang mogelijk te maken. 

10 stappen naar ERP-implementatie:  

1. Inzicht in uw behoeften 

Het herkennen van de beweegredenen achter de eis van een ERP-systeem is een essentiële eerste fase in het effectief inzetten van een ERP op maat voor uw bedrijf. Het gaat om het analyseren van de uitdagingen waar uw organisatie mee te maken heeft en het bepalen hoe een ERP-oplossing deze problemen kan aanpakken en overwinnen.  

Breng een team samen van mensen die goed met elkaar kunnen praten en zich echt willen inzetten om het project succesvol te maken. Dit team zal het project leiden en ervoor zorgen dat het goed verloopt.   

2. Beoordeling en keuze van ERP-systeem  

Het selecteren van de juiste ERP-oplossing is een essentieel aspect van het totale proces. De ERP-aanbeveling is afhankelijk van factoren zoals uw branche, bedrijfsvereisten en systeemvoorkeuren. Een essentiële overweging in dit besluitvormingsproces is of een on-premise ERP-systeem of een cloud computing ERP-systeem geschikter is.  

Veel organisaties beschikken niet over de in-house expertise en ervaring die nodig is voor een succesvolle ERP-implementatie. Het is raadzaam om te overwegen een ERP-consultant in te huren om je door het implementatieproces te begeleiden. Deze proactieve stap kan mogelijke uitdagingen en tijdverlies helpen verlichten, zodat je je kunt concentreren op andere cruciale taken. 

3. Duidelijke doelen en doelstellingen stellen 

Begin met het uitzoeken en tellen van de resultaten die je wilt van het gebruik van ERP. Stel duidelijke doelen voor wat je wilt bereiken. Wees specifiek over wat je nodig hebt van je ERP-oplossing. Maak een plan voor hoelang het gaat duren en hoeveel geld je kunt uitgeven om ervoor te zorgen dat alles goed gaat wanneer je ERP in gebruik neemt.  

4. Bereid je voor op transformatie  

De introductie van een nieuw ERP-systeem betekent een belangrijke verschuiving voor een bedrijf, vooral als het de eerste keer is dat je een dergelijk systeem implementeert. Het is van cruciaal belang om tijdens het hele proces transparant te zijn voor je werknemers en hen erbij te betrekken wanneer dat haalbaar is. Bij ERP-transities gaat het niet alleen om het aanpassen aan nieuwe technologie, maar ook om het hervormen van de organisatiecultuur.  

5. Systeemconfiguratie   

Dit is een cruciale fase in de ERP-implementatie, waarbij de systeeminstellingen worden aangepast aan zowel de technische specificaties als de bedrijfsvereisten. De expertise van een ERP-implementatiepartner of -verkoper wordt vaak ingeroepen tijdens deze stap, gezien hun uitgebreide ervaring met het systeem.   

Duidelijke en goed gedocumenteerde vereisten zijn essentieel voor het succes en de efficiëntie van dit proces, gezien de veelheid aan configuratie-instellingen in ERP-systemen, die elk zijn afgestemd op specifieke behoeften in plaats van een one-size-fits-all aanpak. 

6. Gegevens efficiënt migreren 

Controleer en repareer de informatie om er zeker van te zijn dat deze correct is. Ontdoe je van oude of niet langer benodigde informatie voordat je de gegevens naar een nieuw systeem verplaatst. Dit helpt ervoor te zorgen dat de overdracht soepel verloopt en het nieuwe systeem de juiste gegevens krijgt.  

7. Grondig testen 

Testen is een cruciaal aspect van het implementatieproces en wordt idealiter gelijktijdig uitgevoerd met de implementatie van functies om eventuele problemen snel aan te pakken en vertragingen tot het einde van het project te voorkomen. Een andere strategische aanpak is het plannen van testsessies voor belangrijke mijlpalen als tussentijdse maatregel. Als de go-live datum nadert, worden gebruikersacceptatietesten cruciaal, wat aangeeft dat het ERP-systeem volledig is geconfigureerd, met alle belangrijke problemen opgelost. 

Deze fase is een van de laatste gelegenheden om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan de gespecificeerde vereisten, dat de gegevens accuraat zijn en dat de oorspronkelijke bedrijfsdoelen worden bereikt. Regelmatige dagelijkse vergaderingen worden vaak gehouden om problemen die zijn geïdentificeerd tijdens gebruikersacceptatietesten snel te beoordelen, omdat grote problemen de mogelijkheid hebben om de go-live fase te vertragen. Daarom richt het projectteam zich voornamelijk op het aanpakken van kritieke problemen om een soepele overgang te garanderen. 

8. Train uw team  

Na de voltooiing van het testen en het verhelpen van eventuele defecten, is het ERP-systeem klaar voor implementatie, zodat gebruikers kunnen beginnen met het gebruik ervan. Ter voorbereiding op de go-live fase is het projectteam belast met het trainen van alle systeemgebruikers, inclusief werknemers en mogelijk derden die met het ERP-systeem werken.  

Het opleidingsteam begint meestal met de ontwikkeling van trainingsmateriaal ruim voordat het systeem gereed is. De experts die werken aan de ERP-setup zouden idealiter het trainingsmateriaal moeten controleren om er zeker van te zijn dat het overeenkomt met hoe het systeem zou moeten werken. Dit kan echter een uitdaging vormen, omdat deze experts ook problemen kunnen aanpakken die op het laatste moment zijn geïdentificeerd tijdens gebruikersacceptatietests. 

9. Continue systeemondersteuning  

Zodra de initiële go-live ondersteuningsfase is afgerond en het systeem naadloos werkt, neemt een speciaal team de verantwoordelijkheden voor gebruikersondersteuning over. Dit team blijft verantwoordelijk voor de doorlopende training van medewerkers, het beantwoorden van vragen en het doorvoeren van noodzakelijke configuratiewijzigingen. Grote aanpassingen of de introductie van nieuwe functies worden echter meestal vermeden, tenzij ze absoluut noodzakelijk worden geacht.  

Deze fase kan ook betrekking hebben op het leggen van de basis voor de volgende fase van het ERP-project. Taken kunnen zijn het identificeren van noodzakelijke verbeteringen, het aanpakken van fixes die te omvangrijk of riskant voor een snelle implementatie, en de integratie van nieuwe modules of software. Zo kan de eerste fase zich concentreren op financiën en magazijnbeheer, met de daaropvolgende fase gericht op HR en verkoop. 

10. Succesmetingen evalueren:  

Controleer of het project succesvol is door te kijken naar belangrijke metingen die verband houden met wat je wilde bereiken. Denk aan zaken als hoeveel geld het heeft gekost, of je een goed rendement hebt gehaald uit je investering, of er minder fouten zijn gemaakt en of dingen efficiënter werken.  

Veelgemaakte fouten en oplossingen:  

  • Keer oude manieren de rug toe:  
    Richt je inspanningen op het verbeteren van de efficiëntie van je bedrijfsprocessen in plaats van te vertrouwen op verouderde methoden. Zorg ervoor dat de implementatie van ERP de operationele workflows verbetert en voorkom de voortzetting van verouderde en inefficiënte praktijken.  

  • Krijg steun van topmanagers:
    Betrek de top van het leiderschap vroeg in het proces, op zoek naar hun betrokkenheid en steun. Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat leiders de komende veranderingen tijdens de implementatiefase begrijpen en goedkeuren.

  • Weet wat je nodig hebt:  
    Het is belangrijk om duidelijk te zijn over wat je wilt van ERP. Zo voorkom je dat je extra functies krijgt die niet nuttig zijn voor je bedrijf. Door duidelijk uit te leggen wat je nodig hebt, zorg je ervoor dat het systeem perfect aansluit bij wat je bedrijf wil bereiken. Op deze manier haal je het meeste uit je ERP-systeem, specifiek afgestemd op je doelen en doelstellingen.   

  • Denk aan de toekomst:
    Bereid je voor op de toekomst door na te denken over mogelijke veranderingen, zoals upgrades of de uitbreiding van je bedrijf. Deze zorgvuldige planning zorgt ervoor dat je ERP-systeem nuttig blijft en je bedrijf ondersteunt terwijl het verandert en groeit. Nadenken over toekomstige behoeften legt de basis voor een ERP-systeem dat flexibel en nuttig blijft terwijl je bedrijf vooruitgaat.

  • Zoek naar betaalbare opties:
    Als de kosten voor het laten installeren van ERP in je kantoor te hoog zijn, onderzoek dan meer budgetvriendelijke alternatieven zoals cloud- of open-source oplossingen. Op deze manier kun je goed met de kosten omgaan en je aan je budget houden, terwijl je toch de voordelen van ERP-technologie krijgt. Door na te denken over deze budgetvriendelijke keuzes, zorg je ervoor dat je bedrijf een ERP-systeem kan gebruiken zonder de financiële stabiliteit te schaden. 

  • Wees realistisch over tijd en geld:
    Houd realistische verwachtingen ten aanzien van de tijd en middelen die nodig zijn voor een succesvolle implementatie. Vermijd de verleiding om overhaaste beslissingen te nemen, want overhaaste keuzes kunnen de kwaliteit van het hele proces in gevaar brengen. Door te beseffen hoe belangrijk het is om voldoende tijd en middelen te hebben, zorg je voor een complete en succesvolle implementatie die past bij de doelen van je bedrijf. De tijd nemen om elke stap zorgvuldig te plannen en uit te voeren, draagt bij aan het algehele succes van de ERP-implementatie.

Wat is de beste implementatiemethode?  

De beste implementatiemethode voor ERP hangt af van verschillende factoren en er is geen pasklaar antwoord. Verschillende organisaties kunnen succes hebben met verschillende benaderingen op basis van hun specifieke behoeften, middelen en omstandigheden. Hier zijn twee veel voorkomende implementatiemethoden: 

1. Gefaseerde implementatie:  

Deze aanpak omvat het uitrollen van het ERP-systeem in fasen of fasen. Elke fase richt zich op specifieke modules of functionaliteiten.
 

Voordelen:  

  • Zorgt voor een geleidelijke overgang, waardoor de impact op de dagelijkse werkzaamheden beperkt blijft.  
  • Biedt vroegtijdige voordelen naarmate elke fase wordt voltooid.  
  • Gemakkelijker te beheren en aan te passen op basis van feedback tijdens elke fase.   

2. Big Bang Implementatie:

Bij een big bang aanpak wordt het hele ERP-systeem in één keer geïmplementeerd en gaat de organisatie abrupt over op het nieuwe systeem.  

Voordelen:  

  • Snelle implementatie met een duidelijke en gedefinieerde go-live datum.  
  • Onmiddellijke toegang tot alle systeemfuncties.  
  • Consistentie in processen en gegevens in de hele organisatie.   

De juiste methode kiezen:  

Overwegingen:  

  • Omvang organisatie: Grotere organisaties kunnen kiezen voor een gefaseerde implementatie, terwijl kleinere organisaties misschien kiezen voor een big bang.  
  • Beschikbaarheid van middelen: Gefaseerde implementatie maakt een beter beheer van middelen mogelijk.  
  • Reikwijdte en complexiteit: De complexiteit van het ERP-systeem en de omvang van de functionaliteiten kunnen van invloed zijn op de gekozen methode.  
  • Organisatiecultuur: Het aanpassingsvermogen van de organisatiecultuur aan verandering kan van invloed zijn op de te verkiezen implementatiemethode. 

Belangrijkste aanbevelingen:  

  • Beoordeel de behoeften: Begrijp de specifieke behoeften en beperkingen van uw organisatie.  
  • Betrek belanghebbenden: Betrek de belangrijkste belanghebbenden bij het besluitvormingsproces.  
  • Raadpleeg experts: Vraag advies aan ERP-experts of consultants met ervaring in vergelijkbare contexten. 

Hoelang duurt een ERP-implementatie? 

1. Omvang en complexiteit:  

De tijdlijn voor de implementatie van ERP-systemen wordt beïnvloed door factoren zoals de omvang van het systeem, de complexiteit en de reikwijdte van de functionaliteiten die worden geïntroduceerd. Grotere en complexere implementaties duren over het algemeen langer.  

2. Personalisatievereisten:  

De mate van personalisatie die nodig is om het ERP-systeem af te stemmen op de specifieke processen en behoeften van de organisatie kan invloed hebben op hoelang de implementatie duurt. Meer op maat gemaakte oplossingen kunnen extra tijd vergen voor zowel het ontwerp als de implementatie.  

3. Datamigratie:  

Het proces van gegevensmigratie van bestaande systemen naar de nieuwe ERP-oplossing is een cruciale factor. Het volume en de complexiteit van de gegevens, evenals de vereiste nauwkeurigheid, kunnen van invloed zijn op de implementatietijdlijn.  

4. Training van gebruikers:  

Adequate training voor eindgebruikers is essentieel voor een soepele overgang. De tijd die wordt geïnvesteerd in trainingssessies en het waarborgen van de vaardigheid van gebruikers draagt bij aan de totale implementatietijdlijn.   

5. Beschikbaarheid van middelen:  

De snelheid van de implementatie hangt af van de beschikbaarheid van zowel interne als externe resources, waaronder ERP-experts en projectteamleden.  

6. Implementatiemethodologie:  

De gekozen implementatieaanpak, zoals een gefaseerde uitrol of een big bang implementatie, kan de totale duur beïnvloeden. Elke methodologie heeft zijn eigen overwegingen met betrekking tot tijdmanagement.  

7. Organisatorische gereedheid:  

Hoe klaar de organisatie en haar medewerkers zijn voor de veranderingen die het ERP-systeem met zich meebrengt, is cruciaal. Een goed voorbereid en betrokken team draagt vaak bij aan een efficiëntere implementatie.  

Gezien deze factoren, kan de implementatie van ERP overal duren van een paar maanden tot meer dan een jaar, terwijl kleinere implementaties sneller kunnen worden afgerond. Het is cruciaal voor organisaties om realistische verwachtingen te stellen, zorgvuldig te plannen en transparant te communiceren tijdens het implementatieproces. 

Conclusie:  

Het gebruik van ERP maakt je werk steeds beter. Beginnen met ERP is slechts het begin. Het is belangrijk om het te zien als iets dat blijft veranderen naarmate je bedrijf groeit, markten veranderen en technologie beter wordt. 

Zorg ervoor dat de mensen die ERP gebruiken deel blijven uitmaken van het proces. Op deze manier wordt je ERP-systeem steeds beter en helpt het gegevens te beheren voor jouw succes. Ons team is er om u bij elke stap te helpen. We staan klaar om met je team samen te werken en ervoor te zorgen dat je ERP-implementatie soepel verloopt en succesvol is.   

Interessante casestudies  

Als u vragen heeft of meer informatie wilt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! 

 


Vind je het leuk wat je leest?

Abonneer u op onze nieuwsbrief en ontvang relevante updates ...

Over de auteur

Monika Pejkovska

Marketing Associate