Innsbruck · 23.04.2020

Order to cash-Prozess – Ein perfektes Zusammenspiel von D365 F&O und Power Apps

Verfasst von Hermann Erlacher 

Im Nachgang unserer Webinarreihe “Neustart mit D365” möchten wir Ihnen nochmals den vorgestellten End-to-End-Prozess “Order to cash” näher bringen. Im dargestellten Szenario haben wir mehrere Business Apps aus der Microsoft Dynamics 365-Plattform genutzt, um Ihnen das Zusammenspiel anhand eines Prozesses zu zeigen.

Die Aufzeichnung des Webinars finden Sie hier

Wie sieht das Szenario aus?

Stellen Sie sich folgendes vor:

 

Szene 1:

Der Außendienstmitarbeiter unseres Elektro-Großhandels ist in seinem Verkaufsgebiet unterwegs und besucht einen potenziellen Neukunden. Bereits im Gespräch signalisiert der Interessent die Bereitschaft, einen ersten Auftrag platzieren. Um diesen möglichst effektiv und schnell abzuwickeln nutzt unser Außendienstmitarbeiter Dynamics 365 for Sales und eine Power App, die zur Auftragsschnellerfassung dient.

 

Szene 2: 

Der Innendienstmitarbeiter ist für die Auftragsprüfung, die Vervollständigung der Kundenstammdaten und den anschließenden Versand der Auftragsbestätigung verantwortlich.   

 

Szene 3: 

Schließlich wird dann mittels der Dynamics 365 Finance and Operations Warehousing App, die logistische Abwicklung vorgenommen, bevor die Rechnung automatisiert über den nächtlichen Stapellauf versendet wird. Durch einen Power-Automate-Flow wird der Kunde, wie auch der Außendienstmitarbeiter, mithilfe eines Lieferavis über den Versand der Ware informiert.

 

Die digitale Lösung - Wie hilft mir hier Microsoft Dynamics 365?

SCHRITT 1: Dynamics for Sales – Kunden anlegen

Im ersten Schritt erstellt der Außendienstmitarbeiter in seinem Dynamics 365 for Sales einen Kunden. Dafür werden die vordefinierten Pflichtfelder befüllt und um weitere Informationen ergänzt. 

Der Vorteil: Sie müssen das nur einmal im gesamten Prozess durchführen! 

Durch die Integration der Dynamics Platform Apps ist dieser Kunde auch automatisch in allen weiteren Apps enthalten.

 

SCHRITT 2: Power App-Auftrag schnell erfassen

Jetzt kommt unsere Auftragserfassungsapp zum Einsatz. Der Außendienstmitarbeiter wählt den Kunden aus, erstellt einen Auftrag und fügt die gewünschten Positionen hinzu.

 

Diese Power App kann auf jedem gängigen Smartphone, Tablet (iOS, Android, Windows Phone) oder als Browseranwendung aufgerufen werden.

Der Vorteil: Der Außendienstarbeiter kann dies gleich vor Ort durchführen und erspart sich und dem Kunden damit Zeit. 

 

Erfahren Sie mehr über die schnelle und codearme Erstellung von Power Apps im Beitrag von unserem Experten Christoph Gschließer.

SCHRITT 3: Dynamics for Finance & Operations – Auftrag prüfen

Unser Mitarbeiter im Innendienst wird über sein Dashboard permanent mit aktuellen Informationen und KPIs versorgt. So wird er über den neu erstellten Auftrag informiert. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter via Power Automate oder durch systeminterne Alerts aufmerksam gemacht wird.

 

Im Folgeschritt können die Kundenstammdaten in D365 F&O weiter vervollständigt werden und dem Kunden kann zeitnahe eine Auftragsbestätigung gesendet werden.

Der Vorteil: Innendienstmitarbeiter erhalten zeitnahe und automatisch eine Benachrichtigung…

SCHRITT 4: Dynamics for Finance & Operations Warehousing App

Im nächsten Schritt werden die Prozesse der Kommissionierung, ggfs. Verpackung über die Dynamics Warehousing App durchgeführt. Diese App kann sowohl am Tablet, als auch auf gängigen, mobilen Handgeräten (PDA) genutzt werden und kann als App in den gängigen Stores heruntergeladen werden.

 

 

SCHRITT 5: Power Automate-Flow „Lieferavis“

Nach dem Erstellen der Versanddokumente, kann die Ware per Dienstleister oder eigenem Fuhrpark zugestellt werden. Die Information des Kunden über den Fortschritt seines Auftrags erfolgt automatisiert. In Power Automate ist ein entsprechender Flow aufgesetzt, der beim Status-Wechsel der Auftragsposition getriggert wird, die Auftragsinformationen in eine E-Mail verpackt und diese anschließend über einen Mailing-Service unserer Wahl versendet.

 

Wir nützen hier Microsoft Power Automate, da im Standard von D365 F&O der Versand eines Lieferavis nicht vorhanden ist. Anstatt einer aufwendigen Programmierung verwenden wir einen Flow, der in einer graphischen Oberfläche auch durch Power Users aufsetzbar ist.

 

 

Der Vorteil: Eine aufwendige Entwicklung ist nicht vonnöten, die funktionale Lücke kann durch einen selbst aufgesetzten Low Code geschlossen werden.

SCHRITT 6: Dynamics 365 for Finance and Operations – Rechnungen versenden

Abschließend wird die Ausgangsrechnung über einen periodischen Stapellauf generiert und per SMTP als E-Mail versandt.

 

 

 

Das perfekte Zusammenspiel von D365-Produkten

Sie sehen, dass die Produkte der Dynamics 365 Platform nahtlos miteinander interagieren können. Die Grenzen der einzelnen Anwendungen verschmelzen und es entstehen Flows und keine harten Systembrüche.

Durch die Unterstützung der Produkte aus der Power Platform können Sie mit Low/No Code schnell, effektive Apps und Flows für Ihre unternehmensspezifischen Prozesse erstellen.

Sollten Sie zu den hier vorgestellten Business Apps weitere Fragen haben, so nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne unterstützen wir Sie dabei Ihre Prozesse zu automatisieren.

 

 

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