Implementatie van de oplossing Utilities and Infrastructure Management vanuit projectoogpunt

Specifieke projectimplementatie voor nuts- en infrastructuurbedrijven

Klanten uit dezelfde bedrijfstak hebben gewoonlijk vergelijkbare aanpassingen nodig. Een oplossing als UIM (Utilities and Infrastructure Management) met de vereiste functionaliteit behoeft dan ook minder aanpassingen. Hierdoor zijn implementatieprojecten gemakkelijker te beheren, zijn er minder aanpassingen nodig en zijn bijna alle fasen van het implementatieproject eenvoudiger, waardoor het gestandaardiseerder, minder kostbaar, sneller en minder risicovol is.

Als we onze projecten die we hebben uitgevoerd voordat UIM beschikbaar was vergelijken met recente projecten, zien we een aanzienlijke verkorting van de tijd die ze in beslag nemen. Met al het maatwerk duurden implementatieprojecten vroeger vaak ongeveer twee jaar. Deze tijdspanne is tot ongeveer een jaar teruggebracht dankzij klanten die besloten gebruik te maken van UIM. 

Al met al kan de oplossing Utilities and Infrastructure Management de implementatie met maar liefst 80% versnellen. 

Als nuts- en infrastructuurbedrijven voor de kant-en-klare Dynamics 365-oplossing met aangepaste implementatie gaan, betekent dit dat de implementatie gemiddeld bijna een jaar langer duurt dan wanneer ze Dynamics 365 Finance and Operations en UIM als brancheoplossing (invoegtoepassing) zouden kiezen.

Utilities and Infrastructure Management – getest, betrouwbaar en altijd up-to-date

Terwijl implementatieprojecten gewoonlijk stoppen in de eerste twee of drie maanden na de uitrol van het nieuwe systeem, is de levenscyclus van het productiesysteem zelf nog maar net begonnen. Met Microsoft Dynamics 365, dat wordt gekenmerkt door regelmatige nieuwe releases en een strikt updatebeleid waarbij klanten niet mogen achterlopen op de actuele versie, heeft Microsoft het systeemonderhoud eenvoudiger gemaakt. Klanten gebruiken altijd de betrouwbaarste en veiligste versie. Tegelijkertijd is het echter ook iets moeilijker, omdat aanpassingen voor elke nieuwe release van D365 moeten worden getest. Dit staat bekend als de 'One Version’-strategie.

Door UIM te gebruiken, hoeven klanten minder aanpassingen te testen. Ze kunnen er zeker van zijn dat UIM naadloos werkt met de Dynamics 365-updates, aangezien BE-terna ervoor zorgt dat UIM compatibel is met alle D365-releases. Bovendien ontvangen klanten bij nieuwe UIM-releases ook bugfixes, verbeteringen en nieuwe functies.

Binnen het budget en op schema blijven bij grote ERP-implementatieprojecten – 5 regels voor een succesvolle ERP-implementatie in nuts- en infrastructuurbedrijven

Op basis van de projecten die we in het verleden hebben uitgevoerd, hebben we 5 belangrijke aspecten vastgesteld die een succesvolle implementatie bevorderen.

1.  Stel in een vroeg stadium de bedrijfsdoelstellingen vast.

Het is raadzaam om vast te stellen wat de belangrijkste redenen voor een nieuw ERP-systeem zijn. Het management moet duidelijke doelstellingen vaststellen en deze in de organisatie doorvoeren. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om het vereenvoudigen of bijschaven van bedrijfsprocessen, een zo groot mogelijk gebruik van de standaardoplossing, uitgebreidere rapporten beschikbaar hebben of het voldoen aan wettelijke vereisten. Dergelijke doelstellingen worden van onschatbare waarde tijdens de implementatie, aangezien ze een zeer effectief hulpmiddel kunnen zijn om valkuilen bij de aanpassing van het systeem, wijzigingsverzoeken of tegenstrijdige belangen van een nieuw systeem te vermijden.

2.  Maak een gedetailleerde analyse en ontwerp.

Wat in de eerste fase van het project wordt vastgesteld, wordt later als input gebruikt. Door in deze fase voor voldoende details te zorgen, krijgt het project een stevige basis. Alles wat gemist of over het hoofd gezien wordt, komt later bovendrijven in de vorm van wijzigingsverzoeken, met mogelijk hogere kosten, een grotere omvang en een langere duur tot gevolg. Dit is vooral belangrijk voor grote projecten, waar extra kosten en vertragingen overweldigend kunnen worden.

3.  Beperkt het aantal aanpassingen.

De standaardversie van een nieuwe oplossing kan nooit aan alle eisen voldoen en is nooit identiek aan het oude systeem. Bedrijven staan daarom regelmatig voor de keuze om de standaardoplossing aan te passen of hun bedrijfsprocessen te wijzigen om aan de standaardoplossing te voldoen. De ervaring leert ons dat maatwerk alleen in zeldzame gevallen zinvol is. De keuze voor de standaard (indien mogelijk) en het aanpassen van de processen in plaats van de oplossing is de sleutel gebleken tot een succesvolle implementatie. Aanpassingen moeten alleen worden toegepast voor de meest kritieke en onwijzigbare onderdelen van processen. Op die manier kunnen bedrijven talloze aanpassingen met weinig toegevoegde waarde vermijden. Zodra deze zich opstapelen, kunnen ze namelijk de duur en kosten van de implementatie verhogen en later mogelijk ook de kosten van het onderhoud. Wanneer de standaardoplossing niet geschikt is voor delen van bedrijfsprocessen, zijn uitbreidingen op de standaard een betere optie dan maatwerk.

4.  Voer veranderingsmanagement serieus uit.

Het veranderen van een ERP-systeem is een uitdaging voor elk bedrijf. Hoe groter het bedrijf, hoe groter de uitdaging. Het succes van de implementatie en de latere aanvaarding van het nieuwe systeem hangt sterk af van de mate waarin een bedrijf veranderingen kan beheren. Veranderingen worden onder meer aangebracht in de bedrijfsprocessen, de rapportage, de rollen en verantwoordelijkheden van werknemers en het gebruik van het nieuwe systeem. Het vergt aanzienlijke inspanningen om veranderingen door te voeren in een organisatie. Sommige bedrijven besluiten zelfs om professionals op het gebied van veranderingsmanagement in de arm te nemen om hen door het proces te begeleiden.

5.  Betrek de klant van begin tot eind bij het project.

Werknemers van klanten die deelnemen aan implementatieprojecten hebben naast hun dagelijkse verantwoordelijkheden ook verschillende projectopdrachten. Het kan gebeuren dat werknemers minder tijd aan het project kunnen besteden vanwege andere verplichtingen. Aangezien ERP-implementatieprojecten in elke fase inbreng van de klant vergen, kan dit een nadelig effect op het project hebben. Denk daarbij aan een langere duur, ontbrekende inbreng voor verdere werkzaamheden, miscommunicatie enzovoort. 

Een van de belangrijkste taken van projectmanagers is dan ook de toekomstige gebruikers betrokken houden.

Als u meer informatie wilt over de typische fasen van de projectimplementatie, kunt u mijn blog over ERP-implementatie vanuit projectoogpunt lezen. Hierin ga ik dieper in op elke fase van het proces.