ERP-implementatie vanuit projectoogpunt
Blog

ERP-implementatie vanuit projectoogpunt

4 min read Jun 04, 2020

ERP-implementatieprojecten vormen zonder twijfel een uitdaging. Hoewel het misschien vooral om de software of het systeem lijkt te gaan, zijn de bedrijfsprocessen en de toekomstige gebruikers van het systeem net zo belangrijk. Wat deze drie punten betreft, volgen de meeste projecten vergelijkbare levenscycli en fasen, ongeacht de sector waarin het bedrijf actief is.

Typische fasen van een implementatieproject

 Implementatieprojecten bestaan gewoonlijk uit de volgende fasen: analyse en ontwerp, ontwikkeling, training, testen en uitrol.

undefined

Typische fasen van een implementatieproject

1. Analyse en ontwerp

De belangrijkste doelstellingen van de analyse- en ontwerpfase zijn het analyseren van de behoeften van de klant en het opstellen van een gedetailleerd systeemontwerp. Als eerste stap in deze fase worden de systeemvereisten en de bestaande bedrijfsprocessen geëvalueerd en met een standaardoplossing vergeleken. Tot op zekere hoogte zijn de vereisten en bedrijfsprocessen (zogeheten ‘fits’) voor alle bedrijven gelijk. Niettemin kent elk bedrijf ook een aantal specifieke bedrijfsprocessen (of delen ervan) die aanpassing behoeven (de zogenaamde ‘hiaten’). Het proces waarbij wordt bepaald aan welke eisen wel en aan welke niet kan worden voldaan met een kant-en-klare oplossing, staat bekend als de fit-gap-analyse. De volgende stap is het definiëren van nieuwe en bijgewerkte bedrijfsprocessen en het ontwikkelen van een ontwerp en structuur van de aangepaste oplossing. Dit dient als basis voor de schatting van de totale inspanning die nodig is om aangepaste functionaliteiten te ontwikkelen. De analyse- en ontwerpfase is een belangrijke stap van een implementatie, omdat deze inzicht geeft in de toekomstige bedrijfsprocessen en een basis vormt voor de overige fasen van het implementatieproject.

2. Ontwikkeling

Zodra het ontwerp van de nieuwe oplossing beschikbaar is, kan de ontwikkelingsfase beginnen. De in de vorige fase vastgestelde hiaten worden uitgewerkt en getest. Afhankelijk van het hiaat kan de ontwikkeling een aanpassing van de standaardoplossing of de integratie van een extern systeem zijn. Alle op maat ontwikkelde functionaliteiten moeten grondig worden gedocumenteerd in gebruikershandleidingen. De duur van de ontwikkelingsfase hangt sterk af van het aantal hiaten. Minder hiaten betekent een kortere en voorspelbaardere ontwikkeling. 

3. Training

Training is een belangrijk aspect van de invoering van een nieuw systeem. Het is van essentieel belang dat gebruikers vertrouwd raken met het nieuwe systeem. Terwijl de training al deels tijdens de ontwikkelingsfase kan plaatsvinden, bijvoorbeeld voor standaardfunctionaliteiten, kunnen trainingssessies voor aanpassingen en end-to-end bedrijfsprocessen pas plaatsvinden wanneer het ontwikkelingsproces is voltooid. 

4. Testen

Voordat het systeem wordt ingevoerd, moet het aan strenge tests worden onderworpen. Het doel van deze fase is het controleren en goedkeuren van de oplossing. Er zijn verschillende testmethoden die elk betrekking hebben op een ander aspect van het systeem: gegevensmigratietests, integratietests, beveiligingstests, end-to-end tests en stresstests. Deze fase mondt uit in een klantacceptatietest die, wanneer deze met succes is afgerond, aangeeft of het systeem en de gebruikers van de klant er klaar voor zijn. 

5. Uitrol

De laatste fase is de uitrolfase. Deze vormt het hoogtepunt van het implementatieproject. Voordat de eigenlijke uitrol kan plaatsvinden, is het absoluut noodzakelijk dat de klant organisatorisch klaar is voor de invoering van het nieuwe systeem. Zodra dit het geval is, kan de gegevensmigratie van het oude systeem naar het nieuwe systeem beginnen. Zodra de gegevens volledig zijn gemigreerd, kan het nieuwe systeem volledig worden gebruikt. Tijdens de uitrol biedt de systeemintegrator hulp en begeleiding bij het gebruik van het nieuwe systeem. Het doel is om snel alle problemen op te lossen die een soepele werking in de eerste maanden in de weg kunnen staan.

**CTA**

5 regels voor een succesvolle ERP-implementatie: hoe kunt u grote ERP-implementatieprojecten binnen uw budget en op tijd uitvoeren?

Op basis van de vele projecten die we in het verleden hebben uitgevoerd, hebben we 5 belangrijke aspecten vastgesteld die een succesvolle implementatie bevorderen. Het gaat om de volgende aspecten:

  • Stel in een vroeg stadium de bedrijfsdoelstellingen vast.
  • Maak een gedetailleerde analyse en ontwerp.
  • Beperkt het aantal aanpassingen.
  • Voer veranderingsmanagement serieus uit.
  • Betrek de klant van begin tot eind bij het project.

Lees meer over de 5 regels voor een succesvolle ERP-implementatie in mijn andere blog, waarin ik dieper inga op deze succesfactoren en hoe ze kunnen worden bereikt. Als voorbeeld gebruik ik de implementatie van de oplossing Utilities and Infrastructure Management. Deze ERP-oplossing is ontwikkeld voor het beheer van complexe infrastructuurprojecten in energie-, gas- en waterinfrastructuurbedrijven.

Vind je het leuk wat je leest?

Abonneer u op onze nieuwsbrief en ontvang relevante updates ...

Over de auteur

Gal Šmidovnik

Project Manager