Innsbruck · 19.05.2020

5 Tipps für Teamleiter, um Mitarbeiter effektiv remote zu managen

Verfasst von Armin Außerhofer

In den letzten Wochen wurde unser privates, sowie unser berufliches Leben auf den Kopf gestellt. Wir standen vor einer unbekannten Situation, wir wussten weder wie wir unseren Arbeitsalltag noch unser Geschäftsleben gestalten beziehungsweise weiterführen sollen.

Ohne Menschen gibt es in Zeiten wie diesen keinen Erfolg! Unternehmen erkannten, dass sie sich auf die Mitarbeiter als Spiegelbild ihres Managements und ihrer Teamleiter konzentrieren müssen, um erfolgreich zu sein.

Vor kurzem hatte ich die Gelegenheit, mich mit 8 unserer Manager und Teamleiter aus verschiedenen Standorten und Regionen der BE-terna-Gruppe online auszutauschen. Ich wollte von ihnen wissen, wie sie ihre Teams aus der Ferne managen und leiten. Die Gespräche waren sehr spannend. Jeder von meinen Gesprächspartnern hat einen etwas anderen Ansatz gewählt, um sicherzustellen, dass innerhalb seines Teams alles funktioniert und das Geschäft wie gewohnt weiterläuft. Am interessantesten ist es jedoch aus meiner Perspektive als HR Group Manager zu sehen, dass sich unsere Führungskräfte auf dieselben Kernthemen konzentrieren.

 

Die 5 wichtigsten Erkenntnisse aus den Gesprächen mit unseren Experten, um Mitarbeiter remote zu führen, sind folgende:

1. Empathie

Wenn wir in einer Weise isoliert sind, wie wir es jetzt sind, entstehen Probleme, die wir alle nachvollziehen können. Die aktuelle Situation schafft eine Umgebung, in der Einzelgespräche ausbleiben und der persönliche Kontakt begrenzt ist. Daher müssen Führungskräfte viel schneller und sensibler reagieren, um potenzielle Konflikte zwischen den Teammitgliedern zu identifizieren und zu lösen. Eventuelle Unstimmigkeiten müssen sofort angesprochen werden, denn zu Hause werden Produktivität und Motivation stärker beeinflusst als im Büro.

Auf die Gefühle der Mitarbeiter zu achten, trägt zur Steigerung der Produktivität bei und motiviert sie dazu, sich noch mehr in ihrer Arbeit einzubringen.

2. Inklusion

Da Führungskräfte sich nur auf Video- oder Telefonanrufe verlassen können, müssen sie führen, indem sie Fragen stellen und aufmerksam zuhören. Jedes Teammitglied muss gehört werden und die Möglichkeit erhalten, einen Gesprächsbeitrag zu leisten. Das bedeutet auch, dass Rituale wie z.B. tägliche Stand-up-Meetings remote etwas länger dauern können, da die Teams nicht nur projektbezogene Aufgaben besprechen, sondern auch die persönlichen Situationen.  

3. Transparenz / Klare Regeln

Es ist entscheidend Aufgaben, Erwartungen und Fristen (Wer | Was | Wann) klar zu definieren, da die Teammitglieder nicht “persönlich“ kommunizieren können. Daher ist es momentan noch wichtiger als sonst klare Anweisungen zu kommunizieren.

Remote zu arbeiten bedeutet, dass es schwieriger wird, Probleme zu lösen und Herausforderungen bei einer Tasse Kaffee zu besprechen. Führungskräfte müssen ein ausgewogenes Verhältnis finden, um intensiv zu kommunizieren, ohne die Mitarbeiter ständig bei ihrer Arbeit zu unterbrechen.

Nur durch klare Regeln kann verhindert werden, dass Aufgaben wiederholt oder missverstanden werden, weshalb jedes Teammitglied die Regeln der Remote-Arbeit kennen und verstehen muss.

Wenn wir, von zu Hause aus, arbeiten, kann es sich so anfühlen, als ob wir rund um die Uhr verfügbar, beziehungsweise online sein müssen. Deshalb sollten die Teamleiter klarstellen, dass Bürozeiten eingehalten werden und manchmal eine digitale Entgiftung notwendig ist.

4. Empowerment

Stärke dein Team! Die Mitarbeiter arbeiten mit mehr Enthusiasmus, wenn wir sie wissen lassen, dass sie für einige Aufgaben eigenverantwortlich sind und nicht von der Entscheidung anderer abhängig sind. Wichtig ist auch, dass wir nicht erwarten, dass unsere Teammitglieder Chatbots sind, die unsere Fragen sofort beantworten. Die Teammitglieder müssen ihren Kollegen vertrauen und wissen, dass sie sie nicht vergessen und so schnell wie möglich antworten werden. Zeit ist Geld, aber die Kombination von Home-Office und Betreuung der Kinder stellt eine neue Regel auf - die Notwendigkeit ein paar Minuten länger auf Antworten zu warten. Das Warten lohnt sich!

Wir sollten nicht vergessen, dass wir unseren Mitarbeitern vertrauen können und uns niemand von ihnen im Stich lässt.

5. Technische Kompetenz und neue Wege

Ein wichtiger Teil unserer Arbeit besteht nicht nur darin, fortschrittliche Business Software-Lösungen für unsere Kunden zu implementieren, sondern die Kunden auch zu schulen und ihre Bedürfnisse kennenzulernen. Normalerweise präsentieren wir unsere komplexen Lösungen in verschiedenen Workshops, die zu Beginn der Projekte stattfinden. Bei den 8-stündigen Vor-Ort Workshops können sich Teilnehmer durch Kaffee, persönlichem Austausch und über den Tag verteilten Pausen besser konzentrieren. Die Durchführung einer 8-stündigen Online-Session ist jedoch für alle Beteiligten eine Qual. Aus diesem Grund müssen wir solche Workshops in drei oder mehr kleinere Einheiten (Micro-Workshops) aufteilen und bestehende Kommunikationstools, wie virtuelle Boards, Kameras, Systeme für den Austausch von Dokumenten usw. verwenden, um das Fehlen der persönlichen Kommunikation zu überbrücken.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Managen von Remote-Teams nicht allzu schwer sein sollte, wenn Sie diese fünf Tipps unserer Teamleiter befolgen. Oberste Priorität bei der Arbeit im Büro, aber noch mehr bei der Remote Arbeit ist es, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit auf Ihre Mitarbeiter richten. Stellen Sie Fragen, hören Sie Ihren Leuten zu und seien Sie sowohl Mentor als auch Lernender. Wir hören nie auf zu lernen, und das gilt heute mehr denn je!

 

Vielen Dank an Thomas Holzer, Christoph Schnauder, Heiko Härer, Mathias Eggert, Staša Kotnik, Ivan Kaselj, Gordana Pelević und Mirko Marković, dass Sie Ihre Erkenntnisse mit mir geteilt haben.

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