Moderne ERP-systemen: waarde en voordelen voor bedrijven

Vóór het cloud tijdperk

Wat was vóór het cloud tijdperk typisch voor bedrijfstoepassingen?

Microsoft betrad de markt voor bedrijfsoplossingen in 2002 met de overname van Navision en Axapta. Navision, dat nu Dynamics 365 Business Central heet, was toen al voornamelijk gericht op kleine bedrijven, terwijl Axapta, dat nu Dynamics 365 for Finance and Operations heet, vooral gericht was op grotere bedrijven. Ondanks de verschillen tussen de twee oplossingen, hebben ze een paar kenmerken gemeen die typerend zijn voor de meeste traditionele bedrijfsoplossingen:

• Implementatie in een eigen infrastructuur (of in een datacenterinfrastructuur).
  
• De manier om aanpassingen te maken. Aanpassingen zijn een integraal onderdeel van elke implementatie, aangezien de standaardfuncties in veel gevallen niet aan alle eisen van de klant voldoen. Bij traditionele oplossingen betekenden aanpassingen in de eerste plaats een directe wijziging van de standaardprogrammacode die door de leverancier (in ons geval Microsoft) werd geleverd.
  
• Methodologische aanpak van de implementatie. In de meeste gevallen werd een aanpak met sequentiële uitvoering van de afzonderlijke fasen gebruikt (meestal het zogenaamde watervalmodel), waarbij deze fasen elkaar opvolgden: analyse, ontwerp, ontwikkeling, testen, opleiding, toepassen in de productieomgeving.
  
• Veranderingsmanagement. Updates voor de standaardoplossing (in de vorm van hotfixes, verbeteringen enzovoort) werden gedurende de hele ondersteuningsperiode van een bepaalde versie verstrekt, maar de implementatie in omgevingen die uitgebreide aanpassingen bevatten, was vaak vrij complex, 
  
• Upgrades en de gehele levenscyclus van de toepassing. Doorgaans werd na een periode van één of twee jaar een nieuwe versie geïntroduceerd, wat grote veranderingen met zich meebracht, zowel voor de gegevensstructuur als de technologie. Hoe uitgebreider de aanpassingen van het systeem, hoe moeilijker de overstap op de nieuwe versie.
  

Dynamics 365 Business Applications

Naast tal van andere Dynamics 365-apps biedt Microsoft tegenwoordig Dynamics 365 Business Central en Dynamics 365 Finance and Supply Chain aan als bedrijfstoepassing. Beide oplossingen zijn ontworpen met het idee van moderne cloudoplossingen in het achterhoofd en hebben tot doel alle uitdagingen die met de implementatie van traditionele bedrijfsoplossingen gepaard gaan volledig aan te pakken. Dit heeft grote gevolgen voor de implementatiemethode, d.w.z. zowel voor de systeemintegrator als voor de klant. Waaruit bestaan deze gevolgen dan? 

Infrastructuur

We beginnen met de infrastructuur, misschien wel het meest voor de hand liggende gevolg.

Door de komst van cloudoplossingen hoeven we niet meer na te denken over de hardware en software die nodig waren voor een soepele werking. We hoeven ons niet meer druk te maken over software-updates voor het systeem en toepassingen. We hoeven ons geen zorgen te maken over scenario’s met betrekking tot het waarborgen van een hoge systeembeschikbaarheid, back-ups en dergelijke.... We krijgen uitgebreide telemetrie-informatie over de toestand van het systeem. 

De cloudinfrastructuur maakt het gemakkelijk om extra omgevingen voor verschillende doeleinden op te zetten, zoals ontwikkeling, testen, prestatietests enzovoort. Dit biedt een groot voordeel ten opzichte van lokale systemen (extra omgevingen in de cloudinfrastructuur gaan uiteraard gepaard met extra kosten).

Het is belangrijk te benadrukken dat Dynamics 365-oplossingen ook in een lokale infrastructuur kunnen worden geïnstalleerd, wat de complexiteit uiteraard sterk verhoogt. In dat geval moet de uitvoerder een gedetailleerd plan maken voor de vereiste hardware en software van het systeem en de toepassingen. Er moeten onderhouds- en updatemechanismen worden opgezet. 

**CTA**

Aanpassingen

Een van de belangrijkste bevindingen van leveranciers van traditionele ERP-systemen was dat het voor klanten erg moeilijk te bepalen kon zijn of ze een upgrade naar een nieuwere versie van hun oplossingen moesten uitvoeren. De twijfels en vrees hadden vooral te maken met de weerzin om een groot aantal vereiste aanpassingen te moeten doorvoeren. Hoe meer aanpassingen de oplossing bevat, hoe meer moeite een upgrade kost. 

Vaak ging het dus niet meer alleen om een upgrade, maar ook om een nieuwe implementatie. 

Een van de belangrijkste kenmerken van alle cloudservices is dat ze voortdurend worden bijgewerkt en nieuwe functies worden toegevoegd. Updates kunnen praktisch maandelijks plaatsvinden. Om ervoor te zorgen dat de gebruikers de nieuwe versie van hun oplossing relatief eenvoudig in gebruik konden nemen, moest de wijze waarop aanpassingen werden aangebracht fundamenteel worden gewijzigd. Vroeger was het misschien mogelijk om de standaard basiscode van de leverancier te wijzigen, maar dat is niet het geval met cloudoplossingen. Daarom werd een nieuw model ingevoerd waarbij de uitvoerder niet langer de mogelijkheid heeft de standaardcode te wijzigen, maar zijn eigen code (een zogeheten extensie) kan schrijven op vooraf bepaalde punten in de programmacode (extensie punten genoemd). Wanneer de fabrikant zijn standaardcode vervangt en geen grote wijzigingen aanbrengt (bijvoorbeeld bepaalde gegevensstructuren of software artefacten verwijdert), werken de bestaande extensies met de nieuwe update zoals voor de update (denk maar aan het vervangen van een laptop waarna alle USB-apparaten werken zoals voorheen, een grote wijziging zou uiteraard een wijziging van de standaard zijn). Als gevolg daarvan wordt het maken van aanpassingen complexer.

Daar staat tegenover dat er een ‘low-code-ontwikkelingsplatform’ beschikbaar is onder de naam Power Platform, waarin onder meer Power BI, PowerApps en PowerAutomate zijn opgenomen. Met deze diensten kunnen snelle oplossingen op het gebied van ‘selfservice business intelligence’ en de ontwikkeling en automatisering van toepassingen worden gemaakt. 

Werkwijze

De moderne Dynamics 365-familie van bedrijfstoepassingen wordt vrijwel elke maand of vaker bijgewerkt. Momenteel vinden er grote veranderingen plaats. Grote monolithische oplossingen worden losgelaten, wat tot uiting komt in het schrappen van complete modules, en worden vervangen door nieuwe cloudoplossingen (enkele recente voorbeelden: Dynamics 365 Human Resources, Dynamics 365 Finance Insights en Dynamics 365 AI). In een dergelijke omgeving is het ondenkbaar dat een starre methode wordt gebruikt om een complexe bedrijfsoplossing te implementeren. Als reactie op de snel veranderende omgeving heeft Microsoft een methodologische aanpak voorgesteld die CRP (Conference Room Pilot) wordt genoemd en waarin het watervalmodel en de flexibele aanpak worden gecombineerd. 

In dit geval bestaat de uitvoering uit de volgende stappen:

• Flexibele voorbereiding van de initiële backlog van taken (backlogitems).
• Mijlpalen vaststellen in de vorm van CRP-workshops.
• Iteratieve uitvoering van CRP-fasen (elke CRP-fase bestaat uit een korte analyse, ontwerp, ontwikkeling en testen. De verbetering vindt gelijktijdig plaats na alle projectactiviteiten zoals instellingen, aanpassingen, integraties en migraties).
• Opleiding.
• Testen.
• Toepassen in de productieomgeving.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van een dergelijke aanpak:

• Betrokkenheid van de klant van het begin tot het einde van het project.
  
• Continue controle van de voortgang en zo nodig corrigerende maatregelen nemen.
  
• Voortdurend feedback van gebruikers.
  
• Aanpassing van de vereisten aan de hand van incrementele leveringen (vaak veranderen de vereisten tijdens de implementatie zelf), wat leidt tot een snellere uitvoering.

Levenscyclus van de toepassing

Bij traditionele oplossingen waren we gewend aan volledige autonomie wat betreft het beheer van code en de installatie van patches. Maar bij cloudoplossingen ligt dat heel anders. In het geval van Dynamics 365 Finance and Operations kan de levenscyclus van de toepassing alleen worden beheerd via de LCS-portal (Lifecycle Services) voor samenwerking. Voor cloudoplossingen betekent dit dat updates voor de productieomgeving door Microsoft worden toegepast als onderdeel van de reguliere dienstverlening. Zowel de klant als de uitvoerder hebben alleen via de gebruikersinterface toegang tot het systeem. Was het vroeger mogelijk gemakkelijk toegang te krijgen tot gegevens, patches te installeren en snelle ad-hoc acties uit te voeren, nu bestaat deze mogelijkheid helemaal niet meer. Nu is er een procedure die precies voorschrijft welke stappen moeten worden genomen om een nieuw pakket in de productieomgeving te installeren. Zo is het uitvoeren van tests in een sandboxomgeving bijvoorbeeld een vereiste. 

Het geautomatiseerd uitvoeren van tests is nu belangrijker dan ooit, omdat we ons geen systeemstoring kunnen veroorloven als gevolg van slechte tests.

Evergreen-oplossing

Met updates worden er voortdurend functies en functionaliteiten toegevoegd. Voor Dynamics 365 for Finance and Supply Chainontvangt de klant 8 updates per jaar, waarvan er minstens 2 per jaar moeten worden aanvaard. In de praktijk betekent dit dat er 3 opeenvolgende updates kunnen worden overgeslagen. Bovendien zijn er altijd belangrijke bugfixes beschikbaar voor de vorige release (als de huidige release bijvoorbeeld 10.0.6 is, zijn kritieke fixes voor 10.0.5 beschikbaar). 

Op die manier beschikken klanten altijd over de nieuwste update die alle bekende kritieke fixes, nieuwe functies en functionaliteiten bevat.

Voor ons als uitvoerders betekent dit uiteraard dat wij meerdere malen per jaar updates moeten kunnen accepteren en ervoor moeten zorgen dat alle extensies correct werken. Ook nu spelen geautomatiseerde tests een belangrijke rol.

In het geval van een ‘cloud oplossing’ mogen we natuurlijk niet vergeten dat het om een all-inclusive dienst gaat, die software-updates voor zowel het systeem als de toepassingen omvat.

Er is een verschil tussen een cloud- en lokale implementatie. Bij een lokale implementatie behoudt de klant meer flexibiliteit (de klant moet voor zichzelf zorgen), maar dat is niet mogelijk zonder regelmatige updates.