Kontroling ponovo preuzima kontrolu - Gde započeti i kako uspeti

Prvi izazov sa kojim se suočavaju kontolori je izbor rešenja koji najbolje odgovara njihovoj kompaniji. Na tržištu postoje brojne kompanije sa različitim rešenjima koje možemo podeliti na proizvođače tradicionalnih rešenja (tzv. stack vendors) i self-service rešenja.

Pravo pitanje kao ključ za dobar početak

„It’s All About Asking and Answering the Next Question” -  kao slogan kojim se rukovodi jedan od najpoznatijih lidera u oblasti poslovne inteligencije, predstavlja idealnu smernicu za sve kontrolore koji se pitaju u kom pravcu treba krenuti. Zahtevi kontrolora podrazumevaju brze odgovore na njihova pitanja, bez čekanja informacija od strane IT sektora ili nekih drugih korisnika. Ukoliko poslovno rešenje omogućava kontroloru da pronađe odgovor na njegova pitanja i nedoumice u vezi poslovanja, zasigurno možemo reći da je kompanija na pravom putu da implementira fleksibilno poslovno rešenje. Kao prvi korak u pronalaženju rešenja, kompanije se uglavnom odlučuju za raspisivanje tendera. Ne možemo reći da je ovaj prvi korak pogrešan, ali činjenica je da se putem tendera fokus stavlja na tehničke karakteristike, odnosno ne pravi se izbor rešenja na osnovu realnih potreba kompanije.

Savremeno BI rešenje mora biti fleksibilno i tehnološki kvalitetno. Međutim, uvođenje BI rešenja u kompaniju je poslovni projekat i kao takav zahteva validaciju korisnika.

Sledeći korak - Dokaz koncepta

Najbolji način da se proveri fleksibilnost BI poslovnog rešenja je pilot projekat koji ima za cilj da u nekoliko dana reši analitički problem sa kojim se susreću korisnici.

Zbog direktnog kontakta sa korisnicima, pilot projekat predstavlja najbolji pristup u procesu odabira najboljeg rešenja.

Pronalaženje balansa između potreba i želja

Prvi pravi izazov počinje nakon odabira rešenja gde kontrolori imaju zadatak da definišu ciljeve implementacije BI poslovnog rešenja. Kao najčešći cilj koji kontrolori postavljaju se odnosi na skupove neorganizovanih i neobrađenih podataka od kojih je potrebno dobiti konkretne i korisne informacije. Definisanje opsega BI projekta, kao skup izveštaja koje je potrebno neko da dostavi, može da predstavlja zamku zato što početna tačka treba da bude popis svih poslovnih procesa koje je potrebno optimizovati i ubrzati. Tipični procesi u kontrolingu na koje BI projekt ima najveći uticaj su: alokacija troškova, P&L izveštaj – Bilans uspeha, vezu između sintetičkih GL podataka i detaljne analitike, naknadna knjiženja nakon zatvaranja meseca i sl.

Uspešni i završeni projekti su pokazali da agilan pristup pri implementaciji BI projekta predstavlja vrlo efikasan način da se upravlja promenama.

Uravljanje promenama i uključivanja krajnjih korisnika na samom početku

Upravljanje promenama se kao stavka često zapostavlja na projektima implementacije BI rešenja i akcenat se stavlja na tehničkim pitanjima, izveštajima, datotekama, grafikonima i tabelama. Iako ljudski faktor predstavlja najveći rizik za BI projekte, uspešna implementacija može biti osigurana kroz rad i obuku krajnjih korisnika i putem upravljanja promenama. Sama tehnologija i razvijena svest menadžera o tehnologiji su dva ključna preduslova za uvođenje i adekvatno upravljanje promenama. Međutim, bez angažovanja krajnjih korisnika na projektu i promene njihovog načina razmišljanja, projekti ove vrste su unapred osuđeni na propast.

Definisanje ciljeva implementacije BI rešenja je glavni zadatak za kontrolore

Agilni pristup - recept za uspeh

Agilni pristup u procesu implementacije predstavlja ključnu metodu u rešavanju ovih izazova. Po agilnom pristupu, klijent uvodi BI rešenje u jedno odeljenje, a zatim prebacuje promene na mali broj ključnih korisnika. Kada ovi korisnici vide prednosti u svom svakodnevnom radu, ovaj model se prenosi i na ostale zaposlene kako bi se mogli brže i lakše prilagoditi promenama.

Nezavisnost poslovnih korisnika od IT sektora, i obrnuto

Nakon uspešne implementacije BI rešenja u kompaniji, korisnici koji su se prilagodili promenama mogu koristiti tehnologiju kao sredstvo za brže i bolje donošenje odluka. Pored toga, saradnja poslovnih korisnika i IT sektora dobija potpuno novu dimenziju u kojoj svako ima jasno definisane zadatke. Samim tim, IT sektor više ne troši svoje vreme na kreiranje izveštaja i može da se fokusira na tačnost sistemskih podataka.

Sa druge strane, poslovni korisnici mogu samostalno da analiziraju podatke i donose odluke.

Gde je tu ROI?

Sprovođenje ROI analize u okviru BI projekta je tema koja se često izbegava uz izgovor da je nemoguće meriti povraćaj investicija. Ono što kontrolor treba da shvati je da postoje poslovna područja gde su rezultati uspešne implementacije BI projekta veoma vidljivi i merljivi.

Prvi tip ROI analize koje kompanije mogu sprovesti je da analiziraju podatke svaki dan putem smartphone-a. Ova činjenica je posebno važna sa aspekta CFO-a i mogućnosti da ne čekaju na potatke svakog 20-og u narednom mesecu.

Iz perspektive kontrolora ključne prednosti su skraćeno vreme za pripremu i modeliranje podataka, kraći period revizije i period zatvaranja meseca/godine, kao i potpuna kontrola nad knjiženjem i raspodelom troškova.

Analize koje integrišu poslovne podatke sa podacima o tržišnom učešću i konkurentskoj analizi, mnogi naši klijenti su koristili za donošenje strateških poslovnih odluka, kao što su promene u portfoliju proizvoda ili uvođenje novih proizvoda, što im je omogućilo rast tržišnog udela.

Iz perspektive kontrolora ključne koristi su: manje vremena provedenog na pripremi i modeliranju podataka, kraći revizijski periodi, kraće zatvaranje meseca ili godine i potpuna kontrola nad ispravkama vezanim za prilagođavanje i preraspodelu troškova. - Milan Listeš, Customer Landing Manager, BE-terna Zagreb.

Takođe, ROI se može meriti i na operativnom nivou, gde postoji nekoliko specifičnih primena za određene industrije. Neke od njih su optimizacija transportnih procesa, analiza osetljivosti cena i politike cena, analiza zaliha u maloprodaji, veleprodaji i distribuciji, ako i upravljanje rizikom i portfolijom u finansijkim institucijama.

Neophodnost visokog nivoa saradnje

Gore opisani koraci nisu recept za uspešno upravljane BI projektima, ali pružaju dobar uvid u ključne korake za ljude koji se po prvi put susreću sa tim izazovima. Bez obzira na nivo iskustva, saradnja između klijenata i implementatora mora biti na visokom nivou, jer samo kao takva može biti preduslov za uspešan projekat.